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Datenschutzerklärung für Stellenbewerber von SurveyMonkey Global

Datum des Inkrafttretens: 27. November 2018

LETZTE ÄNDERUNG: 15. Juli 2024

Die vorliegende Datenschutzerklärung für Stellenbewerber von SurveyMonkey Global („Erklärung“) soll Ihnen mitteilen, welche personenbezogenen Daten SurveyMonkey¹ („wir, uns, unser“ usw.) in Bezug auf Sie speichern kann und wie wir diese Daten verwenden.

SurveyMonkey respektiert die grundlegende Bedeutung des Schutzes und der Sicherheit von Daten. Als globales Unternehmen, das diese Prinzipien priorisiert, verpflichten wir uns dazu, Ihre personenbezogenen Daten verantwortungsbewusst, transparent und den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechend zu behandeln.

Nachstehend finden Sie Informationen über unsere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir stellen Ihnen evtl. weitere Informationen bereit, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, sofern wir der Meinung sind, dass dies relevant und angemessen ist.

Umfang

Diese Erklärung gilt für Sie, weil Sie in Erwägung ziehen, sich bei uns zu bewerben oder weil Sie sich bereits für eine Arbeitsstelle bei uns beworben haben oder unser Talentteam Ihre Daten beschafft hat und an der Prüfung Ihrer Qualifikationen interessiert ist. Sie gilt für alle von uns erfassten, gepflegten, übermittelten, gespeicherten, aufbewahrten oder auf andere Weise genutzten (d. h. verarbeiteten) personenbezogenen Daten.

Sie gilt auch für Dritte, deren Informationen Sie uns bereitstellen (z. B. Arbeitsempfehlungen), und Sie sollten diese Erklärung mit diesen Personen teilen. Diese Erklärung gilt nicht für unseren Umgang mit Daten, die über Sie in Ihrer Rolle als Besucher unserer Website oder Benutzer unserer Services erfasst wurden. Wenn Sie mit uns in dieser Rolle interagieren, gilt die Datenschutzerklärung von SurveyMonkey.

Diese Erklärung bildet keinen Teil eines Stellenangebots oder Arbeitsvertrags und dadurch entsteht auch nichts dergleichen und auch keine Vertragsbeziehung zwischen uns und Ihnen.

Was sind personenbezogene Daten?

„Personenbezogene Daten“ bezieht sich auf Daten in Bezug auf eine lebende Einzelperson, die direkt anhand dieser Daten oder indirekt in Verbindung mit anderen Informationen identifiziert kann. Wir können einige oder alle der nachstehend aufgeführten Kategorien personenbezogener Daten in Bezug auf Sie führen. Wir erfassen solche Daten entweder direkt von Ihnen oder (ggf.) von einer anderen Person oder Entität, wie z. B. Arbeitsämtern oder Stellenberatungen, Anbietern von Hintergrundprüfungen oder anderen Referenzquellen (in Übereinstimmung mit lokalen Landesgesetzen und -vorschriften).

Personenbezogen – Identifikatoren wie Name, Postanschrift, Online-Identifikator, E-Mail-Adresse;
Geschützte Klassifizierungen – beispielsweise Staatsangehörigkeit;
Berufs- oder beschäftigungsrelevante Informationen – einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und/oder Bewerbungsformular, bisheriger Beschäftigungsverlauf, Empfehlungen von bisherigen Arbeitgebern, Auswahl- und Bestätigungsunterlagen, Ausbildungsdetails, berufliche Transkripte, berufliche Zertifizierungen, besondere Fähigkeiten, Fremdsprachenkenntnisse, Mitgliedschaften bei Ausschüssen oder anderen Körperschaften;
Audioaufzeichnungen – wie z. B. Aufzeichnungen von Vorstellungsgesprächen/Gesprächsnotizen,;
Zugang zu Räumlichkeiten und IT – einschließlich Informationen, die erforderlich sind, um auf Büroanlagen und Informationen über Ihre Verbindung mit unseren Netzwerken während des Aufenthalts auf dem Betriebsgelände zuzugreifen;
Allgemeine Korrespondenz/Meetings – in Bezug auf den Personalbeschaffungsprozess;
Finanzen – Lohnabrechnung und Finanzen wie beispielsweise Zahlung aller vereinbarten aufgetretenen Ausgaben in Verbindung mit dem Personalbeschaffungsprozess wie z. B. (ggf.) Reisekosten;
Behinderungen – jegliche erforderlichen Maßnahmen oder Anpassungen für Vorstellungsgesprächs- oder Bewerbungszwecke in Verbindung mit einer Behinderung.;
Andere Informationen, mit denen Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können – wie Visastatus, Geschlecht, Geburtsdatum und öffentlich verfügbare Informationen wie solche in Social-Media-Profilen;
Sensible personenbezogene Daten – einschließlich Führerscheininformationen und ethnische Herkunft (nur US-Stellenbewerber).

