Online-Bewerbungsformular erstellen: Recruiting leicht gemacht

Haben Sie genug von unübersichtlichen Bewerbungen? Klar strukturierte Bewerbungsformulare sind der entscheidende erste Schritt, um Top-Talente zu finden und Ihren gesamten Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten. Mit solchen Formularen erfassen und organisieren Sie gezielt alle Daten, die Ihr Team für die Auswahl der besten Kandidat:innen benötigt.

Wir zeigen Ihnen, warum Bewerbungsformulare unverzichtbar sind und welche verschiedenen Arten es gibt. Darüber hinaus geben wir Ihnen praxisnahe Profi-Tipps sowie Best Practices an die Hand und erklären die wichtigsten Pflichtfelder. Lesen Sie weiter und Sie erfahren, wie Sie höchst effektive Online-Bewerbungsformulare erstellen.

Online-Bewerbungsformulare sind effizient: Sie sparen wertvolle Zeit, minimieren Übertragungsfehler und bündeln alle Bewerberdaten an einem Ort. Da Bewerbungen digital eingereicht werden, lassen sich die Unterlagen dank integrierter elektronischer Ablagesysteme, wie Datenbanken oder Tabellen, einfach auffinden, sortieren und auswerten.

Online-Bewerbungen helfen Ihnen auch bei den folgenden Punkten.

Ein einheitliches Online-Formular gewährleistet, dass bei allen Bewerbenden standardisierte Daten erhoben werden. Diese Konsistenz erleichtert es, im Auswahlprozess objektive Entscheidungen zu treffen, und garantiert, dass Ihnen alle relevanten Kontaktinformationen und Angaben zum bisherigen beruflichen Werdegang vorliegen.

Distribuieren Sie Ihr Bewerbungsformular über soziale Medien, E-Mail und Ihre Website. So erweitern Sie den Kreis potenzieller Bewerbender und finden schneller qualifizierte Fachkräfte. Online-Formulare lassen sich einfach ausfüllen und erhöhen somit die Reichweite.

Ein effizientes Bewerbungsformular bündelt alle wichtigen Informationen, sorgt für mehr Übersicht und beschleunigt so den gesamten Einstellungs- und Onboarding-Prozess.

Online-Bewerbungsformulare lassen sich auf vielen Wegen verteilen: über soziale Medien, Ihre Website, E-Mail, SMS und QR-Codes. Dadurch können Sie mehr Interessierte ansprechen und besonders geeignete Kandidat:innen schnell identifizieren.

Ihr Recruiting-Team wird dank Online-Bewerbungsformular sofort über neue Eingänge benachrichtigt. Diese Echtzeit-Meldung ermöglicht eine schnelle Sichtung und Rückmeldung, sodass Verzögerungen im Einstellungsprozess wirksam vermieden werden.

Da alle eingereichten Informationen zentral online gespeichert werden, sind die Unterlagen der Bewerbenden während des gesamten Verfahrens jederzeit abrufbar.

Die Online-Bewerbungsformulare können Sie gezielt an die jeweilige Position anpassen. Dank dieser Flexibilität können Sie sowohl genaue Stelleninformationen bereitstellen als auch gezielt relevante Daten von Interessierten für die spätere Auswertung erfassen.

Ein reibungsloser Bewerbungsprozess zeigt, dass Ihr Unternehmen gut organisiert und modern ist. Mit einem Online-Bewerbungsformular beeinflussen Sie das Bewerbererlebnis positiv und wecken Vorfreude auf die weitere Kommunikation mit Ihrem Recruiting-Team.

Es gibt mehrere Typen von Bewerbungsformularen, die für Ihr Unternehmen infrage kommen. Das optimale Format richtet sich nach der jeweiligen zu besetzenden Position, Ihrer Recruiting-Strategie und der Größe Ihres Unternehmens. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Varianten vor. 

Unternehmen nutzen Standard-Bewerbungsformulare, um grundlegende Angaben zu Bewerbenden zu erfassen, darunter personenbezogene Daten, berufliche Stationen, Referenzen und Kompetenzen.

Ob als Papierausdruck, was früher üblich war, oder als digitales Formular: Der größte Vorteil dieses Formats ist die Einheitlichkeit. Dank Standardisierung können Recruiting-Teams Bewerbungen effizient und direkt miteinander vergleichen, was dieses Format für fast alle Positionen geeignet macht.

Das Online-Bewerbungsformular digitalisiert die Erfassung der Bewerberdaten. Häufig wird es über die Unternehmenswebsite, ein Bewerbermanagementsystem oder eine externe Jobplattform eingereicht. Dieses digitale Format gleicht klassischen Formularen, bietet jedoch entscheidende Extras wie Dokumenten-Uploads und Multiple-Choice-Fragen.

Durch Einsatz eines solchen Formulars wird der gesamte Einstellungsprozess verschlankt. Außerdem wird der Papieraufwand deutlich reduziert und das Erfassen umfangreicher Bewerberdaten für die Unternehmen erleichtert.

