Erstellen und Verwenden von Online-RSVP-Formularen zur Optimierung Ihrer Events

RSVP ist ein Akronym, das für den französischen Ausdruck „répondez s'il vous plaît“ steht, was etwa so viel bedeutet wie „Um Antwort wird gebeten“. Viele von uns haben bereits Online-RSVP-Formulare bzw. Anmeldeformulare verwendet, um Antworten für eigene Events zu erfassen oder um anderen eine Antwort für ihre Veranstaltung zu übermitteln. Bei der Planung eines Events, ob virtuell oder persönlich, ist es wichtig zu wissen, wer teilnehmen wird.

Ganz gleich, ob Sie Teilnehmende aus ganz Deutschland oder aus der ganzen Welt erwarten, Online-Formulare sind die effektivste Möglichkeit, um zu erfahren, wer teilnimmt. Gleichzeitig erfassen Sie alle benötigten Informationen und haben diese auf Knopfdruck zur Hand.

Mit Online-Anmeldeformularen für Veranstaltungen jeder Art können Sie detaillierte Beantwortungen von allen Befragten erfassen. Je nach Event können Sie Ihr Online-Formular so anpassen, dass Sie nach den Details fragen, die Ihre Veranstaltung für alle Beteiligten angenehm machen.

Der wahrscheinlich nützlichste Aspekt bei der Verwendung von Online-RSVP-Formularen ist der, dass Sie alle Daten zentral in Echtzeit auf einem Dashboard erfassen, auf das Sie jederzeit per Computer, Tablet oder Smartphone zugreifen können.

Die wichtigste Information für jedes Event ist die Anzahl der Teilnehmenden. So hängt die Größe Ihres Veranstaltungsorts und die Menge der bestellten Speisen von genauen Zahlen ab. Schätzungen sind bei Events immer gefährlich. Wenn Sie die Anzahl der Gäste unterschätzen, kann es passieren, dass Sie einen überfüllten Raum und zu wenig Essen haben, oder umgekehrt, dass Sie bei Überschätzung einen riesigen Veranstaltungsort und zu viele Speisen haben – eine Geld- und Ressourcen-Verschwendung.

Wenn Sie ein Event ausrichten, hat der Komfort Ihrer Gäste Priorität. Haben einige Ihrer Gäste besondere Anforderungen an die Zugänglichkeit? Einschränkungen bei der Ernährung? Wenn Sie diese Informationen in Ihrem Online-Anmeldeformular erfragen, können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmenden alles bekommen, um Ihre Veranstaltung genießen zu können.

Die Informationen aus Ihrer Online-Anmeldung helfen Ihnen, persönlich auf Ihre Teilnehmenden einzugehen. Sie kennen zum Beispiel die Namen aller Gäste im Voraus, so dass Sie Tischkarten, Namensschilder usw. personalisieren können. Sie können auch die Kontaktinformationen aus dem RSVP-Formular nutzen, um vor dem Event Vorfreude aufzubauen.

Tipp: Vergessen Sie nicht, nach der Veranstaltung eine Befragung zu versenden, um nützliches Feedback von den Teilnehmenden für die Planung Ihrer nächsten Soirée, Party oder Konferenz zu erfassen.

RSVPs kennen wir häufig von Hochzeitseinladungen, aber sie können für jedes Event verwendet werden. Mit diesen bewährten Methoden kreieren Sie Ihre eigenen Online-Antwortformulare:

Auch wenn Sie bereits über die Kontaktdaten einiger Gäste verfügen, ist es wichtig, dass Sie diese über Ihr Anmeldeformular abfragen. Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Anschriften ändern sich ständig. Wenn Sie die Kontaktinformationen abfragen, haben Sie die aktuellen Daten, um Ihre Gäste zu erreichen.

Bitten Sie bei professionellen Veranstaltungen um Kontaktdaten, aber stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden wissen, dass diese für die Kontaktaufnahme bei zukünftigen Angeboten, Werbeaktionen und anderen Marketingzwecken verwendet werden. Dadurch können die Teilnehmenden wählen, ob sie persönliche oder berufliche Daten angeben möchten.

