Event-Feedback-Management: Effektive Umfragen vor und nach einem Event

Der Job von „Event-Koordinatoren“ wird regelmäßig als einer der stressigsten Jobs eingestuft – nur knapp nach Feuerwehrleuten, Pilot:innen und Angehörigen des Militärs. 

Wenn Sie auf der Suche nach einem weiteren Generator durch den Veranstaltungsort eilen, das Catering wegen einer fehlenden Menüoption fieberhaft anrufen oder versuchen, den panischen Hauptredner zu beruhigen, dann denken Sie wahrscheinlich nicht gerade an eine Feedbackstrategie. Feedback ist aber genau das, was Ihnen helfen kann, solche kurzfristigen Katastrophen zu vermeiden. 

50 % der Event-Profis planen laut Pulse Report 2022 von Eventbrite im Moment Hybrid-Events. Das ist die perfekte Gelegenheit, um wertvolle Erkenntnisse für die nächsten Events zu erhalten. So können Erkenntnisse aus Event-Umfragen Sie unterstützen:

Dies ist eine Best Practice für Umfragen im Allgemeinen, aber besonders wichtig, wenn es um Event-Umfragen geht. Die Teilnehmenden tun Ihnen einen Gefallen, wenn sie an der Umfrage teilnehmen, daher sollten Sie ihre Zeit respektieren. Versuchen Sie, sich auf 5 Fragen und das Wesentliche zu beschränken.

Verwenden Sie ein oder zwei offene Fragen, um nach allgemeinem Feedback oder Ideen zu fragen. Im Rest Ihrer Umfrage sollten Sie jedoch (insbesondere bei den Fragen zur Logistik) Multiple-Choice-Fragen inklusive Option „Sonstiges“ einsetzen. Mit einem Event-Feedback vermeiden Sie also kurzfristige Katastrophen zukünftig.

Wenn Sie mehr als fünf Fragen stellen müssen, verwenden Sie nach Möglichkeit eine Verzweigungslogik, damit die Befragten nur die Fragen sehen, die für sie wirklich relevant sind. Fragen Sie also nicht, wie ihnen der Salat zum Mittag gefallen hat, wenn sie eigentlich gar nicht mitgegessen haben.

Ja, Sie möchten so viel Feedback zum Event wie möglich, aber wenn die Befragten auf jede einzelne Frage antworten müssen, kann das Feedback-Unterfangen ganz scheitern, wenn sie eine Frage überspringen möchten. Dann brechen sie die Umfrage womöglich ab, und Sie erhalten gar keine Beantwortungen. 

Am besten legen Sie keine der Fragen als „erforderlich“ fest. Alle erfassten Daten sind gut. Selbst wenn die Befragten einige Fragen übersprungen haben, erhalten Sie dennoch den Input aus den übrigen Antworten. 

Eine Ausnahme bilden Fragen, bei denen die Befragten per Verzweigungslogik anhand ihrer Beantwortungen zu verschiedenen Versionen der Umfrage weitergeleitet werden. Diese Fragen müssen als erforderlich festgelegt werden. Sie sollten diese daher möglichst am Anfang der Umfrage platzieren. 

Auch die wichtigsten Fragen sollten Sie möglichst am Anfang der Umfrage stellen. Bei den meisten Events ist dies eine allgemeine Frage zur Teilnehmerzufriedenheit, z. B. „Wie würden Sie das Event insgesamt bewerten?“ oder „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie das Event einem Freund oder einer Freundin weiterempfehlen?“. 

Diese Frage sollte am besten auf einer eigenen Seite stehen, bevor Sie zu detaillierteren Fragen übergehen. Wenn Befragte auf „Weiter“ klicken, wird die Antwort von SurveyMonkey erfasst und protokolliert. Selbst wenn die Befragten dann nach der Hälfte der Umfrage das Interesse verlieren und sie nicht abschließen, erhalten Sie trotzdem das Feedback zu Ihrer wichtigsten Frage. 

