Der ultimative Leitfaden für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Feedback

Für eine motivierte und loyale Belegschaft ist das regelmäßige Erfassen von Mitarbeiter-Feedback unerlässlich. Es verbessert die Unternehmenskultur, steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und stärkt darüber hinaus Ihre Arbeitgebermarke.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, eine effektive Strategie für die Feedback-Erfassung zu entwickeln, unabhängig davon, ob Ihr Team aus 10 oder 10.000 Mitgliedern besteht. Er liefert Ihnen aktuelle Erkenntnisse zur Arbeitswelt von heute mit Beispielen für Mitarbeiter-Feedback und stellt Ihnen die Ressourcen für einen erfolgreichen Start vor.

Mitarbeiter-Feedback setzt sich aus Meinungen und Erfahrungen zur Tätigkeit, zum Arbeitsplatz und zur Organisation insgesamt zusammen. Folgende Zielsetzungen sind mit der Feedback-Erfassung verbunden:

Viele Organisationen implementieren strukturierte Feedback-Programme, um die vielschichtigen und komplexen Mitarbeitererfahrungen zu erfassen. Ein effektives Feedback-Management benötigt Zielsetzungen, Fortschrittstracking und die zeitnahe Umsetzung von Optimierungen.

Unsere Mitarbeiterumfrage vom April 2024 hat ergeben, dass zum Zeitpunkt der Umfrage mehr als ein Drittel der Befragten überlegt hatte zu kündigen. „Quiet Quitters“ sind nach der Definition von Gallup Personen, die Eigeninitiative und Arbeitseinsatz in so hohem Maße verweigern, dass sie damit innerlich kündigen. Sie machen etwa 50 % der US-amerikanischen Erwerbstätigen aus. Wir haben auch noch Folgendes erfahren:

Solche Erkenntnisse könnten den Weg für Verbesserungen innerhalb der Organisation ebnen. Noch wertvoller aber sind die individuellen Erfahrungen, die Ihre Beschäftigten machen. Wenn Sie Feedback Ihrer Mitarbeitenden einholen, können Sie Änderungen hinsichtlich des Arbeitsplatzes maßschneidern, was zu einer deutlich höheren Mitarbeiterbindung führen kann.

Motivierte Beschäftigte zeigen mehr Leistung. Indem Sie sie motivieren, wird das Erreichen der Unternehmensziele gefördert. Der Bericht 2023 von Gallup zeigt, dass geringe Motivation die Weltwirtschaft 8,8 Billionen US-Dollar kostet.

Sind die Beschäftigten motiviert, verbessert sich auch das Kundenerlebnis. Mitarbeitende bemühen sich stärker, Probleme auf Kundenseite wirklich zu lösen und sind eher bereit, sich an Kollegen oder Kolleginnen zu wenden.

Das Erfassen von Feedback ist ein Hauptfaktor für die Gewinnung und Bindung von Spitzenkräften. Strukturiertes Feedback-Management hilft, die gesamte Mitarbeitererfahrung zu optimieren.

Motivation und Zufriedenheit der Beschäftigten beginnen tatsächlich sogar schon vor deren Eintritt in das Unternehmen. Regelmäßiges Feedback von Bewerbern und Kandidaten sorgt dafür, dass alle fair behandelt werden. Wenn Sie die Kandidatenerfahrung messen und tracken, erhalten Sie wichtige Erkenntnisse zu Ihrem Ruf als Arbeitgeber. So können Sie Bereiche ausmachen, die verbessert werden müssen, damit Spitzenkräfte sich für Sie entscheiden.

Erfassen Sie Feedback von Neueingestellten, um Onboarding und Mitarbeiterschulungen zu optimieren. Erkundigen Sie sich nach der Effektivität des Schulungsmaterials und dem Engagement beim Onboarding. Ermitteln Sie, ob sich die Befragten im gesamten Prozess unterstützt fühlten. Mit interaktiven Online-Quiz können Sie gut die Werte, Protokolle und Richtlinien Ihres Unternehmens deutlich machen. Anhand der Quizergebnisse erkennen Sie, wie erfolgreich das Onboarding war.

Implementieren Sie ein System für das Management der Mitarbeiterleistung, um eine auf Feedback und Transparenz basierende Arbeitskultur zu schaffen. Ermutigen Sie sowohl die Manager und Managerinnen aus auch die Beschäftigten, Selbsteinschätzungen vorzunehmen, um ihr Potenzial für die berufliche Weiterentwicklung zu identifizieren. Darüber hinaus können Sie die Teamleistung tracken und bestimmen so, welche Teams mehr Unterstützung oder neue Prozesse benötigen.

