Anfang 2020 stellte die Corona-Krise viele Produktionsbetriebe auf den Kopf und störte vehement die sorgfältig ausgearbeiteten Arbeitsabläufe. Als wichtige Hersteller begannen, ihre Produktionsstätten wieder zu öffnen, wurde die schnelle Überprüfung der Beschäftigten auf COVID-Symptome eine gewaltige logistische Aufgabe. Für Unternehmen wie Carlex Glass, eine Tochter der japanischen Central Glass, schienen die neuen Prozesse bestenfalls Gewinn und Produktivität stark einzuschränken und schlimmstenfalls nicht durchführbar zu sein. Carlex produziert Glas einschließlich Aftermarket-Produkte für große Automobilunternehmen. Mit 6 großen laufenden Produktionsstätten benötigte das Unternehmen Informationen zu 1.800 Mitarbeitenden – und das täglich.
Als Bill Walker, Chief Information Officer bei Carlex Glass, im April 2020 gemeinsam mit den anderen Geschäftsführern fieberhaft überlegte, wie diese Herausforderung zu bewältigen sei, kam ihm eine Idee.
„Der Vorstandsvorsitzende des Unternehmens stellte fest: 'Das wird richtig schwierig, denn in der Auffahrt werden 600 Menschen Schlange stehen und versuchen, für die Arbeit einzuchecken.'“ Bill meint: „An diesem Punkt warf ich die Idee in den Raum, dass wir eine Art automatisiertes Umfragetool für diese Aufgabe nutzen sollten.”
Durchführung täglicher Gesundheitschecks für tausende Mitarbeitende an zahlreichen Arbeitsstätten
Jeden Morgen hunderte Beschäftigte nach Symptomen oder Kontakt mit Infizierten zu fragen, wäre sehr mühselig und würde mehrere Mitarbeitende binden, die die Prüfstellen überwachen und versuchen müssten, zumindest einen gewissen Fluss aufrechtzuerhalten. Für ein Unternehmen in einer so wichtigen Branche, das wieder Fahrt aufnehmen und seine Lieferungen an die Kunden so zeitnah wie möglich realisieren musste, würden persönliche Fragen zur Gesundheit nicht funktionieren.
Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Frage zu Gesundheits-Symptomen mit Ja beantworten würde, wäre für die Zuständigen oder das HR-Team kein effizientes Arbeiten möglich, solange diese Person, während die nächsten Schritte eingeleitet würden, einfach vor der Tür stände. Und noch wichtiger, es könnten andere gefährdet werden, die gerade zur Arbeit kämen. Zusammengerechnet würden diese Aufgaben auf jeden Fall Zusatzkosten verursachen: Überstunden für das Personal an den Einlasstüren, mögliche Überstunden für andere Mitarbeitende, die für unerwartet Ausfallende einspringen müssten, und so weiter.
Eine weitere Komponente verkomplizierte das Ganze nochmals für Carlex, denn das Unternehmen hatte keine einheitliche Routine, um en masse mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren: Viele Beschäftigte hatten schlicht keine Firmen-E-Mail-Adresse. Diese Personen vorab über den anstehenden Prozess zu informieren würde der Schlüssel zum Erfolg sein.
Bill konnte auf ein erprobtes wie bewährtes Tool zurückgreifen und als Basis für ein neues System nutzen; als ehemaliger Nutzer von SurveyMonkey sah er einen klaren Weg für das Unternehmen vor sich und schlug der Geschäftsführung SurveyMonkey Enterprise als Lösung vor.
Aufrechterhaltung des Betriebs und regelmäßiges Informieren der Mitarbeitenden
Carlex ging als Erstes die interne Kommunikation zu seinem COVID-19-Reaktionsplan und zu den Plänen zur Rückkehr an den Arbeitsplatz an. Das Unternehmen nutzte SurveyMonkey zum Versenden digitaler Informationspakete an die Mitarbeitenden.
„Wir nutzten dieses Tool, um jede und jeden über das Kommende zu informieren“, erklärt Bill. „Dazu gehörten aktuelle Meldungen zum Betrieb, Mitteilungen von der Personalabteilung, Maßnahmen zur Eindämmung des Infektionsgeschehens und ein offener Brief vom Vorstandsvorsitzenden.“ Etwa zur gleichen Zeit sandte Carlex eine Umfrage zur Datenaktualisierung an die Teammitglieder, um in Zukunft eine bessere Grundlage für die Kontaktaufnahme mit den Beschäftigten zu haben und damit das Unternehmen für die nächste Phase des Projekts vorzubereiten.
Im nächsten Schritt erhielten die Mitarbeitenden eine Umfrage „Rückkehr an den Arbeitsplatz“, die vier Fragen in Bezug auf die zu jener Zeit geltenden Vorschriften des US-amerikanischen Gesundheitsministeriums umfasste. Nach den Anfangswochen wurde diese Umfrage zur Gesundheit auf drei Fragen abgeändert, um eine höhere Beantwortungsquote zu erreichen. Wurde eine Frage zu Symptomen mit „Ja“ beantwortet, wurde diese:r Mitarbeitende:r aufgefordert, nicht zur Arbeit zu kommen. Die Personalabteilung und Führungskräfte erhielten dann eine Meldung zu der Person, die die Frage bejaht hatte, so dass sie mit dieser die nächsten Schritte besprechen konnten. Im Laufe des Jahres wurde aus den täglichen Gesundheitschecks eine wöchentliche Umfrage zur erneuten Zertifizierung des Gesundheitszustandes. Wichtige Teams wie das zuständige Pandemiekontrollorgan, das Pandemic Oversight Committee, erhielten jeden Tag um 7 Uhr morgens über SurveyMonkey eine Meldung, aus der hervorging, welche Beschäftigten kontaktiert werden mussten. Carlex richtete außerdem mehrere Kioske am Einlasstor ein. Diese waren für all diejenigen gedacht, die den Gesundheitscheck noch nicht beantwortet hatten.
Absicherung der Betriebsstätten und ein signifikanter ROI
Bei der ersten Umfragerunde, die auch Aktuelles für Teammitglieder und Gesundheitszertifizierungen umfasste, waren die Beantwortungsquoten hoch, bis zu 70 %, so Bill. Das Unternehmen hat bis heute über 17.000 Antworten erfasst. Dadurch, dass die Umfrage so gut angenommen wurde, konnte das Unternehmen schnell wieder auf volle Kapazität gehen und in den folgenden Monaten Sicherheitsmaßnahmen beibehalten.
Die Bemühungen haben eine konsistentere Kommunikation mit den Mitarbeitenden geschaffen und haben das Bewusstsein im Unternehmen sowie die interne Kommunikation gestärkt. Bill führt aus, dass dieses Niveau an Kommunikation mit einem reinen persönlichen Check-in-Verfahren nicht möglich gewesen wäre. Darüber hinaus weist er auf die Ersparnis an Zeit und Mitteln hin.
„Wir hätten sonst jeden Morgen 1,5 Stunden investieren müssen, so waren es für jede Person nur 30 Sekunden. Auf diese Weise haben wir Kosten von mindestens 9.000 $ für die täglichen Überstunden eingespart, die sonst angefallen wären.“
Laut Bill überlegt Carlex jetzt, wie es SurveyMonkey auch auf andere Art nutzen kann.
„SurveyMonkey hat nicht nur mehr Effizienz bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz gebracht, sondern auch bessere interne Kommunikationsmittel für unsere Angestellten“, erläutert er. „Der ROI war beeindruckend.“
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