Der ultimative Leitfaden für Eventmanagement: Von der Planung bis zum Erfolg nach dem Event

Die Tätigkeit von „Event-Koordinator:innen“ wird regelmäßig als einer der stressigsten Jobs eingestuft – nur knapp nach Feuerwehrleuten, Pilotinnen und Piloten und Angehörigen des Militärs.

Und sieht man sich die Verantwortlichkeiten ansieht, ist das verständlich.

Event-Organisatoren und -Organisatorinnen obliegt mit der Verwaltung des Veranstaltungsbudgets quasi die Buchhaltung, das Interior Design für die Einrichtung der Veranstaltungsorte, die Gästebetreuung, um für die Zufriedenheit der Teilnehmenden zu sorgen, und gelegentlich arbeiten sie sogar therapeutisch, um etwa wichtige Vortragende aus einer Panikattacke herauszuholen.

Die besten unter ihnen verstehen das Eventmanagement genau und wissen, wie man es anwendet, um unvergessliche Veranstaltungen zu organisieren. Und das können Sie auch.

Dieser Leitfaden erklärt die Bedeutung des Eventmanagements, den Event-Planungsprozess und wie Sie Event-Feedback für die Planung künftiger Veranstaltungen nutzen können.

Eventmanagement ist der Prozess der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen jeder Art und Größe. Es umfasst alles von der ersten Konzeptentwicklung bis zur Nachbereitung des Events und erfordert Kenntnisse in den Bereichen Logistik, Budgetierung, Marketing und Gasterlebnismanagement.

Eventmanagement ist ein strategischer Ansatz, der darauf abzielt, das Erlebnis der Teilnehmenden zu optimieren.

Eventmanagerinnen und -manager können unvergessliche und ansprechende Erlebnisse schaffen, indem sie sich auf die Bedürfnisse und Vorlieben der Teilnehmenden konzentrieren. Diese Liebe zum Detail fördert positive Interaktionen zwischen den Teilnehmenden und spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, für ein positives Markenimage zu sorgen.

Ein gut durchgeführtes Event, bei dem sich die Teilnehmenden geschätzt und zufrieden fühlen, stärkt die Markentreue und fördert positive Mundpropaganda, was letztlich zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Das Eventmanagement bietet auch einen Rahmen, den Veranstaltungsplanerinnen und -planer nutzen können, um häufige Herausforderungen zu bewältigen, darunter:

Wir werden acht Phasen des Eventmanagements ausführlich behandeln. Diese Phasen sind für die Organisation eines erfolgreichen Events für Ihr Unternehmen alle gleich wichtig. 

Der erste Schritt im Eventmanagement besteht darin, die Ziele der Veranstaltung festzulegen. 

Definieren Sie Ihre Ziele von Anfang an klar, dann haben Sie einen Leitfaden für die Entwicklung Ihres Eventplans. Diese Ziele können die Generierung von Leads, die Einbindung der Teilnehmenden oder das Erreichen eines Umsatzziels beinhalten.

Denken Sie daran, dass Sie mehrere Veranstaltungsziele haben können. Beispielsweise könnte ein Ehemaligen-Treffen darauf abzielen, ehemalige zusammenzubringen und gleichzeitig Spenden für ein neues Musikprogramm zu sammeln.

Es gibt drei Hauptformate für die Ausrichtung von Events: Präsenzveranstaltungen, virtuelle Events und Hybridveranstaltungen. Jedes Format hat einzigartige Merkmale, die verschiedene Aspekte der Eventplanung und -Durchführung erheblich beeinflussen können. 

Unabhängig davon, für welches Format Sie sich entscheiden, ist es wichtig, bei der Auswahl sorgfältig Ihre Zielgruppe und Ihre spezifischen Ziele zu berücksichtigen. Dank eines solchen durchdachten Ansatzes können Sie effektive Strategien für die Interaktion umsetzen und sicherstellen, dass Ihr Event die gewünschten Ergebnisse erzielt. 

Die anfängliche Recherchephase ist im Event-Planungsprozess von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für das gesamte Projekt bildet. In dieser Phase führen Sie gründliche Untersuchungen durch, um:

Insgesamt ist in dieser Phase eine enge Zusammenarbeit mit den Gastgeberinnen und Gastgebern unerlässlich, da die Eventmanager:innen sorgfältig prüfen, was im Rahmen des zugewiesenen Budgets machbar ist, und sie gleichzeitig die Qualität und das Erlebnis der Veranstaltung maximieren. 

Als Nächstes erstellen Sie sorgfältig einen umfassenden Zeitplan, der alle wichtigen Meilensteine und Fristen für eine effektive Logistikplanung enthält.