Zweck und Grundlage der Verarbeitung

Wir können von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken aufbewahren, verarbeiten und offenlegen:

Personenbezogene Daten	Quelle	Zweck	Grundlage
Kontaktdetails (einschließlich Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.); Qualifizierungsdetails (z. B. Lebenslauf, Schulbildungsinformationen, Arbeitserfahrung, Informationen in Bezug auf Fähigkeiten, Veröffentlichungen oder Engagements als Präsentator, berufliche Transkripte, Mitgliedschaften bei Körperschaften oder Ausschüssen usw.); Bewerbungsinformationen; Ausweisinformationen (z. B. Personalausweis, Pass, Geburtsdatum, Visastatus); Beliebige andere Daten, die Sie bei uns einreichen.	Sie Öffentlich verfügbare Quellen wie Websites, auf denen Sie solche Informationen offengelegt haben Dritte wie z. B. Referenzen, Beschaffungsunternehmen oder Stellen, die Hintergrundprüfungen durchführen	Bereitstellung des Zugangs zu Gebäuden und IT Einstellung/Ernennung, einschließlich Verarbeitung und Verfolgung Ihrer Bewerbung, Bewertung Ihrer Stellenbewerbung Lohnabrechnung und Finanzen wie beispielsweise Zahlung aller vereinbarten aufgetretenen Ausgaben in Verbindung mit dem Personalbeschaffungsprozess wie z. B. (ggf.) Reisekosten; Einstellung für eine spezifische Stellenausschreibung sowie für evtl. in Zukunft offene Stellen nach Autorisierung durch Sie Interne Analyse der Stellenbewerber-Informationen, um sich über die Bewerber zu informieren, die bei uns arbeiten möchten, unseren Personalbeschaffungsprozess zu verbessern, für Ethik- und Compliance-Reporting und für das Management unserer Sicherheit und der unserer Mitarbeiter Gelegentliche Verwendung der Bewerberinformationen für juristische Zwecke wie z. B. in Verbindung mit allen gegenüber unseren Einstellungsentscheidungen geltend gemachten Anfechtungen	Diese Verarbeitung Ihrer Daten ist für unsere berechtigten Geschäftsinteressen notwendig, um von Ihnen oder in Ihrem Auftrag eingereichte Stellenbewerbungen zu verarbeiten oder zu entscheiden, ob wir Sie einstellen sollten.
Daten in Bezug auf Geschlecht, ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, Ehestand usw.	Von Ihnen	Überwachung und Förderung von Gleichstellung einschließlich Prüfung der Geschlechterverteilung und Gleichberechtigung bei der Einstellung. Ethik- und Compliance-Reporting	Diese Verarbeitung Ihrer Daten ist für unsere berechtigten Geschäftsinteressen zur Verwaltung unseres Unternehmens einschließlich rechtlicher, personeller, administrativer und verwaltungsbedingter Zecke sowie zur Verhinderung von Verbrechen erforderlich, sofern nicht Ihr Interesse Vorrang gegenüber unserem hat.
Bei Vorstellungsgesprächen und Screening-Anrufen erfasste Daten (einschließlich Informationen zum Bewerbungsprozess und Ergebnisse von Hintergrundprüfungen, sofern zutreffend)	Sie Öffentlich verfügbare Quellen wie Websites, auf denen Sie solche Informationen offengelegt haben Dritte wie z. B. Referenzen oder Stellen, die Hintergrundprüfungen durchführen	Personalbeschaffung/Ernennung Verwaltung von Gesundheit und Sicherheit an unserer Niederlassung Ausübung unseres Rechts zur Verteidigung gegen, Reaktion auf oder Durchführung von Rechtsverfahren Mit Ihrer Autorisierung Kontaktaufnahme mit Referenzen Durchführung rechtmäßiger Hintergrundprüfungen	Diese Verarbeitung Ihrer Daten ist erforderlich, damit wir rechtliche oder gesetzliche Verpflichtungen einhalten.
Personalbeschaffung, Identitätsbestätigung und allgemeine Informationen über Sie	Öffentlich verfügbare Quellen wie Websites, auf denen Sie solche Informationen offengelegt haben Dritte wie z. B. Referenzen, Personalbeschaffer, Marktforschungsfirmen, Anbieter von Identitätsprüfungen oder Stellen, die Hintergrundprüfungen durchführen	Um Ihre Identität und Qualifikation für die Einstellung zu bestätigen	Diese Verarbeitung Ihrer Daten ist für unsere berechtigten Geschäftsinteressen erforderlich, damit wir bestimmen können, ob wir Sie beschäftigen und für Möglichkeiten bei SurveyMonkey in Erwägung ziehen.