Setzen Sie die am schwierigsten zu beantwortenden Fragen ans Ende. Es ist besser, unvollständige Umfragen von einer großen Gruppe von Teilnehmenden zu erhalten, als wenige vollständig beantwortete.

Außerdem sollten die Event-Umfragen eine möglichst intuitive Struktur haben. Sortieren Sie die Fragen z. B. nach Themenbereichen, sodass die Befragten die Fragen schneller und einfacher erfassen und beantworten können. Gruppieren Sie auf einer Seite Fragen zum Event-Inhalt und auf der nächsten Seite Fragen zum Event-Ablauf.

Alle Fragen zur Demografie sollten sich auf der letzten Seite befinden. Im Vergleich zum Event-Feedback sind sie zwar weniger wichtig, aber sie können beim Filtern und Erkennen von Trends nützlich sein. 

Verlinken Sie Ihre Befragung nicht nur einfach in Ihrer E-Mail, die Sie nach dem Event senden. Betten Sie die erste Frage Ihrer Erhebung gleich in die E-Mail ein. E-Mails sind in der Regel das primäre Kommunikationsmittel, über das Sie die Befragten erreichen. Wenn Sie die Umfrage direkt in eine E-Mail einbetten, können die Teilnehmenden leichter antworten und müssen keinem Link folgen. Dadurch erhalten Sie höhere Beantwortungsquoten und genauere Ergebnisse. 

Eine Umfrage von SurveyMonkey hat gezeigt, dass die Anzahl der geöffneten Umfragen um 22 % steigt, wenn die erste Frage direkt in der E-Mail zu sehen ist. Dabei steigt sowohl die Wahrscheinlichkeit, dass die Umfrage geöffnet wird, als auch die, dass die gesamte Umfrage abgeschlossen wird (um 20 % höher).

Die Teilnehmenden, die eine ausgeprägte Meinung zu Ihrem Event haben – ob positiv oder negativ – werden mit größerer Wahrscheinlichkeit an der Umfrage teilnehmen und ihre Meinung äußern. Um wirklich belastbare Erkenntnisse zu erhalten, benötigen Sie aber mehr. Sie benötigen mehr Beantwortungen, und Sie benötigen mehr Beantwortungen mit einer moderaten Meinung. Diese Gruppe von Personen, die Ihr Event ganz okay fanden, ist wichtig. Sie können zu Superfans werden, wenn Sie ihrem Event-Feedback genau zuhören.

Um auch weniger begeisterte Personen zur Beantwortung zu motivieren, strukturieren Sie Ihre Umfrage am besten so, dass die Beantwortung so einfach wie möglich ist (nicht zu lang, mit Multiple-Choice-Fragen usw.). Außerdem sollten Sie Fragen mit Likert-Skalen einfügen (eine Skala mit Antwortoptionen, die normalerweise von „Stimme überhaupt nicht zu“ bis „Stimme völlig zu“ reicht), damit Personen mit einer moderaten Meinung die Möglichkeit haben, diese gezielter zu äußern. 

Es ist zwar in jedem Fall gut, sich mit einer Umfrage nach einem Event über die Zufriedenheit der Teilnehmenden zu erkundigen. Bei mehrtägigen Events kann es auch von Vorteil sein, Umfragen schon während des Events durchzuführen. 

In einem kurzen Fragebogen nach einem bestimmen Programmpunkt kann beispielsweise direkt nach Feedback dazu gefragt werden. Hier sollten Sie die Anzahl der Fragen auf maximal fünf beschränken. Stellen Sie kurze, geschlossene Fragen, die die Beantwortung erleichtern. Auch Multiple-Choice-Fragen oder eine Bewertungsskala sind hilfreich, da die Teilnehmenden dadurch mehrere Optionen haben, aber nicht viel Zeit investieren müssen. 

Diese Punkte sind beim Erstellen von Umfragen für Event-Feedback wichtig: 

Sie überlegen noch, welche Fragen sich am besten eignen? Hier sind 15 Fragen, die Sie nach Ihrem nächsten Event stellen könnten.