Dieser Zeitplan kann wichtige Meilensteine enthalten, wie zum Beispiel:

Jeder Meilenstein wird sorgfältig geplant, um einen reibungslosen Ablauf der Aktivitäten im Vorfeld des Events zu gewährleisten und ausreichend Zeit für notwendige Anpassungen zu lassen. 

Ein umfassender und detaillierter Veranstaltungsplan bildet die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung eines Events.

Er sollte den Umfang klar definieren und den Zweck, die Zielgruppe, das Format und die wichtigsten Ziele der Veranstaltung umreißen. Der Zeitplan muss wichtige Termine, Meilensteine, Fristen und einen gut strukturierten Zeitplan für die Planung vor dem Event, die Logistik am Tag der Veranstaltung und die Nachbereitung nach dem Event enthalten.

Darüber hinaus sollten im Abschnitt „Aktivitäten” die Programmagenda, Sitzungen oder Präsentationen, Unterhaltungsangebote, Networking-Möglichkeiten und alle ergänzenden Elemente wie Workshops oder Ausstellungen detailliert aufgeführt werden.

Wenn Sie ein Event für Ihre Organisation planen, müssen Sie ein Team von Profis zusammenstellen. Zu den wichtigsten Rollen, die Sie dabei benötigen, gehören:

Passend dazu: 10 hilfreiche Fähigkeiten als Eventmanager:in

Für Großveranstaltungen sind möglicherweise Genehmigungen oder Lizenzen erforderlich, um den örtlichen Vorschriften zu genügen. Diese Vorschriften können sich je nach Ort und Art des Events erheblich unterscheiden.

Wenden Sie sich proaktiv an Ihre örtliche Behörde oder Gemeindeverwaltung, dann können Sie sich über die spezifischen Anforderungen für Ihr Event informieren.

Planen Sie außerdem ausreichend Zeit für die Einholung dieser Genehmigungen ein, da bestimmte Genehmigungen mehrere Wochen oder sogar Monate dauern können.

Trotz bester Eventplanung kann manchmal etwas schiefgehen. Vortragende können sich eine Lebensmittelvergiftung zuziehen oder Ihre Outdoor-Veranstaltung kann ins Wasser fallen. Ein Notfallplan sorgt dafür, dass Ihr Event dennoch ein Erfolg wird.

Wenn Sie beispielsweise mit Absagen von Anbietern rechnen müssen, ist es von Vorteil, Ersatzanbieter zu finden und Alternativen im Voraus zu prüfen. Findet Ihr Event im Freien statt, sollten Sie außerdem nach einem zuverlässigen Ausweichort für schlechtes Wetter suchen.

Diese proaktiven Maßnahmen können den Stress erheblich reduzieren und Ihnen und Ihren Teilnehmenden ein unvergessliches Erlebnis garantieren. 

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des Veranstaltungsorts für Ihr Event Ihre Ziele und Ihre Zielgruppe.

Beispielsweise erfordert eine Unternehmenskonferenz möglicherweise eine professionelle Umgebung mit moderner Technik, während eine Spendenaktion für die Gemeinde eher von einer ungezwungenen, gemeinschaftsorientierten Atmosphäre profitiert.

Bewerten Sie jeden möglichen Veranstaltungsort anhand festgelegter Kriterien wie Kapazität, Lage, Ausstattung und Erreichbarkeit. Sobald Sie den Ton, den Zweck und die erwarteten Ergebnisse Ihres Events kennen, können Sie auch die möglichen Veranstaltungsorte eingrenzen, die Ihre Ziele am besten unterstützen.

Wahrscheinlich werden Sie mit externen Anbietern zusammenarbeiten, um Verträge für Catering, technische Ausstattung und Dekoration abzuschließen.

Um die Koordination zu optimieren und die Logistik effizient zu managen, verwenden Sie ein Anmeldeformular für Aussteller, um wichtige Details (wie Kontaktinformationen, angebotene Services, Versicherungen und Genehmigungen) zu erfassen.

Zusätzlich hilft die Einführung eines Anbieter-Zahlungsformulars dabei, Zahlungen zu verfolgen, Budgets zu verwalten und eine zeitnahe Vergütung sicherzustellen. Diese administrativen Tools tragen dazu bei, Verwirrung zu vermeiden, die Kommunikation zu verbessern und einen reibungslosen Ablauf der Backend-Prozesse zu gewährleisten.

Ein Online-Anmeldeformular ist eine der effizientesten Möglichkeiten, um den Prozess zu optimieren und Teilnehmerinformationen in Echtzeit zu verwalten.