Sie werden Zeit brauchen, um einen angemessenen Veranstaltungsort und ein passendes Catering zu buchen. Daher sollten Sie die Frist für die Rückmeldung Ihrer Gäste auf dem Formular zur Anmeldung deutlich angeben. Überprüfen Sie Ihre Gästeliste am Stichtag und senden Sie gegebenenfalls Erinnerungen, aber warten Sie nicht zu lange auf Nachzügler. Sie müssen die endgültige Anzahl der Teilnehmenden ermitteln und Pläne machen.

Bei vielen Menschen kommen nach dem Absenden eines Online-Formulars Zweifel auf. Habe ich auf „Senden“ geklickt? Später dann: Habe ich mich bei dem Event angemeldet? Versenden Sie nach jeder Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail. Geben Sie darin die Veranstaltungsdetails an, damit die Teilnehmenden später Zeit, Ort und andere Einzelheiten nachlesen können.

Je nach Art des Events können Sie die folgenden Felder in Ihr Online-Anmeldeformular aufnehmen:

Die Schneckenpost gehört der Vergangenheit an. Vielleicht erinnern Sie sich noch an das Eintragen von Antworten und Daten Ihrer Gäste in langen Tabellen... und an die Sorge, dass Karten auf dem Postweg verloren gegangen oder dass Sie ein Detail in einer Antwort übersehen haben. 

Mit Online-Anmeldeformularen erledigen Sie das alles viel effizienter über das Internet.

Wenn Sie über die Kontaktinformationen Ihrer Veranstaltungsteilnehmer verfügen, können Sie Ihre Anmeldeformulare per E-Mail verschicken. Das ist ideal für Hochzeiten, Familientreffen und andere Events, bei denen Sie Ihre Gäste kennen.

Sie können die E-Mail-Adressen auch verwenden, um Antwort-Erinnerungen zu versenden.

Wenn Sie versuchen, eine große Zielgruppe für eine offene Veranstaltung zu erreichen, etwa eine Konferenz, eine Messe oder einen Auftritt eines Redners, können Sie das Formular für die Anmeldung in Ihre Website einbetten. Mit SurveyMonkey ist das ganz einfach, und die Besucherinnen und Besucher Ihrer Website haben sofortigen Zugriff auf die Online-Anmeldung.

Bewerben Sie den Link zu Ihrem Online-RSVP-Formular über kostenpflichtige Media-Kanäle und andere Marketingmaßnahmen, um den Datenverkehr auf Ihre Veranstaltungsseite und das Formular zu leiten.

Veröffentlichen Sie den Link zu Ihrer Veranstaltungsseite und dem Online-RSVP-Formular in den sozialen Medien. SurveyMonkey stellt Ihnen einen exklusiven Link zu Ihrem Online-Formular zur Verfügung, damit Sie Ihr Event in den sozialen Medien bekannt machen können. Eine durchschnittliche Person verbringt knapp zweieinhalb Stunden pro Tag in den sozialen Netzwerken. Deshalb ist dies die perfekte Bühne für Ihre Veranstaltungswerbung und den Link zum Anmeldeformular.

Mit SurveyMonkey ist es ganz einfach, ein Online-RSVP-Formular für Anmeldungen zu erstellen. Beginnen Sie einfach mit unserer Vorlage für Anmeldungen und Kontaktinfos. Alle unsere Vorlagen sind vollständig anpassbar, sodass Sie Logos, Bilder, Grafiken und Text perfekt abgestimmt auf Ihr Event ergänzen können.

SurveyMonkey bietet alles, was Sie zum Erstellen eines Online-Anmeldeformulars für Ihr Event benötigen. Fangen Sie mit unserer Vorlage an oder erstellen Sie ein eigenes Formular von Grund auf. Passen Sie im Formular alles ganz nach Ihren Wünschen an, von den Bildern bis hin zum Text.
Die Formularlösungen von SurveyMonkey helfen Ihnen einmal oder wann immer Sie wollen. Erstellen Sie noch heute ein Konto, um loszulegen. Oder nutzen Sie einen Tarif, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Legen Sie jetzt los!