So starten Sie ein Onboarding-Programm für Mitarbeitende (Leitfaden 2026)
Erfahren Sie, wie Sie Neueingestellte mit einem effektiven Onboarding erfolgreich in Ihr Unternehmen integrieren.
Das Onboarding für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist ein entscheidender Bestandteil des Mitarbeiterlebenszyklus. Es legt den Grundstein für die gesamte Mitarbeitererfahrung und hat sowohl auf die Bindung als auch auf die Zufriedenheit der Beschäftigten großen Einfluss.
Ein schlechtes Onboarding kann zu geringerer Leistung und Arbeitszufriedenheit sowie zu Fluktuation führen. Ein effektives Programm hingegen versorgt die Neueingestellten mit allen notwendigen Ressourcen und unterstützt sie, bei dem was sie für eine erfolgreiche Arbeit benötigen.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie ein Onboarding-Programm für Mitarbeitende entwickeln, das deren Bindung und Leistung steigert.
Was bedeutet Onboarding von Mitarbeiter:innen?
Das Onboarding von Mitarbeitenden ist der strukturierte Prozess, mit dem Personalverantwortliche Neueingestellte in das Unternehmen integrieren.
Dabei werden neue Beschäftigte mit den Werkzeugen, Ressourcen und Informationen ausgestattet, die sie für ihren beruflichen Erfolg benötigen. Ein Onboarding-Programm umfasst Elemente wie Einführung, Schulungen und Vorstellungsrunden, um mit Unternehmenskultur, Richtlinien und Teamdynamik vertraut zu machen.
So erstellen Sie ein Onboarding-Programm für Mitarbeiter:innen
Durch Onboarding-Programme für Mitarbeitende wird das Vertrauen neuer Beschäftigter ihrem aktuellen Arbeitgeber gegenüber aufgebaut, während gleichzeitig die langfristige Mitarbeiterbindung gefördert wird. Eine Studie ergab sogar, dass ein effektives Onboarding-Programm für Mitarbeitende die Bindungsquote um 82 % steigert.
Sehen wir uns nun an, wie Sie ein erfolgreiches Onboarding-Programm für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entwickeln und damit Ihr Business auch 2026 weiter optimieren.
Der Einstellungsprozess
Personalverantwortliche sollten das Onboarding-Programm frühzeitig beginnen, um einen nahtlosen Übergang zwischen Recruiting und der tatsächlichen Beschäftigung zu ermöglichen. So fühlen sich Neueingestellte von Anfang an unterstützt, was sich auf deren gesamte Erfahrung im Unternehmen positiv auswirkt. Ein reibungsloser Übergang stärkt außerdem das Image des Unternehmens als guter Arbeitgeber.
Die Unternehmenskultur können Sie bereits im letzten Vorstellungsgespräch durch Präsentationen oder Videos erlebbar machen. Dadurch erhalten Bewerbende einen besseren Eindruck vom künftigen Arbeitsumfeld und können eher beurteilen, ob das Unternehmen zu ihnen passt. Darüber hinaus wird so die Fluktuation reduziert, da neue Mitarbeitende schon vorab wissen, was sie erwartet.
Die Begrüßung
Sobald eine interessierte Person das Stellenangebot annimmt, sollte das Onboarding-Programm in vollem Umfang starten, denn wenn Erwartungen bereits vor dem ersten Arbeitstag klar kommuniziert werden, wirkt der Einstieg ins neue Arbeitsumfeld weniger einschüchternd.
Starten Sie das Onboarding-Programm für Mitarbeitende frühzeitig, indem Sie Folgendes versenden:
- Willkommenspaket: Ein Willkommenspaket enthält beispielsweise ein persönliches Begrüßungsschreiben, das Mitarbeiterhandbuch und einen Ablaufplan für den ersten Tag.
- Firmengeschenke: Geschenke mit Unternehmenslogo sind besonders bei Remote-Teams beliebt und helfen den Neuen, sich schnell mit der Unternehmenskultur zu identifizieren.
- Handgeschriebener Kurzbrief: Ein kurzer handschriftlicher Brief verleiht dem Ganzen eine persönliche Note und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl. Durch diese proaktive Geste der Personalabteilung wird der erste Eindruck, den neue Mitarbeitende vom Unternehmen gewinnen, positiv beeinflusst.
Die erste Woche
In der ersten Woche sollten neue Beschäftigte eine Ansprechperson zugewiesen bekommen. Weitere Hauptaufgaben sind das Kennenlernen des Teams und das Absolvieren von Schulungsmodulen.