Um das Mitarbeiter-Feedback auf effiziente Weise zu erfassen, ist die Zusammenarbeit mit entscheidenden Interessengruppen wichtig, die Sie bei der Erfassung, Analyse und Implementierung unterstützen können. Beginnen Sie damit, Ihr Programm auf Führungskräfte und weitere entscheidende Teams auszurichten und diese Stakeholder und ihre Rollen in Ihrem Feedback-Programm zu berücksichtigen.

22 % der Personalprofis geben an, dass fehlende Unterstützung durch die Führungsebene eine der ganz großen Herausforderungen beim Erfassen von Mitarbeiter-Feedback ist. Es ist die Unternehmensführung, die die Prioritäten und Arbeitskultur maßgeblich beeinflusst. Ohne deren Unterstützung tragen die Bemühungen um Feedback keine Früchte. Im Folgenden werden wichtige Argumente für ein unternehmensweites Feedback-Programm vorgestellt.

Eine zufriedene und motivierte Belegschaft hat einen positiven Einfluss auf die Kundenerfahrung und die Produktivität. Sichern Sie sich die Unterstützung der Führung, indem Sie den ROI eines Programms für Mitarbeiter-Feedback präsentieren:

Mit hoher Wahrscheinlichkeit hat Ihr Unternehmen unter anderem auch definierte Ziele für die Bindung von Kunden und Mitarbeitenden. Ermitteln Sie, wie diese Ziele aussehen, und erläutern Sie dann, wie Ihr Feedback-Programm beim Erreichen dieser Ziele hilft. Wie das geht, erklären wir im nächsten Kapitel.

Präsentieren Sie konkrete Anwendungsfälle, die zeigen, wie sich Feedback-Programme tatsächlich auswirken. Bei SurveyMonkey ist Feedback mitbestimmend für die Arbeitskultur und hat das Manager-Training verbessert, sodass jetzt auf allen Ebenen neue Kurse für Führungskräfte angeboten werden. Schauen Sie in Ihrer Umgebung nach ähnlichen Beispielen, um die Unterstützung der Führungsebene zu erhalten.

Testen Sie Ihren Ansatz zum Mitarbeiter-Feedback mit einem Pilotprojekt, bevor Sie es skalieren.

Passen Sie die Schritte nach Bedarf an, um den Feedback-Prozess zu verfeinern, bevor Sie das Programm im großen Maßstab starten.

Indem Sie Mitarbeiter-Feedback erfassen, zeigen Sie, dass Sie sich um Ihre Beschäftigten kümmern und um Optimierung bemüht sind. Setzen Sie klare Ziele und tracken Sie die Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs), um den Erfolg Ihres Programms zu gewährleisten. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie den Erfolg Ihres Programms messen können:

Sie können Feedback zu jedem Teil der Mitarbeitererfahrung sammeln, einschließlich:

Für ein ganzheitliches Bild der Mitarbeitererfahrung können Sie Mitarbeiter-Feedback über verschiedene Kanäle und Datenformate sammeln:

Monitoren Sie Bewertungen auf Jobportalen wie Glassdoor und Indeed, durchsuchen Sie Plattformen wie X oder LinkedIn nach Feedback von Beschäftigten und Kandidaten. Informieren Sie sich auch auf branchenspezifischen Websites. Bleiben Sie nicht passiv: Hören Sie Ihren Mitarbeitenden zu und nutzen Sie das Feedback für Optimierungen.

Der Mitarbeiterlebenszyklus umfasst jede Interaktion der Beschäftigten mit dem Unternehmen. Dazu gehören auch die Erfahrungen von potenziellen und ehemaligen Mitarbeitenden.

Erfassen Sie Feedback in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus, von der Einstellung bis zum Ausscheiden. Mit diesen Erkenntnissen können Sie sowohl das Arbeitsumfeld als auch Ihre Unternehmenskultur anpassen und so Leistungsträger anziehen und halten.

Verschaffen Sie sich ein klares Bild von den Stärken Ihrer Arbeitgebermarke und optimieren Sie das Recruiting. Senden Sie eine Umfrage zur Kandidatenerfahrung an alle Interviewten, auch an diejenigen, die nicht eingestellt wurden. Dadurch erhalten Sie umfangreiches Feedback zum Interviewprozess.