Online-Formulare vereinfachen die Erfassung wichtiger Teilnehmerdaten wie Kontaktinformationen, Ernährungspräferenzen und Session-Auswahl und unterstützen so eine genaue Planung und Logistik.

Man weiß nicht, was man nicht weiß. Trotz Ihrer Erfahrung ist es immer nützlich, Feedback zur Veranstaltungsplanung einzuholen.

Eine Umfrage zur Eventplanung kann Ihnen helfen, die Erwartungen und Bedürfnisse der Teilnehmenden zu verstehen. So können Sie beispielsweise Anforderungen an die Barrierefreiheit oder Lebensmitteleinschränkungen ermitteln.

Die Integration von Umfragen in Ihre Aktivitäten vor dem Event sorgt für ein gutes Eventmanagement.

Auch wenn es nicht besonders spannend ist, ist die Budgetierung bei der Veranstaltungsplanung entscheidend für den Gesamterfolg des Events. Zu den wesentlichen Budgetposten gehören:

Um die Kosten im Griff zu behalten, sollten Sie wichtige Ausgaben priorisieren und potenzielle Bereiche für Kosteneinsparungen identifizieren. Mit einem Kostenvoranschlag erhalten Sie einen Überblick über die gesamte Budgetentwicklung. Es ist wichtig, zunächst die wesentlichen Ausgaben zu decken, bevor Sie über zusätzliche Ausgaben nachdenken. 

Um die Finanzen Ihrer Veranstaltung zu verwalten, sollten Sie eine spezielle Eventmanagement-Software einsetzen, mit der Sie Ihre Ausgaben sorgfältig nachverfolgen und überwachen können.

Eine strenge Ausgabenverfolgung fördert die Transparenz, was das Vertrauen von Sponsoren und Stakeholdern stärkt und Ihnen ermöglicht, potenzielle Kosteneinsparungspotentiale zu identifizieren.

Darüber hinaus kann die Analyse vergangener Ausgaben dabei helfen, Prognosen zu erstellen und die Budgetgenauigkeit für nachfolgende Events zu optimieren.

Bei Großveranstaltungen können Sponsoren und Partner die Kosten des Events ausgleichen. Sponsoren können oft auch den Wert des Events steigern und zur Markenwiedererkennung dienen. Sie sollten darüber hinaus festlegen, wie Ihr Event zusätzliche Einnahmen generieren kann. 

Nach der Auswahl des Veranstaltungsorts legen Sie das Layout und die Gestaltung des Raums fest. Dazu gehört die Optimierung der Umgebung, um einen reibungslosen Personenfluss, eine effektive Sitzplatzanordnung und klar definierte Aktivitätsbereiche zu gewährleisten. 

Dafür sollten drei wichtige Faktoren berücksichtigt werden. 

Letztlich ist es das Ziel, eine einladende Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Gäste wohlfühlen, sich bequem im Raum bewegen und uneingeschränkt an den Angeboten der Veranstaltung teilnehmen können.

Die Veranstaltungstechnik variiert je nach Format des Events.

Für Präsenz- oder Hybridveranstaltungen benötigen Sie möglicherweise audiovisuelle (AV) Anlagen, WLAN, eine Bühnenausstattung und Beleuchtungselemente. Virtuelle Events erfordern neben anderen technischen Aspekten eine zuverlässige Internetverbindung.

Es ist ratsam, einen Drittanbieter zu beauftragen, der die erforderliche Ausrüstung bereitstellt und die technische Einrichtung für Ihr Event übernimmt.

Stellen Sie sicher, dass Sie für Präsenzveranstaltungen Vor-Ort-Services bereitstellen, darunter einen Anmeldungs- oder Check-in-Schalter und Beschilderungen, um die Teilnehmenden bei ihrer Ankunft zu begrüßen und ihnen den Weg zu weisen.

Berücksichtigen Sie außerdem Gäste mit Behinderungen oder anderen Anforderungen an die Barrierefreiheit. Dazu kann etwa die Bereitstellung von Rollstuhlrampen und ausgewiesenen Sitzbereichen gehören.

Die Sicherheit Ihrer Teilnehmenden und Anbieter sollte oberste Priorität haben. Gewährleisten Sie daher, dass Notfallprotokolle festgelegt sind, Erste-Hilfe-Materialien zur Verfügung stehen und ein Plan zur Kontrolle der Menschenmengen vorliegt. Erwägen Sie außerdem, einen privaten Sicherheitsdienst für Ihr Event zu beauftragen, um die Sicherheit zu erhöhen.

Sie möchten, dass Ihr Event ein Erfolg wird, richtig? Dann gilt es für Sie, die Teilnehmerzahlen und das Engagement durch eine maßgeschneiderte Marketingstrategie in die Höhe treiben.