Wir speichern und verarbeiten evtl. personenbezogene Daten von anderen Drittquellen für folgende Zwecke:

Zweck	Grundlage
Informationen, die von Quellen wie Personalbeschaffern, Marktforschungsunternehmen, Anbietern von Identitätsprüfungen stammen und Informationen, die Sie über öffentlich verfügbare Websites zur Verfügung gestellt haben Hintergrundprüfungen in Bezug auf berufliche Körperschaften usw. (sofern gesetzlich zulässig)	Diese Verarbeitung Ihrer Daten ist für unser berechtigtes Geschäftsinteresse erforderlich, damit wir bestimmen können, ob wir Sie beschäftigen und für Möglichkeiten bei SurveyMonkey in Erwägung zu ziehen.
Daten, die mithilfe von Cookies und anderer Tracking-Technologie bei Ihrer Interaktion mit unserer Website erfasst wurden.	Siehe unsere Website-Datenschutzerklärung.

Bitte beachten Sie, dass Sie das Recht haben, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese Verarbeitung im Hinblick auf unsere berechtigten Interessen erfolgt. Wir aggregieren/pseudonomisieren Ihre personenbezogenen Daten eventuell, um sie zu analysieren, unseren Personalbeschaffungsprozess zu verbessern und sicherzustellen, dass wir unsere Diversitäts- und Inklusionsziele erfüllen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Bestimmte Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten werden als „besonders“ oder „sensibel“ erachtet. Dies umfasst Informationen zu Folgendem:

Daten zur physischen oder psychischen Gesundheit – wie Informationen über Ihren physischen oder psychischen Gesundheitszustand; wir nutzen z. B. Informationen über einen Invaliditäts- oder Behinderungsstatus, um zu erwägen, ob wir beim Personalbeschaffungsprozess angemessene Anpassungen vornehmen müssen.
Führerscheinnummer (z. B. wenn für Hintergrundprüfung erforderlich)
Andere besondere Kategorien personenbezogener Daten – wie ethnische Herkunft, religiöse oder ähnliche Weltanschauungen, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Begehung oder vorgeworfene Begehung einer Straftat sowie jegliche Verfahren für eine begangene oder vorgeworfene Straftat von Ihnen, Beendigung solcher Verfahren oder Gerichtsurteil in solchen Verfahren.

Wir verarbeiten solche Daten nur, wenn notwendig, und um bestimmte Rechte von SurveyMonkey oder potenzieller Mitarbeiter zu wahren, im Rahmen des Arbeitsrechts oder für die Beurteilung Ihrer Arbeitskapazität. Diese Informationen können genutzt werden, um uns dabei zu helfen, die Einhaltung von Gleichstellungsgesetzen zu überwachen sowie die für Vorstellungsgesprächs- oder Bewerbungszwecke in Verbindung mit einer Behinderung oder sonstigen Einschränkung erforderlichen Anpassungen vorzunehmen. Bei den meisten Bewerbungen ist dies wahrscheinlich nicht der Fall, aber falls es notwendig sein sollte, behandeln wir diese Daten mit maximaler Diskretion. SurveyMonkey nutzt oder teilt sensible personenbezogene Daten nicht für andere Zwecke als solche, für die im Rahmen des California Consumer Privacy Act von 2018 („CCPA“) kein Opt-out möglich ist.

Wir verarbeiten nur Daten in Bezug auf Strafurteile oder Beteiligung an strafrechtlichen Verfahren, wenn dies gesetzlich zulässig ist oder Sie uns diese Informationen freiwillig bereitstellen.