Das Kurzbewerbungsformular ist ein kompaktes Instrument für die Vorauswahl von Bewerbenden. Abgefragt werden nur grundlegende Kontaktdaten, relevante Berufserfahrung und das mögliche Eintrittsdatum.

Dieses Format eignet sich vor allem für Einstiegspositionen, bei denen keine speziellen Qualifikationen erforderlich sind und für die sich viele Kandidat:innen melden. Es ist ideal, um möglichst viele Bewerbungen für saisonale, stundenbasierte oder befristete Stellen zu gewinnen.

Das interne Bewerbungsformular unterstützt die berufliche Weiterentwicklung, indem es aktuellen Mitarbeitenden ermöglicht, sich intern auf offene Stellen zu bewerben.

Dabei stehen in der Regel die bisherige interne Berufserfahrung, die Leistungsbilanz und die persönliche Motivation für den angestrebten Wechsel im Fokus. Dieses Formular hilft dem Recruiting-Team, die Eignung der Einzelnen zu beurteilen und die mögliche Entwicklung der Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens einzuschätzen.

Spezialisierte Bewerbungsformulare sind auf Positionen zugeschnitten, die branchenspezifische Erfahrung und besondere Qualifikationen erfordern, wie zum Beispiel im Gesundheitswesen, in der Polizei oder im Ingenieurwesen.

Solche Formulare enthalten zusätzliche Felder, um wichtige Angaben wie berufliche Zulassungen, Portfolios, Testergebnisse oder Nachweise zur Einhaltung von Vorgaben abzufragen. So kann das Recruiting-Team regulatorische Anforderungen für spezialisierte Positionen erfüllen.

Unabhängig vom Formulartyp sollten einige grundlegende Standardfragen immer gestellt werden, zum Beispiel:

Fügen Sie Felder für den Vor- und Nachnamen sowie das Geburtsdatum im gewünschten Format hinzu. Ergänzen Sie Textfelder für Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Mit diesen Infos kontaktieren Sie die Kandidat:innen zu ihrer Bewerbung oder zu den nächsten Schritten. 

Anhand der Anschrift der Bewerbenden können Sie feststellen, ob sie in Ihrem Zielland oder Ihrer Zielregion ansässig sind. Fügen Sie Felder für die Straße, den Ort, das Bundesland (oder die Region), die Postleitzahl und den Staat ein. 

Viele Bewerbungsformulare enthalten auch Informationen zur ausgeschriebenen Position wie Stellenbezeichnung, Aufgabenbereich, Qualifikationsanforderungen und Gehaltsspanne. Durch die Angabe dieser Details können Bewerbende leichter einschätzen, ob ihre Fähigkeiten und Erfahrungen auch zu den Anforderungen der Stelle passen. 

Viele Stellen erfordern ein bestimmtes Ausbildungsniveau, wie zum Beispiel einen Bachelor-Abschluss. Nehmen Sie Felder auf, in denen die Kandidat:innen ihre Abschlüsse (einschließlich Datum) und relevante Informationen über Ihre Ausbildungseinrichtung(en) angeben können.

Der berufliche Werdegang Ihrer Talente kann Aufschluss über deren Erfahrungen und Fertigkeiten geben. Fügen Sie Felder für die Namen früherer Unternehmen und Positionen sowie Beschäftigungsdaten und Gründe für das Ausscheiden aus jeder Funktion ein. 

Für einige Stellen sind spezielle Fähigkeiten, Lizenzen oder Zertifikate Voraussetzung. Fügen Sie Felder hinzu, in denen Bewerbende relevante Kompetenzen oder Nachweise angeben können.

Wenn Sie Referenzen abfragen, bitten Sie die Bewerbenden um zwei bis vier berufliche Kontakte, die ihre Persönlichkeit und Arbeitsqualität belegen können. Fügen Sie Felder für Name und Kontaktdaten jeder Referenzperson hinzu.

Stellen Sie außerdem ein Feld zur Verfügung, in dem der Lebenslauf und zusätzliche Dokumente hochgeladen werden können. Der Lebenslauf ist entscheidend für die Bewertung einer Bewerbung und enthält Angaben zur relevanten Berufserfahrung. Damit Kandidat:innen ihre Daten nicht komplett eintippen müssen, ermöglichen Sie am besten das Hochladen des Lebenslaufs. So wird der Prozess für die Bewerbenden deutlich schneller und effizienter.  

Fügen Sie am Ende des Bewerbungsformulars ein Feld zur Bestätigung der geltenden Einstellungsvorschriften sowie ein Unterschriftenfeld hinzu. Lassen Sie die Kandidat:innen außerdem die Richtigkeit ihrer Angaben bestätigen und ihr Einverständnis zu den Unternehmensrichtlinien oder Hintergrundprüfungen geben. 