Event-Feedback ist nicht immer einfach zu interpretieren. Manchmal müssen Sie sich durch widersprüchliche Berichte und unvollständige Daten arbeiten. Manchmal werden Ihre Daten durch Personen verzerrt, die sich einfach nur durch die Umfrage durchgeklickt haben, weil sie keine Lust hatten, sie zu lesen, oder weil es ihnen einfach egal war. Eine ganzheitliche Analyse der Ergebnisse kann Ihnen bei der richtigen Interpretation helfen.

Sie können Umfragen vor, während und nach dem Event einsetzen, um den Teilnehmenden eine bestmögliche Erfahrung zu bieten und Ihre Marketingziele voranzubringen. Wie das geht, erklären wir im Folgenden.

Wenn Sie schon einmal einen Video-Streamingdienst wie Netflix oder Spotify genutzt haben, müssen wir Ihnen die Vorteile einer Personalisierung wahrscheinlich nicht erklären. Alle freuen sich über eine Nutzungserfahrung, die auf die eigenen Interessen zugeschnitten ist. Stellen Sie sich vor, Sie könnten dasselbe für die Event-Teilnehmenden umsetzen. Das ist der Zweck von Umfragen vor einem Event.

Mit Umfragen vor einem Event können Sie vor allem zwei Ziele erreichen: relevantere Event-Inhalte und die Klärung von logistischen Fragen wie zu bestimmten Ernährungsvorlieben, zur Anreise, zu Ankunftszeiten usw. In beiden Fällen gilt: Je mehr Sie schon im Voraus planen können, desto besser. 
Wie Sie Ihre Umfrage konzipieren, hängt von Ihren Zielen und davon ab, wie viel Einfluss auf die Event-Gestaltung Sie den Teilnehmenden einräumen möchten. Sie können die Teilnehmenden über die Referent:innen und wichtigsten Hauptthemen entscheiden lassen oder einfach nur im Voraus Fragen zu den Vorträgen sammeln.

Wie Sie Ihre Vorabumfragen strukturieren, zeitlich planen und versenden, hängt davon ab, wie viel Einfluss auf die Event-Gestaltung Sie den Teilnehmenden einräumen möchten. Die meisten Event-Organisatoren sind wahrscheinlich nicht bereit, ihren Gästen die Auswahl der Referent:innen zu überlassen. Aber die Festlegung von Workshop- oder Diskussionsthemen erfordert mehr Zeit für die Analyse und Entscheidungsfindung als eine einfache Umfrage zur Event-Logistik.  

Diese Entscheidungen treffen Sie am besten, bevor Sie Ihre Umfrage beginnen:

Die Fragen in der Umfrage hängen von der Art des Marketing-Events ab, das Sie organisieren. Im Folgenden finden Sie eine allgemeine Vorlage für Umfragen vor dem Event, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Hier sind noch einige weitere Beispiele:

Auch hier hängt der beste Zeitpunkt davon ab, wie viel Input zur Event-Gestaltung Sie noch erhalten möchten. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Option 1: Für maximalen Input (z. B. Hilfe bei der Auswahl der Themen usw.) verschicken Sie die Umfrage 3 bis 4 Monate vor dem Event. So haben Sie genügend Zeit, um Feedback zu erfassen und zu analysieren und es an die Referenten weiterzugeben. Je nach Größe des Events und Art der Referent:innen haben Sie noch genug Zeit für deren Auswahl (beispielsweise, wenn Sie nicht eine große Konferenz, sondern einen internen Workshop in Ihrem Unternehmen planen).

Option 2: Wenn Sie Fragen zu Logistik und Demografie stellen (Wo übernachten Sie? Wie ist Ihre Jobbezeichnung?), dann sind 2 bis 3 Wochen vor dem Event angemessener. Sie erhalten die Informationen, die Sie benötigen, und können die Vorfreude bei den Teilnehmenden steigern.