Einwilligung

Im Prinzip verlassen wir uns nicht auf Ihre Einwilligung zur Nutzung von Daten. Wir bitten aber evtl. von Zeit zu Zeit nach Ihrer Einwilligung zur (i) Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck (einschließlich der Berücksichtigung für zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten bei SurveyMonkey oder zur Teilnahme an Personalbeschaffungs-Veranstaltungen) und/oder (ii) Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (einschließlich „besonderer“ oder „sensibler“ Daten) zum Schutz Ihrer wesentlichen Interessen oder der Interessen anderer. In diesem Fall werden wir Ihnen vollständige Details zu den Daten geben, die wir anfordern möchten, zum Grund, warum wir sie benötigen, sowie den Fakt, dass Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können und wie Sie dazu vorgehen. Falls Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir Ihre Bewerbung nicht weiter verarbeiten und Ihre personenbezogenen Daten unserer Aufbewahrungsrichtlinie entsprechend sicher vernichten.

Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen

Wenn Sie uns bestimmte personenbezogene Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Stellenbewerbung evtl. nicht verarbeiten oder Ihre Eignung für eine bestimmte Stelle nicht beurteilen, unsere rechtlichen Verpflichtungen nicht einhalten oder unser Geschäft nicht verwalten.

Sicherheit und Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten sicher in einer zentralisierten Datenbank und in bestimmten vertrauenswürdigen Drittanbieter-Tools. Für diese Orte besteht eine strikte Zugriffskontrolle. Der Zugriff auf personenbezogene Daten (einschließlich besondere Daten) in sowohl elektronischer als auch Papierform ist auf Mitglieder der Personalabteilung und Mitarbeiter mit berechtigtem und gerechtfertigtem Grund zur Ansicht solcher Daten beschränkt.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Wir legen Ihre personenbezogenen Daten evtl. einem Unternehmen der Gruppe² einschließlich, jedoch ohne Beschränkung, aus folgenden Gründen offen: zur Ausführung globaler Prozesse, für gruppenweites Reporting oder für Einstellungs- und Beförderungsentscheidungen. Von Zeit zu Zeit kann es notwendig sein, dass wir personenbezogene Daten Dritten oder Agenten gegenüber offenlegen. Dies umfasst u. a.:

Anbieter, die uns bei der Administration, Verarbeitung und beim Management bestimmter Aktivitäten in Bezug auf potenzielle Mitarbeiter unterstützen;
Einzelpersonen oder Unternehmen, die von SurveyMonkey beauftragt werden, bestimmte Services, Funktionen oder Beratung bereitzustellen, darunter externe Referenzbüros und Finanzinstitute;
Verwandte oder Rechtsvertreter potenzieller Mitarbeiter;

Regulatorische Körperschaften oder andere, denen gegenüber wir rechtlich verpflichtet sind, Informationen offenzulegen, darunter Kommissionen zu Beziehungen am Arbeitsplatz, relevante Behörden oder Ministerien, Gerichte und gerichtlich bestellte Personen;
Anwälte und Mediziner;
Anderes SurveyMonkey-Personal (einschließlich Personal von Partner- und Tochterunternehmen), das am Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozess beteiligt ist;
Gerichtsprozesse: um Rechtsberatung von unseren externen Anwälten oder in Verbindung mit einem Verfahren mit einem Dritten heranzuziehen;
Mediziner (auf Ihre Anfrage), beispielsweise im Zusammenhang mit Anpassungen bezüglich Barrierefreiheit oder einer Behinderung; und

Potenzielle oder tatsächliche SurveyMonkey-Käufer oder -Bieter.

Wir werden Sie im rechtlich zulässigen Ausmaß im Voraus informieren, falls wir vorhaben, Ihre personenbezogenen Daten für andere als die hierin genannten Zwecke oder anderen als den hierin genannten Parteien gegenüber weiter zu verarbeiten oder offenzulegen. Wir ergreifen alle angemessenen und gesetzlich vorgegebenen Schritte, um die Sicherheit, den Schutz und die Integrität solcher Daten und Informationen sicherzustellen und schließen, falls angemessen, Verträge mit solchen Dritten ab, dies ebenfalls zu tun.

Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR

Die von uns erfassten personenbezogenen Daten können für die oben angegebenen Zwecke einschließlich durch Personal, das für uns oder einen unserer Drittanbieter arbeitet, der in unserem Auftrag agiert, an Orte innerhalb oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) übermittelt bzw. dort gespeichert werden. Wir stellen in solchen Fällen angemessene Sicherheitsmaßnahmen bereit, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen.

