Wie ein IT-Manager mit Single Sign-On seine Umfragesoftware auf tausende von Benutzern skaliert hat

Die Aufgabe ist nochmals schwieriger, wenn Sie an der weltweit größten zweisprachigen Universität (Englisch-Französisch), der University of Ottawa (uOttawa), arbeiten, wo jedes Jahr durch Zu- und Abgang der Studierenden tausende Accounts gelöscht und neue erstellt werden müssen. Ohne eine SSO-Umfragesoftware hätten Sie ein echtes Problem.

Und genau vor diesem Problem steht Marc Alary, ein IT-Manager an der uOttawa.

Was den Kauf einer organisationsweiten Lösung noch komplizierter machte, war laut Marc Folgendes: „Die Universität ist eine große, dezentral organisierte Einrichtung.“

Das bedeutet für Forschende oder Professoren, die eine Umfrage durchführen wollen, dass sie manchmal direkt aus ihrem Forschungsbudget eine einmalige Lizenz bezahlen. Dies ist für die Universität wesentlich teurer als eine organisationsweite Lösung. In anderen Fällen bitten sie die IT-Abteilung, ihnen eine Lizenz auszustellen, was aber die Zuordnung von IT-Ressourcen basierend auf einer pro Fall ausgestellten Genehmigung impliziert – nicht gerade ideal im Hinblick auf die Effizienz.

Also hat sich Marc auf dem Markt nach einer Umfragelösung umgeschaut, mit der sich die Umfragedaten zentralisieren und der sich ständig ändernde Nutzerstamm verwalten ließen. Es versteht sich von selbst, dass dabei robuste, für Unternehmen geeignete Sicherheitsfunktionen ein Muss waren.

Seine Wunschliste?

Wenn Sie anstelle von Marc versucht hätten, eine Umfragesoftware für Organisationen zu finden, würden Sie sofort verstehen, dass es keine leichte Zeit für ihn war.

„Wir haben uns verschiedene Lösungen und Anbieter angeschaut“, erläutert Marc. „Alles war sehr teuer.“

Und dann kam SurveyMonkey Enterprise auf den Plan, das buchstäblich alle Anforderungen von Marc und der uOttawa erfüllte.

Buchstäblich. Alle Anforderungen.

„SurveyMonkey Enterprise bietet einfach alles, was wir benötigen“, sagt Marc. „Aber letztlich war es der Preis, über den ich die Verwaltung von dieser Lösung überzeugen konnte.“

Also machte sich die Universität daran, ihre Umfragedaten und die Nutzerverwaltung auf der SurveyMonkey-Plattform zu zentralisieren.

Mithilfe der Admin-Features, die allen Ansprüchen gerecht werden, kann Marc leicht die große Nutzerzahl verwalten. Und er kann detaillierte Nutzungsstatistiken erfassen, die er zu einem späteren Zeitpunkt braucht, um eine Verlängerung zu rechtfertigen.

„Mit diesen Zahlen kann ich zu unserem CIO gehen und sagen 'Dies bekommen wir für unser Geld, und so sieht die Nutzung von Umfragen an unserer Universität aus'.“

Marc ist äußerst zufrieden mit den Möglichkeiten, die er für eine verlängerte Nutzung von SurveyMonkey für jede und jeden an der Universität hat.

For instance, educators can use a ready-made university student satisfaction survey template, department heads can deploy the university faculty satisfaction survey template, and students and researchers can use surveys for all types of academic research.

„Wir hatten bisher keine Umfrageplattform, die auch Studierende nutzen konnten, es sei denn, sie haben sie selbst mitgebracht“, sagt Marc. „Das ist ein großer Fortschritt.“

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