Bewerbungsformulare zu erstellen, ist mit SurveyMonkey einfacher denn je. Mit unseren entsprechenden Tipps können Sie die Kandidatenerfahrung optimieren:

Möchten Sie die beste Kandidatin oder den besten Kandidaten für Ihr Unternehmen einstellen, dann müssen Sie sich ein genaueres Bild davon machen, ob sie oder er zur Kultur Ihres Unternehmens passt. Nutzen Sie daher Ihr Online-Bewerbungsformular, um gezielte offene Fragen dazu zu stellen. Stellen Sie beispielsweise offene Fragen wie: 

In vielen Fällen müssen die Talente Lebensläufe, Arbeitsproben oder andere relevante Dokumente einreichen. Nutzen Sie hierfür eine Datei-Upload-Funktion, damit der Bewerbung wichtige Dokumente hinzugefügt werden können.

Mit SurveyMonkey können die Kandidat:innen ihre Dokumente direkt über das Bewerbungsformular hochladen. Sie können diese sicher in Ihrem SurveyMonkey-Konto speichern, so dass die Privatsphäre der Bewerbenden gewahrt bleibt. 

Verzweigungslogik ist ein Feature, mit dem die folgende Frage, die die Befragten sehen, auf der Grundlage deren Antwort auf die aktuelle Frage geändert wird. Sie können dieses Feature nutzen, um die Online-Bewerbung auf die Erfahrungen der Kandidat:innen zuzuschneiden, damit diese nur die für sie jeweils relevanten Fragen sehen.

Hier einige Beispiele dafür:

Eine Empfangsbestätigung zeigt den Kandidat:innen, dass ihre Bewerbung erfolgreich eingegangen ist, und trägt zu einer positiven Bewerbererfahrung bei. 

Zeigen Sie eine Bestätigung auf dem Bildschirm an, sobald die Bewerbung abgeschickt wurde, und senden Sie der Kandidatin/dem Kandidaten anschließend eine E-Mail mit Infos zu den nächsten Schritten. Selbstverständlich sollten Sie dann auch alle Bewerbenden benachrichtigen, wenn eine Entscheidung über die Stelle getroffen wurde, auch wenn es sich um eine Absage handelt. 

Achten Sie darauf, dass Bewerbungsformulare möglichst knapp gehalten sind, damit interessierte Fachkräfte das Ausfüllen nicht vorzeitig abbrechen. Fragen Sie nur nach den Daten, die tatsächlich für die jeweilige Stelle relevant sind, und geben Sie den Bewerbenden die Möglichkeit, ihre Kompetenzen darzustellen. 

Verwenden Sie möglichst standardisierte Felder und ergänzen Sie nur bei Bedarf spezifische Felder für besondere Rollen. Je kürzer und fokussierter das Formular, desto besser wird das Erlebnis für die Bewerbenden. 

Vermeiden Sie Fachjargon in Ihren Bewerbungsformularen und setzen Sie auf klare, einfache Sprache, die alle Bewerbenden verstehen. So stellen Sie sicher, dass die Formulare korrekt ausgefüllt werden und Sie erhalten präzisere und fundiertere Antworten. 

Laut aktuellen Daten nutzen 77 % der Jobsuchenden ihr Smartphone, wenn sie nach Stellen suchen und sich bewerben. Diese Zahl zeigt, wie wichtig es ist, Bewerbungsformulare mobilfreundlich zu gestalten. Für die Interessierten erleichtert eine Optimierung für Mobilgeräte die Jobsuche erheblich.

Es ist wichtig, das erstellte Bewerbungsformular vor der offiziellen Veröffentlichung auf inhaltliche und technische Korrektheit zu testen. So kann das Recruiting-Team Fehler oder technische Probleme erkennen, noch bevor Kandidat:innen tatsächlich eine Bewerbung einreichen möchten und auch nachher gehen keine Angaben verloren. 

Barrierefreiheit ist entscheidend, damit Ihr Bewerbungsformular wirklich allen zugänglich ist, auch Menschen mit Behinderungen. 

Folgen Sie den wichtigsten Best Practices für Barrierefreiheit im Web:

Recruiting-Teams sollten während des gesamten Einstellungsprozesses dem Datenschutz und der Datensicherheit höchste Priorität einräumen. Bewerbungsformulare enthalten oft sensible Informationen, die besonders sorgfältig behandelt und gesichert werden müssen. 

Schützen Sie die Daten der Bewerbenden und bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie Folgendes berücksichtigen:

Bewerbungsformulare sind der erste Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Neueinstellung. Finden Sie qualifizierte Talente, indem Sie mobilfreundliche Bewerbungsformulare einsetzen, die sich online einfach distribuieren lassen. Ihr Formular sollte alle relevanten Daten erfassen, die Sie für die nächste Auswahlrunde, also das Vorstellungsgespräch, benötigen. 

Mit SurveyMonkey erstellen Sie effiziente Online-Bewerbungsformulare. Das Erfassen und Organisieren von Bewerberdaten gelingt dank unserer intuitiven Online-Formulare kinderleicht. Starten Sie jetzt durch und bringen Sie Ihr Recruiting auf das nächste Erfolgslevel.