Option 3: Bei der letzten Option können Sie zwei Umfragen versenden, eine einige Monate vor dem Event und eine einige Wochen davor. Mit dieser Option erhalten Sie maximales Feedback, aber verlangen auch etwas mehr Mitarbeit von den Befragten. Im Allgemeinen sind zwei kurze Umfragen, die sich über einen längeren Zeitraum verteilen, aus der Sicht der Befragten in Ordnung. Denken Sie dennoch daran, dass Ihnen die Umfrageteilnehmer mit der Teilnahme einen Gefallen tun. Sie können sich bei Ihrer ersten Umfrage auch dafür entscheiden, nur eine ausgewählte Gruppe von Personen (MVPs) zu befragen. Das könnte die Umfragemüdigkeit bei anderen reduzieren und hat den zusätzlichen Nutzen, dass Sie der MVP-Gruppe mit der Befragung zeigen, wie sehr Sie ihr Feedback schätzen.

Unabhängig davon, wann Sie sich für das Versenden Ihrer Umfragen entscheiden, der beste Weg ist per E-Mail. Jüngste Daten zeigen, dass die meisten Menschen mit Marken am liebsten auf diese Weise kommunizieren. 

Als Erstes sollten Sie die Ergebnisse natürlich dafür nutzen, ein maßgeschneidertes Event zu konzipieren. Sie bieten aber auch eine gute Möglichkeit, die Demografie der Teilnehmenden zu ermitteln. Wie viele Personen reisen extra an? Wie viele Profis verschiedener Branchen werden da sein?

Sie können diese Informationen als Grundlage für zukünftige Events verwenden, Ihre Werbeaktionen vor dem Event dahingehend auswerten, wen Sie warum angesprochen haben, und nach Trends filtern.

Einige dieser Daten können Ihnen auch bei Budgetanträgen helfen. Wenn Sie nachweisen können, dass Ihre Teilnehmenden eine hochwertige Zielgruppe sind und dass sie an einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Erfahrung interessiert sind, haben Sie vielleicht gute Argumente für ein zusätzliches Budget. Exportieren Sie Ihre Diagramme und Grafiken und betten Sie sie in Präsentationen ein, um Ihr Anliegen zu untermauern.

Umfragen während eines Events sind sowohl für Event-Marketingfachleute als auch für Marktforschende Gold wert. Sie bieten die perfekte Möglichkeit, authentische Eindrücke von den Befragten zu erhalten, während sie es gerade live erleben. Ganz egal, ob Sie an Feedback zu Ihrem Produkt, zum Event selbst oder an einer allgemeinen Sicht auf die Branche interessiert sind: Events sind eine seltene Möglichkeit, unmittelbare Einblicke in eine bestimmte Zielgruppe zu erhalten. 

Umfragen während eines Events können auf zwei verschiedene Weisen hilfreich sein: 1) bei der Lead-Generierung und 2) bei der Marktanalyse. Anders als bei Umfragen vor und nach einem Event geht es hier weniger um die Gestaltung eines tollen Events, sondern darum, einen größeren Nutzen daraus zu ziehen.

Die Lead-Generierung ist der Grund, warum sich viele Unternehmen für die Durchführung von Events entscheiden. Dies ist ein extrem wichtiger Bestandteil für den Erfolg eines Events. Ihr primäres Ziel bei Umfragen zur Lead-Generierung ist es, Ihre Umfragen so einfach und aussagekräftig wie möglich zu gestalten.

Für die Marktanalyse könnten Ihre Ziele etwas vielfältiger sein, wie z. B. Erkenntnisse für die Produktentwicklung, das Marketing oder Datenpunkte für zukünftige Inhalte. Mit Umfragen während eines Events erfahren Sie:

Die Struktur Ihrer Umfrage variiert je nachdem, ob Sie sie zur Lead-Generierung oder zur Marktanalyse verwenden. Für die Lead-Generierung sollten Sie am besten an eine ultraschnelle Umfrage erstellen, bei der Kontaktinformationen und Details über den Arbeitgeber und ihre Rolle im Mittelpunkt stehen. Marktanalyseumfragen hingegen variieren je nachdem, was Sie herausfinden möchten. 

Hier sind einige bewährte Methoden für Marktanalyseumfragen während eines Events:

Die Best Practice für Umfragen zur Lead-Generierung ist viel einfacher: Fragen Sie so kurz und knapp wie möglich nach allen Informationen, die Sie brauchen.