Gewährleisten Sie durch ein schnelles Onboarding, dass die wesentlichen Informationen zu Richtlinien, dem Unternehmen und der jeweiligen Rolle bekannt sind. Hier einige Tipps für ein effektives Onboarding:

Straffen Sie den Onboarding-Prozess. Je schneller Sie die neuen Kräfte einarbeiten, desto schneller arbeiten sie produktiv. Ermitteln Sie mit einer Umfrage zum Onboarding neuer Mitarbeitender, welche Teile des Onboardings verbessert werden könnten. Stellen Sie Fragen wie diese:

Optimieren Sie die Schulungsmaterialien.Unabhängig davon, ob Onboarding und Schulung in Präsenz oder remote durchgeführt werden, sollten Sie ermitteln, ob die Präsentationen und Aktivitäten sowohl motivierend als auch informativ sind. Senden Sie den Teilnehmenden ein Schulungsquiz für neue Mitarbeitende, damit Sie sehen, wie gut die Neueingestellten die im Onboarding vermittelten Informationen verstanden und behalten haben. Stellen Sie Fragen wie diese:

Bringen Sie die Neueingestellten auf Erfolgskurs. Das Onboarding ist mit den ersten Wochen nicht vorbei. Bitten Sie die neuen Kräfte daher in regelmäßigen Abständen um ihr Mitarbeiter-Feedback. 

Senden Sie eine Vorlage für Onboarding-Feedback nach 30 Tagen, um die Effektivität des anfänglichen Onboardings zu ermitteln. Stellen Sie Fragen wie diese:

Senden Sie dann eine Vorlage für Onboarding-Feedback nach 60 Tagen, um bei den neuen Mitarbeitenden nachzufassen. Dadurch fühlen sich diese unterstützt, während Sie die Effektivität Ihres Onboardings fortlaufend kontrollieren. Stellen Sie Fragen wie diese:

Senden Sie abschließend eine Vorlage für Onboarding-Feedback nach 90 Tagen, um nach Abschluss des Onboardings ein letztes Feedback zu den Prozessen zu erhalten. Anhand dieser Umfrage erfahren Sie, wie gut sich die neuen Kräfte in ihre Rolle eingefunden haben und ob sie sich unterstützt fühlen. Die Umfrage ist auch ein guter Ausgangspunkt für ein Gespräch über die künftige berufliche Weiterentwicklung. Stellen Sie Fragen wie diese:

Bieten Sie ausreichende Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung? Karrierechancen sind der zweitwichtigste Faktor für Kandidatinnen und Kandidaten (44 %). Hier sehen Sie, wie Sie Mitarbeiterfeedback dazu einsetzen können, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten.

Bieten Sie robuste Möglichkeiten für Weiterbildung und berufliche Entwicklung. Berufliche Weiterentwicklung und ein Angebot an relevanten Aktivitäten und Inhalten ist für die Mitarbeitenden wichtig. Nutzen Sie eine Umfrage zur beruflichen Entwicklung, um Fragen zu stellen wie:

Achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden mit ihren Karrierechancen zufrieden sind. Weiterbildung ist wichtig, aber ebenso möchten die Beschäftigten sicher sein, dass sie auf ihrem Karriereweg vorankommen. Senden Sie ihnen eine Umfrage zur Karriereentwicklung, in der die Mitarbeitenden ihre Zufriedenheit angeben:

Priorisieren Sie Selbsteinschätzungen und Karrieregespräche. Mit Umfragen geben Sie regelmäßigen Gesprächen über die Karriereentwicklung und die Leistung in der aktuellen Rolle einen formalen Rahmen. Dazu setzen Sie beispielsweise diese Umfragevorlage zur Mitarbeiterleistung ein. Hierbei handelt es sich um eine Selbsteinschätzung mit Fokus auf Wachstum, Wirkung und Zielen. Das Feedback aus dieser Umfrage kann wesentlicher Bestandteil von entscheidenden Gesprächen mit den jeweiligen Manager:innen sein. Die Umfrage umfasst unter anderem diese Fragen:

Nachdem Sie in das Recruiting und die Weiterentwicklung Ihrer Angestellten investiert haben, sollten Sie auch dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden zufrieden sind.