Um für Ihre bevorstehende Veranstaltung zu werben, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

Es gibt nichts Schlimmeres, als ein ganzes Event zu planen und dann festzustellen, dass Sie wichtige Gelegenheiten zur Werbung verpasst haben. Der entsprechende Zeitplan sollte Teaser vor dem Beginn enthalten, die Ihre Zielgruppe begeistern, sowie offizielle Ankündigungen und letzte Erinnerungen. Er sorgt auch dafür, dass Ihre Kommunikation im Plan bleibt, um das Engagement zu fördern. 

Kreieren Sie Aufmerksamkeit erzeugende Event-Seiten, um für Ihre Veranstaltung zu werben. Sie können sogar Werbevideos auf diesen Seiten und in Social Media einbinden. Beauftragen Sie einen Grafikdesigner mit der Erstellung individueller Grafiken für soziale Medien, die Sie online teilen und damit die Teilnehmenden begeistern können. Das Teilen ansprechender Bildmaterialien ist der Schlüssel, um die Bekanntheit Ihres bevorstehenden Events zu steigern und die Vorfreude zu wecken. 

Um eine hohe Konversionsrate und einen positiven ersten Eindruck zu gewährleisten, verwenden Sie benutzerfreundliche Anmeldeformulare, die den Registrierungsprozess so reibungslos wie möglich gestalten. 

Mit SurveyMonkey lassen sich ganz einfach Online-Anmeldeformulare erstellen, mit denen Sie wichtige Informationen zu den Teilnehmenden erfassen können. Sie können die Formulare schnell per E-Mail oder SMS versenden oder direkt in Ihre Event-Website einbetten, um eine größere Reichweite zu erzielen. Diese Formulare sind außerdem für Mobilgeräte optimiert, sodass sich die Nutzerinnen und Nutzer bequem von jedem Gerät aus anmelden können.

Durch die Reduzierung von Zugangsbarrieren und das Angebot flexibler Freigabeoptionen können Sie die Anmeldezahlen steigern und die Teilnehmerverwaltung vereinfachen.

Eine Person aus dem Koordinatorenkreis für den Veranstaltungstag überwacht den Aufbau und kümmert sich um die Anmeldung und den Ablauf des Events. Diese Person leitet das Team und weist den Mitarbeitenden wichtige Bereiche zu, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Koordination am Veranstaltungstag kann anstrengend sein, wird jedoch durch eine gute Planung erleichtert. Arbeiten Sie mit einer Person zusammen, der Sie zutrauen, Aufgaben zu delegieren und ein großartiges Event zu organisieren.

Arbeiten Sie am Tag der Veranstaltung mit einem Team für den technischen Support zusammen, um sicherzustellen, dass die audiovisuellen Anlagen, das WLAN und die Präsentationstechnik einwandfrei funktionieren. Für den Fall, dass Geräte nicht richtig funktionieren, sollten Ersatzgeräte bereitstehen. Vorsicht ist hier besser als Nachsicht. 

Sie sollten ein Team damit beauftragen, den Check-in-Prozess zu verwalten und den Teilnehmenden beim Einnehmen ihrer Plätze zu helfen. Investieren Sie in eine klare Beschilderung, die die verschiedenen Bereiche des Veranstaltungsorts kennzeichnet. Darüber hinaus kann ein Guest Experience Manager die ersten Reaktionen der Gäste auf die Veranstaltung erfassen. 

Möglicherweise müssen Anpassungen in Echtzeit vorgenommen werden. Vermeiden Sie Stress, wenn Sie sich mit kurzfristigen Problemen wie Änderungen im Zeitplan oder ungünstigem Wetter befassen. Es kommt unvermeidlich zu unerwarteten Ereignissen, die schnelles Denken erfordern. 

Das Eventmanagement ist nicht beendet, wenn der letzte Anbieter zusammengepackt hat. Aktivitäten nach dem Event sind äußerst wichtig für die Planung der nächsten Veranstaltung. Nach Ihrem Event sollten Sie Umfragen durchführen, um die Zufriedenheit der Gäste zu messen und Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was den Teilnehmenden gefallen hat. Fügen Sie Fragen zur Qualität der Werbeinhalte, zum Veranstaltungsort und zum Gesamteindruck der Gäste hinzu, um zu erfahren, was bei künftigen Events noch verbessert werden könnte. 

Verwenden Sie diese Vorlage für Umfragen zum Event-Feedback, um Daten zum Engagement der Gäste zu erheben und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.  