Benennen Sie eine Ansprechperson
In der ersten Woche sollte allen neuen Mitarbeitenden eine feste Ansprechperson zur Seite gestellt werden, die sie durch das Onboarding begleitet. Diese Person ist zentrale Anlaufstelle für Fragen und liefert wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur.
Stellen Sie das Team vor
Die Vorstellung des Teams sollte idealerweise sofort stattfinden, entweder in einem Gruppentreffen oder einzeln. Solche Begegnungen helfen beim Kennenlernen der einzelnen Teammitglieder und erleichtern Neueingestellten den Einstieg.
Ausfüllen der Onboarding-Unterlagen
Die neuen Mitarbeitenden sollten alle für das Onboarding erforderlichen Formulare und Unterlagen ausfüllen. Dazu gehören beispielsweise:
- Angaben zur Erstellung einer eigenen beruflichen E-Mail-Adresse für das neue Unternehmen
- Angabe aller notwendigen steuerlichen Informationen
- Angabe der Bankverbindung für die Gehaltsüberweisung
- Unterzeichnung der Empfangsbestätigung für das Mitarbeiterhandbuch
- Ausfüllen und Unterzeichnung von Wettbewerbs- oder Vertraulichkeitsvereinbarungen
Vereinfachen Sie den Ablauf, indem Sie die Formulare per E-Mail an die Neueingestellten versenden und von diesen elektronisch unterschreiben lassen.
Schulen Sie die neuen Teammitglieder
Neue Mitarbeitende sollten in dieser Woche alle im Onboarding-Programm für Mitarbeiter:innen vorgeschriebenen Schulungsmodule absolvieren. So erwerben sie das nötige Wissen und die Kompetenzen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein.
Anschließend können Sie Umfragen zur Bewertung von Schulungen einsetzen, um von den neuen Beschäftigten Feedback zur Verständlichkeit der Kursinhalte und zur Relevanz der Lektionen zu erhalten. Außerdem erfahren Sie, wie gut die Vorbereitung der Neueingestellten auf ihre jeweilige neue Rolle war und können so Ihre Module entsprechend optimieren.
Insgesamt sorgen die eben genannten Aktivitäten für einen problemlosen Einstieg ins Unternehmen und fördern die Zusammenarbeit.
Planen Sie Zeit für Hospitationen ein
Hospitieren, oder auch Job Shadowing, ist eine effektive Methode, um neue Mitarbeitende mit ihrem Arbeitsumfeld vertraut zu machen. Durch solche Praxiseinblicke erfahren sie, welchen Einfluss die eigene Rolle auf die einzelnen Teammitglieder und deren Aufgaben hat. Planen Sie für die Neueinstellungen Hospitationen mit verschiedenen Personen aus relevanten Abteilungen ein.
Beginnen Sie mit der Einarbeitung
Beginnen Sie in der ersten Woche schrittweise mit der Einarbeitung. Starten Sie mit einfachen Aufgaben, bei denen neue Mitarbeitende die wichtigsten Tools und Projektmanagementsysteme kennenlernen.
Onboarding-Feedback nach 30 Tagen
Personalverantwortliche oder direkte Vorgesetzte sollten nach 30 Tagen mit den neuen Mitarbeitenden eine kurze Befragung zum Onboarding durchführen. So können sie die Effektivität der Schulungen bewerten und eventuelle Anliegen oder Probleme besprechen.
Unsere Vorlage für Onboarding-Feedback (nach 30 Tagen) fragt beispielsweise Folgendes:
- Wie gerne wenden Sie sich bei Fragen zu Ihrer Arbeit an Ihren Vorgesetzten bzw. Ihre Vorgesetzte?
- Erhalten Sie die Schulung und Ressourcen, die Sie für eine erfolgreiche Ausübung Ihrer Tätigkeit benötigen?
- Wie klar ist Ihnen, was während der Einarbeitungszeit von Ihnen erwartet wird?
Indem Sie die richtigen Fragen stellen, können Personalverantwortliche und Führungskräfte das Onboarding-Programm für Mitarbeitende stetig weiterentwickeln und verbessern.
Onboarding-Feedback nach 60 Tagen
Nach 60 Tagen sollte eine weitere Befragung stattfinden. Unsere Vorlage für Onboarding-Feedback (nach 60 Tagen) unterstützt HR-Teams bei der Einschätzung, wie sich neue Mitarbeitende eingelebt haben.