Datenaufbewahrung

Daten werden gespeichert, solange sie für den Zweck erforderlich sind, für den die Daten erfasst und genutzt wurden, außer es ist ein längerer Zeitraum erforderlich, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten oder Rechtsansprüchen gerecht zu werden.

Für Bewerber aus Europa gilt: Wir speichern Ihre Daten nach Abschluss des gesamten Stellenbewerbungsverfahrens für einen Zeitraum von einem Jahr, es sei denn, Sie stimmen einer längeren Speicherung für zukünftige Stellenangebote zu. Wir speichern Ihre Daten auch dann länger, wenn wir gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet sind, sie für einen längeren Zeitraum aufzubewahren (z. B., wenn Sie bei SurveyMonkey angestellt sind).

Für Bewerber außerhalb Europas gilt: Wir speichern Ihre Daten nach Abschluss des gesamten Stellenbewerbungsverfahrens für einen Zeitraum von 5 Jahren, es sei denn, Sie stimmen einer längeren Speicherung für zukünftige Stellenangebote zu. Wir speichern Ihre Daten auch dann länger, wenn wir gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet sind, sie für einen längeren Zeitraum aufzubewahren (z. B., wenn Sie bei SurveyMonkey angestellt sind).

Ihre Datenrechte

Wenn Ihnen diese Rechte durch lokales Recht eingeräumt werden, haben Sie verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Sie haben Rechte zu Folgendem:

Zugriff auf eine Kopie Ihrer von SurveyMonkey gespeicherten personenbezogenen Daten (Auskunftsrecht);
Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls diese nicht richtig oder unvollständig sind;

Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen;
Einschränkung unserer Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen;
Verschieben (oder Übertragen) personenbezogener Daten, unter bestimmten Umständen automatisiert;
Widerspruch der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten unsere berechtigten Interessen sind;
Nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise beeinträchtigt;

Widerruf Ihrer Einwilligung zu jedem beliebigen Zeitpunkt, ohne dass sich das auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basierend auf der Einwilligung vor dem Widerruf auswirkt;
Bei der Ausübung dieser Rechte in keiner Weise diskriminiert zu werden und
Beschwerde beim Datenschutzbeauftragten oder einer anderen relevanten Aufsichtsbehörde in Ihrem Rechtsgebiet.

Diese Rechte können aber evtl. unter bestimmten Umständen nicht ausgeübt werden (z. B. wenn dies nötig ist, um gesetzliche Auflagen einzuhalten oder in Bezug auf Rechtsansprüche). Falls Sie diese Rechte ausüben möchten oder dazu einen autorisierten Agenten beauftragen möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Personalabteilung. Wir verlangen evtl. einen Ausweis, um Ihre Anfrage zu überprüfen.

Wir „verkaufen“ oder „teilen“ Ihre personenbezogenen Daten nicht und haben insbesondere keine Kenntnis davon, dass wir die personenbezogenen Daten von Stellenbewerbern unter 16 Jahren „verkaufen“ oder „teilen“ (Definition der Begriffe „verkaufen“ und „teilen“ gemäß CCPA).

Weitere Informationen

Falls Sie eine weitere Klarstellung in Bezug auf diese Erklärung benötigen, wenden Sie sich bitte an

hr-privacy@surveymonkey.com.

Die Datenschutzerklärung für Stellenbewerber von SurveyMonkey Global kann jederzeit aktualisiert werden. Wir benachrichtigen Sie evtl., wenn wesentliche Änderungen daran vorgenommen werden, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Es wird bestätigt, dass Sie ein Exemplar der Datenschutzerklärung für Stellenbewerber von SurveyMonkey Global erhalten haben und ihrem Inhalt zustimmen.

¹ SurveyMonkey kann sich auf SurveyMonkey Inc. oder jedes andere Partner- oder Tochterunternehmen von SurveyMonkey beziehen, das mit Einstellungsaufgaben betraut ist.

² Für die Zwecke dieser Erklärung bedeutet „Unternehmen der Gruppe“ ein Unternehmen, das eine Tochter- oder Holding-Gesellschaft von SurveyMonkey oder eine Tochtergesellschaft einer solchen Holding-Gesellschaft ist (für diesen Zweck haben „Tochtergesellschaft“ und „Holding-Gesellschaft“ die Bedeutungen gemäß Definition in den Abschnitten 7 und 8 des Companies Act 2014).

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