Unabhängig vom Anwendungsfall sind die Methoden zum Erfassen von Beantwortungen häufig ähnlich. Das sind wichtigsten Möglichkeiten:

Hier sollte man vorsichtig sein: Bei großen Events und Fachmessen können Verbindungsprobleme auftreten. Verlassen Sie sich daher nicht auf ein durchgängig funktionierendes WLAN für die Durchführung Ihrer Umfragen. Mit SurveyMonkey Anywhere können Sie Antworten offline erfassen. Die Daten werden dann in die Cloud hochgeladen, wenn Sie das nächste Mal eine Verbindung herstellen. 

Haben Sie selbst schon an Konferenzen teilgenommen? Dann kennen Sie wahrscheinlich einen anderen wichtigen Faktor bei Umfragen vor Ort: Anreize in Form von kleinen Geschenken. Das können T-Shirts, Superheldenfiguren und Verlosungen mit Gewinnchancen für z. B. iPads oder Büropflanzen sein. Auch das gehört zu einem positiven Konferenzerlebnis.

 Wenn Sie hohe Beantwortungsquoten und eine automatische Belohnung für Ihre Umfrageteilnehmer möchten, können Sie durch die Integration von SurveyMonkey in Sendoso bei Abschluss einer Umfrage automatisch Geschenkkarten oder ein anderes Dankeschön senden lassen. 

Beliebt sind beispielsweise Geschenkgutscheine, Essen oder Getränke, Dekoartikel, Werbeartikel oder die Teilnahme an einer Verlosung. Wenn Sie jedoch kreativer werden möchten, können Sie sich von Sendoso zu anderen Ideen inspirieren lassen, zum Beispiel:

Wenn Sie mehr über selbst gestaltete Marktanalysen erfahren möchten, dann lesen Sie unseren Ultimativen Leitfaden zur Marktanalyse. 

Hier sind einige typische Bereiche für Umfragen, die ausschließlich der Lead-Generierung dienen:

Bei Marktanalyseumfragen gibt es mehr Variationen. Als bewährte Methode sollten Sie jedoch etwa drei Kernbereiche auswählen, über die Sie mehr erfahren möchten. Jeder Bereich sollte am besten ein bis zwei Fragen enthalten. 

Nehmen wir an, Spark Industries möchte ein neues Produkt entwickeln, wie z. B. einen Jetpack. Mit SparkX können sie das Interesse messen, mögliche Sicherheitsbedenken bewerten und eine potenzielle Käuferzielgruppe ermitteln.

Wenn Sie sich selbst an der Marktanalyse versuchen möchten, hilft Ihnen unser Ultimativer Leitfaden zur Marktanalyse.

Über Kioske, Poster und Standpersonal können Sie Ihre Umfragen so lange anbieten, wie das Event geöffnet ist. Bereiche in der Nähe von WCs und Essensständen sind in der Regel gute Orte für das Platzieren von Umfragen, da die Teilnehmenden sich dort bei Leerlaufzeiten am ehesten aufhalten (oder anstehen).

Weitere Möglichkeiten, die Aufmerksamkeit auf Ihre Umfragen zu lenken:

Nach den Umfragen haben Sie folgende Möglichkeiten:.

Wenn Ihr Event vorbei ist, möchten Sie wahrscheinlich am liebsten eine Sektflasche öffnen und die Füße hochlegen. Aber Sie müssen noch eines tun – und ganz schnell: eine Umfrage zum Event versenden. 

So erstellen Sie eine Umfrage nach einem Event:

Umfragen nach einem Event sind die beste Möglichkeit, übergreifende Erfolgskennzahlen dazu zu erhalten, die Rendite nachzuweisen und Erkenntnisse für das nächste Event abzuleiten.

Umfragen nach einem Event sind in der Regel eine Kombination aus strukturierten Fragen und Freiraum für die Meinung der Teilnehmenden. Formulieren Sie Ihre Umfrage entsprechend Ihrer Vermutungen, was gut und was schlecht gelaufen sein könnte. Lassen Sie dabei auch Platz für freies Feedback, was am Ende das wertvollste sein kann.