Fördern Sie das Mitarbeiterengagement. Wie motiviert und engagiert sind Ihre Mitarbeitenden? Mit einer Umfrage zum Arbeitsengagement können Sie die Arbeitsmoral messen. Senden Sie diese Umfrage in regelmäßigen Abständen, damit Sie die Mitarbeitererfahrung zielgerichtet optimieren und das Engagement zeitlich tracken können. In dieser Umfrage wird zu Aussagen wie diesen eine Einschätzung gegeben:

Verhindern Sie ein Burn-out Ihrer Mitarbeitenden. In den letzten Jahren ist Burn-out ein wichtiges Thema für viele Beschäftigte geworden. Fragen Sie regelmäßig bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach, wie es ihnen geht. Prüfen Sie dann, wo Sie Stress reduzieren können. Senden Sie eine Umfrage zur Work-Life-Balance, die Folgendes abfragt:

Fördern Sie Inklusion am Arbeitsplatz. Die größte Chance, vielfältige und talentierte Menschen zu gewinnen, besteht dann, wenn Sie eine Arbeitskultur haben, die das Zugehörigkeitsgefühl und die Einbeziehung fördert. Eine vielfältige Belegschaft ist aber nicht genug. Einer Studie zufolge haben 60 % der Arbeitnehmenden schon Fälle von Mikroaggression gesehen oder meinen, sie gesehen zu haben. 

Für Ihr Unternehmen ist es daher wichtig, regelmäßig bei den Mitarbeitenden nachzufühlen, ob sie sich unterstützt fühlen. Senden Sie als einen ersten Schritt Ihren Beschäftigten eine Umfrage zu Einbeziehung und Zugehörigkeitsgefühl, damit Sie Ungleichbehandlung am Arbeitsplatz erkennen und angehen können. Stellen Sie Fragen wie diese:

Bieten Sie konkurrenzfähige Leistungspakete und Vergütung. Vergütung und Leistungspakete sind auf dem heutigen stark umkämpften Stellenmarkt ein sehr großer Faktor, wenn es um die Bindung von Fachkräften geht. Eine aktuelle Studie von SurveyMonkey zeigt, dass nach Meinung von 54 % der Personaler Unternehmen in Vergütung und Zusatzleistungen investieren müssen. Setzen Sie eine Umfrage zu Entlohnung und Mitarbeitervorteilen ein, damit Sie Antworten auf Fragen wie diese erhalten:

Das Ende eines Arbeitsverhältnisses in Ihrem Unternehmen kann ebenso wichtig sein wie der Beginn. Wenn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin kündigt, sollten Sie den Grund herausfinden. Austrittsgespräche helfen beim Aufbau einer attraktiven und fruchtbaren Arbeitskultur, sodass die aktuellen Mitarbeitenden wie auch die zukünftigen länger bei Ihnen bleiben und voller Motivation arbeiten. In einem Austrittsgespräch stellen Sie Fragen wie diese:

Wie wahrscheinlich ist es, dass Mitarbeitende Ihr Unternehmen als guten Arbeitgeber weiterempfehlen? Die Antwort auf diese Frage ist zum Branchenstandard für das Bestimmen der Mitarbeiterbindung geworden. Die Ermittlung des eNPS oder Net Promoter® Score für Beschäftigte ist eine schnelle Möglichkeit, die Mitarbeitermotivation und deren Investition in das Unternehmen einzuschätzen. Hier sind einige Tipps und bewährte Methoden für die Erfassung von Mitarbeiterfeedback mit einer eNPS-Befragung.

Laut einer unserer Umfragen geben fast die Hälfte (48 %) aller Personalfachkräfte an, dass Vielfalt, Gleichheit, Inklusion (DEI) die Gewinnung von Arbeitskräften maßgeblich beeinflussen. Diese Zahl ist bei Unternehmen, in denen HR eine sehr wichtige Stellung einnimmt, mit 55 % sogar noch größer. Um beurteilen zu können, wie inklusiv Ihre Arbeitskultur wirklich ist, senden Sie eine Umfrage zu Vielfalt, Gleichheit, Inklusion (DEI) an Ihre Beschäftigten. Anhand der Rückmeldungen sehen Sie, was gut läuft und wo noch Verbesserungen nötig sind.

Wenn sich Mitarbeitende für ihre Arbeit begeistern, dann sind sie erfüllter und motivierter. Motivierte Angestellte, die sich mit den Zielen des Unternehmens identifizieren können, erbringen nicht nur eine höhere Leistung, sie bleiben auch länger und helfen beispielsweise über Empfehlungen, Spitzenkräfte zu gewinnen. Mit diesen Umfragen können Sie das Mitarbeiterengagement unter verschiedenen Aspekten messen.

In den letzten Jahren sind Mitarbeitervorteile und Leistungspakete noch wichtiger geworden. In einem Bericht von Forbes gehen 40 % der Arbeitgeber an, dass Beschäftigte ihr Unternehmen verlassen, weil sie woanders bessere Leistungen erhalten. Und 1 von 10 Arbeitnehmenden gibt an, dass sie eine Gehaltskürzung akzeptieren würden, um dann mehr Leistungen zu erhalten. Wie zufrieden sind Ihre Beschäftigten mit dem Leistungspaket Ihres Unternehmens? Mit folgenden Umfragevorlagen ermitteln Sie dies.

