Interne Kommunikation: wie Teams besser zusammenarbeiten
Neben der fachlichen Kompetenz spielt auch die Kommunikation am Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Unternehmens.
Während in Unternehmen oftmals viel Zeit, Energie und Budget für die perfekte Inszenierung der Außenwirkung aufgewendet werden, geht der Fokus auf das Interne oftmals verloren. Dabei bildet eine funktionierende interne Kommunikation den Grundstein für ein erfolgreiches Tagesgeschäft.
Wo und wie interne Kommunikation stattfindet und warum sie so wichtig ist
Der Begriff „interne Kommunikation“ beschreibt jegliche Art von Informationsaustausch und Unterhaltungen, die innerhalb des Unternehmens stattfinden. Interne Kommunikation ist damit klar von der externen Kommunikation abzugrenzen, die zwischen Unternehmen und Kunden beziehungsweise Zielgruppen (Werbung, Customer Relations/Service) oder zwischen Unternehmen und der Presse (Public Relations) stattfindet.
Arten der internen Kommunikation
Wie bei jeder Form der Kommunikation gibt es auch bei der internen Kommunikation zahlreiche Ausprägungen. Die verschiedenen Arten unterscheiden sich hinsichtlich
- der Gesprächspartner: Kommunizieren gleichrangige Kollegen und Kolleginnen miteinander? Findet die Kommunikation zwischen Angestellten und Vorgesetzten statt? Handelt es sich um Kommunikation innerhalb der gleichen Abteilung oder um abteilungsübergreifende Vorgänge?
- des Anlasses: Handelt es sich um einen regelmäßigen Austausch wie beispielsweise einen Jour fixe? Oder geht es um einen speziellen Anlass? Werden die Informationen offiziell und formal vermittelt oder informell beim Plausch in der Kaffeeküche?
- des Mediums: Wird schriftlich oder mündlich kommuniziert? Per Telefon oder im direkten Gespräch? Per E-Mail oder mit einem einfachen Notizzettel?
- lokaler Aspekte: Befinden sich die Parteien am gleichen Ort? Oder wird remote an verschiedenen Standorten zusammengearbeitet? Wird über verschiedene Zeitzonen und Kulturräume hinweg kommuniziert?
Aufgrund der zahlreichen verschiedenen Faktoren ist es nicht immer leicht, die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern oder von Beginn an ideal zu gestalten. Dabei hat eine funktionierende interne Kommunikation zahlreiche Vorteile – nicht nur für das gesamte Unternehmen, sondern auch für jeden einzelnen Mitarbeiter.
Vorteile einer guten internen Kommunikation
- Stärkeres Teamgefühl und mehr Zusammenhalt
- Höhere Produktivität und Effizienz – egal, ob im Homeoffice oder vor Ort
- Bessere Ausrichtung auf Kundenwünsche und damit höhere Kundenzufriedenheit
- Geringere Fehlerquote und weniger Missverständnisse
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Kurz gesagt: Wenn die interne Kommunikation stimmt, hat das positive Effekte auf alle Unternehmensbereiche und den Arbeitsalltag jedes Einzelnen. Wenn die richtigen Menschen auf die richtige Art und Weise miteinander kommunizieren und relevante Informationen austauschen, können Prozesse optimiert und die gewünschten Ergebnisse schneller erzielt werden. Das sorgt am Ende nicht nur für die gewünschten Zahlen in der Bilanz, sondern auch für motivierte Angestellte, die gerne im Unternehmen arbeiten.
Typische Probleme in der Mitarbeiterkommunikation: Beispiele und Lösungsansätze
So weit das Feld der internen Kommunikation ist, so breit ist auch die Palette an Problemen, die dabei auftauchen können. Da Menschen Informationen unterschiedlich aufnehmen und verarbeiten, kann es bei der Kommunikation schnell zu Reibungen kommen. Während Kollege A alles gerne im persönlichen Gespräch oder per Telefon bespricht, bevorzugt Kollegin B vielleicht die Schriftform, da sie sich am Telefon nicht so gut konzentrieren kann. Wird dann die „falsche“ Form gewählt, kann schnell ein Gefühl von Überforderung oder Genervtheit entstehen, das sich negativ auf Laune und Leistung auswirkt.
| Problem | Lösungsansatz |
| Falsche/r Ansprechpartner/in | Organigramm mit allen Verantwortungsbereichen und Themenschwerpunkten der Angestellten |
| Unangemessener Ton | Schulungen; Rollenspiele zur Reflexion / zum Hineinversetzen in das Gegenüber |
| Kulturelle Unterschiede/Eigenheiten | Schulungen, Webinare oder Ähnliches zur internationalen Kommunikation |
| Falsches/unpassendes Medium | Organigramm der Angestellten mit bevorzugtem Kommunikationsweg; Festlegung bestimmter Medien für konkrete Anliegen (zum Beispiel Bestellungen von Büromaterial an das Office Management nur per E-Mail, nicht per Telefon) |
Generell kann es von Vorteil sein, eine Art „Kommunikationshandbuch“ für den internen Gebrauch zu entwickeln. Dort können Dos und Don’ts der internen Kommunikation aufgeführt und immer wieder nachgelesen werden.
Wie lässt sich die interne Kommunikation beurteilen?
Je größer das Unternehmen und je mehr Menschen miteinander kommunizieren, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Letztendlich kennt jeder nur die Kommunikationssituationen, an denen er oder sie selbst teilnimmt. Und selbst in diesen Situationen können Fremd- und Selbstwahrnehmung weit auseinanderklaffen. Was der eine als gutes, nettes Gespräch oder einfache Bitte auffasst, versteht die andere vielleicht als Bevormundung oder als Befehl. Um eventuelle Probleme bei der internen Kommunikation aufzudecken und die Mitarbeiterkommunikation nachhaltig zu verbessern, kann ein entsprechender Fragebogen die Grundlage bilden.
Eine Mischung aus verschiedenen Fragetypen wie offenen und geschlossenen Fragen kann sowohl einen Überblick über die allgemeine Lage geben als auch Details zu speziellen Problemen oder ungenutzten Potenzialen liefern. Die Fragen sollten möglichst alle Aspekte der Kommunikation abdecken oder zumindest anreißen, um ein umfassendes Bild zu bekommen. Natürlich können je nach individueller Situation thematische Schwerpunkte gesetzt werden.
Der Fragebogen sollte außerdem
- anonym sein: Wer im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung Angst vor negativen Konsequenzen hat, wird sich nicht ehrlich äußern. Auf Angaben wie Namen und Position, je nach Unternehmensgröße auch Abteilung, sollte verzichtet werden. Sollten doch unabsichtlich Informationen preisgegeben werden, die auf die Identität des oder der Befragten schließen lassen, sind sie diskret zu behandeln.
- eindeutig sein: Einfach verständliche, klar formulierte Fragen und gegebenenfalls Antwortmöglichkeiten helfen dabei, das Ausfüllen des Fragebogens zu erleichtern. Wenn Sie sich beim Formulieren schwertun, können die Umfragevorlagen von SurveyMonkey helfen.
Wenn Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung verbessern möchten, brauchen Sie also nicht unbedingt einen externen Experten hinzuzuziehen. In den meisten Fällen lassen sich mit einer soliden Bestandsaufnahme und daraus resultierenden kleinen Maßnahmen die Probleme einfach lösen.