Seien Sie vorbereitet, gut organisiert und nutzen Sie die SurveyMonkey-Tools für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Events.
In Sachen Eventmanagement sind nur sehr wenige Regeln in Stein gemeißelt. Jede Veranstaltung ist unterschiedlich und benötigt eine eigene Herangehensweise. Für gutes Eventmanagement müssen Sie nicht nur flexibel, sondern auch gut organisiert sein. Dank Flexibilität können Sie sich anpassen, Sie können lernen und sich verändern, um jedes Event noch besser zu machen. Umfrage-Software für Eventmanagement kann Ihre Fähigkeiten im Veranstaltungsmanagement durch optimiertes Zeitmanagement verbessern.
Organisieren Sie nicht nur ein Event. Machen Sie stattdessen mit diesen 10 hilfreichen Fähigkeiten als Eventmanager aus allen Ihren Veranstaltungen ein legendäres Ereignis:
Welche Fähigkeiten im Veranstaltungsmanagement benötigt jeder gute Eventmanager? Sie müssen sich im Gespräch mit Menschen wohlfühlen und vor allem zuhören können.
Sie müssen Informationen verarbeiten. Deshalb ist ein hohes Maß an Organisation eine weitere wichtige Voraussetzung für gute Eventmanager. Je früher Sie mit der Planung beginnen, desto besser läuft alles, aber Sie sollten auch bereit sein, plötzliche Änderungen vorzunehmen. Bei all dem müssen gute Veranstaltungsmanager von Anfang bis Ende der gesamten Eventplanung die Ruhe bewahren.
Hier die wichtigsten Punkte:
Wenn Sie sich mit einer Veranstaltungsplanerin abstimmen, schickt sie Ihnen möglicherweise eine Liste mit Zielen. Wenn nicht, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden konkrete Ziele für die Veranstaltung festlegen. Formulieren Sie diese Ziele so genau wie möglich. Wie viele Fahrzeuge soll das Parkpersonal pro Stunde bewegen? Wie viele Fragen sollen optimalerweise innerhalb einer Fragestunde beantwortet werden? Verwenden Sie konkrete Zahlen, wo immer möglich.
Je früher Sie die Details einer Veranstaltung bestätigen können, desto besser. Führen Sie die ersten Telefongespräche bereits ein Jahr im Voraus, um sich Ihren Veranstaltungsort zu sichern und von den Frühbucherangeboten der Anbieter zu profitieren. In dieser frühen Phase ist es zwar wichtig, flexible Vereinbarungen zu treffen (schließlich wissen Sie noch nicht, mit wie vielen Teilnehmenden Sie rechnen können), aber eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit Veranstaltungsorten und Anbietern spart Ihnen später Zeit, Geld und Kopfschmerzen. Nutzen Sie Umfragen zur Veranstaltungsplanung, um diese wichtigen Informationen zur Vorbereitung Ihres Events zu erfassen. Die folgende Checkliste zur Eventplanung kann Ihnen dabei helfen.
Jede Veranstaltung ist unterschiedlich. Die Anbieter sind sich dessen bewusst, weshalb viele von ihnen maßgeschneiderte Dienstleistungen mit flexiblen Preisen anbieten. Anstatt die Anbieter um einen Kostenvoranschlag zu bitten, sollten Sie sich überlegen, wie viel Sie zu zahlen bereit sind, und den Anbietern dann einen Preis von 5-10 % weniger nennen. Auf diese Weise können Sie Ihr Budget einhalten und in vielen Fällen sogar Geld sparen, selbst wenn der Anbieter nach oben verhandelt.
Beim Eventmanagement geht es ums Networking. Bleiben Sie in engem Kontakt mit den Veranstaltungsorten und Anbietern, mit denen Sie gerne zusammenarbeiten. Wenn Sie sie dann brauchen, sind diese für Sie da. Bleiben Sie auch in engem Austausch mit ehemaligen Kolleg:innen oder Ehrenamtlichen. Stellen Sie schnell und einfach effektive Personal- und Ehrenamtlichen-Teams zusammen, indem Sie Ihr umfangreiches soziales Netzwerk mobilisieren.