Event-Koordinatoren können sich selten zurücklehnen und ihre eigene Veranstaltung in vollem Umfang mitverfolgen. Das bedeutet, dass ihnen Dinge entgehen könnten. Durch Post-Event-Befragungen kommen die positiven und negativen Dinge zum Vorschein, die ihnen möglicherweise entgangen sind, und sie haben auf diese Weise eine letzte Chance, mit den Teilnehmenden zu interagieren.

Die Umfragen nach Events sind häufig der letzte „Berührungspunkt“, den Sie mit den Teilnehmenden haben. Sie können die E-Mail daher auch dazu nutzen, sich bei den Teilnehmenden für ihr Kommen zu bedanken und sie zu einer weiteren Aktion zu motivieren (z. B. eine Mailing-Liste zu abonnieren oder sich mit anderen Teilnehmenden auf LinkedIn zu vernetzen).

Zusammen mit Eventbrite haben wir eine von Profis entwickelte Vorlage für Feedback nach einem Event erstellt. Sie können diese hier als Grundlage nutzen und sie dann an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Beschränken Sie sich auf ein oder zwei offene Fragen im Sinne von „Was hat Ihnen an dem Event am besten gefallen?“ und „Was könnte verbessert werden?“ 

Am besten innerhalb eines Werktages nach dem Event. Die Erinnerungen der Teilnehmenden könnten sonst schon verblasst sein. Sie haben vielleicht die Details vergessen, erinnern sich nicht mehr an ihren ersten Eindruck und bringen Ihr Event vielleicht sogar mit anderen Events durcheinander.Wenn Sie Feedback eher früher als später erfassen, erhalten Sie klarere und genauere Ergebnisse. 

Wenn Sie sich nach dem Event keine Gedanken über die Umfrage machen möchten, können Sie sie auch schon im Voraus planen. 

Außerdem möchten Sie vielleicht bei allen Personen nachfassen, die Ihre Umfrage nicht beantwortet haben. (Hinweis: Sie können auch dies automatisieren.) Geben Sie den Teilnehmenden ein paar Tage Zeit, um sich zu sammeln, und versenden Sie dann in den nächsten Wochen ein oder zwei Erinnerungen. Versenden Sie niemals mehr als drei Erinnerungen und beenden Sie das Versenden der Erinnerungen nach etwa einem Monat. Daten, die Sie sehr spät erhalten, sind sowieso nicht hilfreich. 

Der wichtigste Grund für Umfragen nach einem Event ist die Möglichkeit, Veränderungen im Zeitverlauf zu tracken. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit früheren Events, um das Wachstum zu verfolgen und herauszufinden, wie sich die Aspekte Ihres Events im Laufe der Zeit ändern. Verwenden Sie konsequent eine einfache NPS-Frage in jeder Umfrage, um zu erfahren, ob sich die Stimmung der Teilnehmenden verändert hat.

Ehrliches Teilnehmerfeedback ist das beste Geschenk, das sich Event-Marketingfachleute wünschen können, wenn es dann auch in die Tat umgesetzt wird. Dabei geht es immer ums Dazulernen. Auch wenn das Feedback nicht auf Anhieb durchgängig positiv ist, bietet es doch die Möglichkeit für Innovationen und Wachstum. 

Die Event-Planung ist eine unglaublich anspruchsvolle, schnelllebige und wichtige Aufgabe. Nehmen Sie die Ressourcen in Anspruch, die Ihnen helfen können, dazuzulernen – einschließlich Feedback-Tools – und seien Sie nachsichtig mit sich selbst, wenn es mal Probleme gibt. Es ist immer wieder ein Lernprozess.

Holen Sie sich den Zugriff auf passende Fragen von SurveyMonkey für Umfragen vor und nach einem Event. Nutzen Sie unsere Software zur Verwaltung der Kundenerfahrung, um Umfragen zum Event-Feedback zu analysieren und optimale Erkenntnisse zu erhalten.