Darüber hinaus sollten Sie Kennzahlen Ihres Events wie Teilnehmerzahl, Engagement und Lead-Konversionen tracken. Diese Kennzahlen helfen Ihnen dabei, Ihren Ansatz zu optimieren, um künftige Events noch erfolgreicher zu gestalten. Durch Datenanalyse und Berichterstattung können Teams sehen, wie gut eine Veranstaltung verlaufen ist, und für die Zukunft planen. 

Teilen Sie nach Ihrem Event die Höhepunkte in den sozialen Medien, inklusive Fotos und Videoaufnahmen. Sie sollten auch den Link zu allen professionellen Fotos, die während des Events aufgenommen wurden, distribuieren, damit die Gäste diese herunterladen können. Senden Sie den Gästen Folge-E-Mails mit den wichtigsten Erkenntnissen oder Ressourcen aus dem Event und einem Link zur Fotogalerie.   

In einer Nachbesprechung mit Ihrem Team können Sie beurteilen, was funktioniert hat und was nicht, um gezielte Optimierungen vorzunehmen. Sie können sogar Ihr Event-Personal und Anbieter, mit denen Sie zusammengearbeitet haben, befragen, um deren Erkenntnisse für Verbesserungen hinter den Kulissen zu erfassen. 

Eventplanerinnen und -planer sollten das Erlebnis der Teilnehmenden priorisieren. Zu diesem Zweck sollten sie den Gästen eine klare Navigation, komfortable Räumlichkeiten und ansprechende Aktivitäten bieten. Das Feedback der Teilnehmenden kann dabei helfen, das Eventerlebnis kontinuierlich zu verbessern. 

Verwenden Sie Eventmanagement-Software für eine optimierte Anmeldung und Datenerfassung. Dadurch können Sie die Erfassung von Gästedaten vereinfachen, um sie später zu analysieren. Mit der heutigen Technologie gelingt die Datenerfassung einfacher denn je. 

Fachleute im Eventmanagement müssen Mitarbeitende, Anbieter und Teilnehmende in allen Phasen des Prozesses auf dem Laufenden halten. Um die Vorfreude auf das Event zu steigern, sollten Managerinnen und Manager den Fortschritt bei der Erreichung von Meilensteinen intern kommunizieren und Updates in den sozialen Medien teilen. 

Es ist ratsam, Notfallpläne und zusätzliche Ressourcen vorzubereiten, insbesondere für Großveranstaltungen. Bei der Ausrichtung eines Events treten immer wieder unerwartete Probleme auf. Haben Sie sich auf mögliche Probleme vorbereitet, dann sind Sie auch bereit, falls welche auftreten sollten. 

Sobald Sie Feedback von Gästen gesammelt haben, analysieren Sie es, um Erkenntnisse zu gewinnen und künftige Events zu optimieren. Mit SurveyMonkey können Sie Daten analysieren, auch ohne über die entsprechende Fachkenntnisse zu verfügen. 

Erstellen Sie Wortwolken für Antworten auf offene Fragen, um Trends zu erkennen. Verwenden Sie außerdem eine KI-gestützte Stimmungsanalyse, um Antworten anhand von Kriterien automatisch zu kategorisieren. 

Vielleicht stellen Sie dann anhand der Wortwolken fest, dass die vorherrschende Meinung zum Catering-Service „fünf Sterne“ war. Dann können Sie diesen hervorragenden Service für künftige Events vormerken. Oder vielleicht wünschten sich die Gäste einen stärkeren Einsatz von Technologie. In diesem Fall sollten Sie Ihr technisches Team verstärken, um die digitalen Erlebnisse zu optimieren.

Analysetools helfen Ihnen dabei, aus den Daten umsetzbare Erkenntnisse für das Eventmanagement zu gewinnen.

Von der Vorplanung bis zur Nachbereitung ist das Eventmanagement der Schlüssel zum Erfolg einer Veranstaltung. Bereiten Sie sich gut auf Ihre Veranstaltung vor, um Ihr Budget optimal zu nutzen und einen reibungslosen Ablauf für Ihre Gäste zu gewährleisten. Eventmanager:innen sollten sich die kontinuierliche Optimierung zum Ziel setzen und aus jedem Event lernen.

Das Versenden von Umfragen zu Feedback nach dem Event ist unerlässlich, um zu erfahren, wo es Verbesserungsbedarf gibt. Mit SurveyMonkey können Sie intuitive Anmeldeformulare für Events erstellen, um Ihre Events besser zu organisieren. Sie können auch rasch Umfragen für Event-Feedback versenden, um die Meinungen der Gäste zu erfassen.  

Registrieren Sie sich gleich, um loszulegen.