Manchmal müssen Sie Ihren Mitarbeitenden längere Umfragen senden, vor allem, wenn es um formale Prüfungen oder Beurteilungen geht, die ein- oder zweimal im Jahr stattfinden. Inzwischen nutzen jedoch immer mehr Unternehmen kurze Stimmungsumfragen, um schnell Feedback ihrer Beschäftigten zu erhalten und ihre Stimmung auch außerhalb der regulären Feedback-Zyklen zu ermitteln.

Wenn Sie eine Umfrage an Ihre Mitarbeitenden senden, bedeutet das für diese immer, dass sie hierfür in ihrer täglichen Arbeit Raum schaffen müssen, um aussagekräftiges Feedback geben zu können. Im Folgenden haben wir einige bewährte Methoden zusammengestellt, die Menschen dazu animieren, an Umfragen teilzunehmen und präzise Antworten zu geben.

Viele dieser Umfragen zum Mitarbeiter-Feedback berühren sensible Themen. Mitarbeitende und Bewerber:innen könnten offenes Feedback vermeiden, wenn sie befürchten, dass dies sich auf ihre Karriere oder ihre Einstellung auswirken könnte.

Damit sich Ihre Mitarbeitenden beim Ausfüllen der Umfragen wohl fühlen, informieren Sie sie, dass ihre Antworten anonym und nur in aggregierter Form ausgewertet werden. Aktivieren Sie dazu in den Umfrageeinstellungen die anonyme Beantwortung und versenden Sie so eine anonyme Mitarbeiterbefragung.

Mitarbeiter-Feedback kann sich schnell ändern und die Stimmung schwankt. Daher ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen Feedback zu erfassen.

Die Feedback-Erfassung ist abgeschlossen. Jetzt ist es an der Zeit, die Antworten in übergeordnete Themenbereiche zu kategorisieren. Sie erhalten ein klareres Bild von Ihrem aktuellen Status und können dann entscheiden, wie es weitergeht.

Konzentrieren Sie sich bei der Auswertung der Umfragedaten auf die absoluten Zahlen und Prozentwerte geschlossener Fragen. Mithilfe von Diagrammen lässt sich die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz gut visuell aufbereiten.

Nach der Auswertung des Feedbacks ist es Zeit, geeignete Maßnahmen zu ergreifen:

Ein Bestandteil Ihres Plans sollte die Rückmeldung an Ihre Beschäftigten sein, was Sie aus ihrem Feedback gelernt haben und wie Sie damit umgehen. Dies zeigt, dass Ihnen die Meinung Ihrer Mitarbeitenden wichtig ist. Bedanken Sie sich für die Zeit, die sie für ihr überlegtes Feedback aufgewendet haben.

Ihr Aktionsplan sollte aufzeigen, welches Feedback bearbeitet wurde, wer für die Umsetzung zuständig ist und welches die nächsten Schritte sind. Selbst wenn die Änderungen nicht direkt erfolgen, sollten Sie diese klar kommunizieren.

Stellen Sie eindeutige Vorgehensweisen für von gegenseitigem Respekt geprägte Leistungsbeurteilungen auf. Geben Sie den Managern und Managerinnen einen Rahmen, um Feedback-Gespräche erfolgreich durchführen zu können. Im Folgenden werden einige konkrete Beispiele vorgestellt.

Mitarbeiterfeedback sollte fortlaufend erfolgen, denn regelmäßige Rückmeldungen fördern Engagement, Weiterentwicklung und geschäftlichen Erfolg.

Informieren Sie alle wichtigen Beteiligten, indem Sie die Feedback-Loop schließen.

Bitten Sie die Mitarbeitenden um Selbsteinschätzungen, damit sie über ihren Einfluss und ihre berufliche Entwicklung nachdenken können.

Sorgen Sie für einen konsistenten Bewertungszyklus und passen Sie ihn auf Grundlage des erhaltenen Feedbacks an.

Senden Sie nach wesentlichen Änderungen Stimmungsumfragen, damit aufkommende Probleme umgehend erkannt werden.

Überprüfen Sie Ihre Programmziele und passen Sie diese abhängig von den sich verändernden Prioritäten an.

Unterziehen Sie Ihr Feedback-Programm regelmäßig einer Neubewertung und passen Sie es entsprechend an.

Bereit fürs Wachstum? Dann hören Sie Ihren Mitarbeitenden zu.

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