Scheuen Sie sich nicht vor neuer Veranstaltungstechnik. Um an die Spitze zu gelangen, lassen Sie sich auf innovative Veränderungen ein, die die Veranstaltungserfahrung voranbringen. Es gibt viele Möglichkeiten, neue Technologien ins Eventmanagement einzubinden:
Wenn Sie sich dazu entschließen, nicht geläufige Technik in Ihre Veranstaltung einzubinden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine Person haben, die sich mit der neuen Technologie richtig gut auskennt. Übertragen Sie dieser Person die Verantwortung für die Behebung von Problemen während der Veranstaltung.
Jede Veranstaltung, von hochkarätigen Aufführungen bis hin zu Preisverleihungen in der Schule, verdient eine Generalprobe. Planen Sie eine Woche vor der Veranstaltung eine Probe ein, mit Mitarbeitenden, Ehrenamtlichen und (wenn möglich) Presentern. So haben Sie genügend Zeit, um wichtige Änderungen am Veranstaltungsprogramm vorzunehmen, und auch die Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen haben ausreichend Zeit für die Vorbereitung. Testen Sie die gesamte Technik während der Probe.
Der Schlüssel für die Organisation eines großartigen Events liegt darin, die Erfahrungen der Teilnehmenden zu verstehen. Konzentrieren Sie sich am Tag der Veranstaltung, soweit es Ihre Aufgaben zulassen, daher auf diese. Nehmen Sie die Stimmung am Veranstaltungsort wahr. Reden Sie mit den Leuten. Erfassen Sie Feedback-Daten mit Echtzeit-Umfragen.
Nehmen Sie sich nach jedem Event Zeit für eine Nachbesprechung mit Ihrem Team. Besprechen Sie mit einer Gruppe aus kritischen Mitarbeitenden, mit dem gesamten Personal oder mit allen Beschäftigten und Ehrenamtlichen, was gut gelaufen ist und was nicht. Diese Nachbesprechungen sind eine gute Möglichkeit, die Eindrücke und Vorschläge der Beteiligten zu sammeln, solange die Veranstaltung noch frisch im Gedächtnis ist.
Lassen Sie Teilnehmende, Mitarbeitende und Ehrenamtliche nicht in der Schwebe, nachdem diese zusammengepackt haben und nach Hause gegangen sind. Setzen Sie sich eine Woche nach dem Event per E-Mail mit jeder Gruppe in Verbindung. Fügen Sie in der E-Mail einen Link zu einer abschließenden Feedback-Umfrage ein, mit der Sie in jeder Gruppe durch spezifische Fragen umsetzbare Hinweise einholen können:
Bedanken Sie sich außerdem per E-Mail bei der Verwaltung des Eventorts und den anderen Anbietern, die die Veranstaltung ermöglicht haben. Teilen Sie allen mit, dass Sie die harte Arbeit, die sie geleistet haben, zu schätzen wissen und dass Sie in Kontakt bleiben wollen.
Setzen Sie das Gelernte in die Tat um, indem Sie nach jedem Event positive Veränderungen vornehmen. Beschäftigen Sie sich mit dem Feedback, das Sie von Teilnehmenden, Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen erhalten, um Ineffizienzen in Ihrer Art des Eventmanagements auszumerzen. Hier sind Möglichkeiten, einige häufig vorkommende Probleme zu beseitigen:
Da Sie jetzt wissen, wie Sie Ihre Fähigkeiten im Eventmanagement verbessern können, packen Sie es an. Heben Sie Ihre Fähigkeiten der Veranstaltungsplanung mit der KI-gestützten Plattform für Experience Management von SurveyMonkey auf ein neues Level. Optimieren Sie jetzt Ihr Zeitmanagement bei Veranstaltungen.
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