Diese Mustervorlage beinhaltet unter anderem folgende Fragen:
- Haben Sie Ihrer Meinung nach von Ihrem/r Vorgesetzten zu viel oder nicht genug Feedback erhalten oder in genau dem richtigen Maße?
- Stimmt Ihr Verantwortungsbereich Ihrer Meinung nach mit Ihren Erwartungen (aufgrund der Stellenbeschreibung) überein?
- Wie sehr fühlen Sie sich von Ihren Kollegen/Kolleginnen und der Teamleitung bei der Arbeit geschätzt?
Die Feedbackumfrage nach 60 Tagen bietet neuen Teammitgliedern ein motivierendes Onboarding-Erlebnis und fördert die Integration.
Feedbackbefragung nach 90 Tagen
Nach 90 Tagen sollten sich neue Beschäftigte in ihrer Rolle eingelebt und den Arbeitsalltag verinnerlicht haben. Diese regelmäßigen Befragungen vermitteln ein Gefühl der Unterstützung und tragen zum langfristigen Erfolg der Arbeitnehmer-/Arbeitgeberbeziehung bei.
Haben neue Mitarbeitende das Gefühl, von ihren Führungskräften nicht ausreichend unterstützt zu werden, fällt es ihnen oft schwer, Aufgaben effektiv zu erledigen. Regelmäßige Check-ins bieten Raum für Fragen und Feedback. Außerdem können Führungskräfte in diesen Gesprächen durch Leistungsrückmeldungen und konstruktive Kritik gezielt die Weiterentwicklung ihrer Teammitglieder fördern.
Die Vorlage für Onboarding-Feedback (nach 90 Tagen) fragt Folgendes:
- Wie zufrieden sind Sie bisher mit Ihrer neuen Rolle?
- Arbeiten Sie nun an Ihren beruflichen Aufgaben vollständig selbstständig, weitestgehend selbständig oder mit regelmäßiger Unterstützung?
- Wie optimistisch sehen Sie Ihre Karrieremöglichkeiten in Ihrer neuen Rolle?
Zu diesem Zeitpunkt sollten neue Teammitglieder Lern- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten erhalten, um deren Engagement, Wachstum und Kompetenzaufbau zu fördern.
Über Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit können Personalteams das Onboarding-Programm für Mitarbeitende kontinuierlich optimieren. Denn die Daten und Erkenntnisse, die aus dem Mitarbeiter-Feedback gewonnen werden, sind gerade bei der Effektivitätsbewertung des Onboardings von unschätzbarem Wert.
Best Practices für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
Folgen Sie diesen Best Practices, um Ihren neuen Beschäftigten ein effektives Onboarding zu bieten:
Legen Sie Onboarding-Meilensteine fest
Onboarding-Meilensteine leiten Neueingestellte durch ihr Onboarding und machen ihren Fortschritt messbar.
Zu den wichtigsten Meilensteinen zählen zum Beispiel:
- Begrüßung und Orientierung: Hier sollte ein positiver erster Eindruck vermittelt, das Team vorgestellt, die Unternehmensmission erläutert und Begeisterung bei den Neuen geweckt werden.
- Integration in Rolle und Team: Nach der ersten Woche sollten neue Mitarbeitende ihre Aufgaben kennen und das Team kennengelernt haben. Vereinbaren Sie Meetings mit wichtigen Kollegen und Kolleginnen und bieten Sie praxisnahe Schulung durch Hospitation an.
- Leistungs-Check-ins: Mit regelmäßigen Befragungen wird überprüft, wie gut sich die Neueingestellten an ihre Rolle gewöhnt haben. Bei diesen Gesprächen wird gemeinsam reflektiert, wie wohl sie sich in ihrem Team fühlen und welche Ziele erreicht wurden. Gleichzeitig ist dies eine gute Gelegenheit, offene Fragen zu klären.
- Bewertung der Probezeit: Am Ende der Probezeit sollten neue Mitarbeitende die für den entsprechenden Zeitraum festgelegten Meilensteine erreicht haben.
- Einjährige Betriebszugehörigkeit: Dies ist ein Meilenstein, den es zu feiern gilt. Drücken Sie zu diesem Anlass unter anderem mit einem Geschenk Ihre Wertschätzung aus.
Erkennen Sie auch kleine Erfolge an, um die Zufriedenheit der Teammitglieder aufrecht zu erhalten und die Freude über Fortschritte bei der Arbeit zu fördern.
Nutzen Sie Muster für Befragungen zum Mitarbeiter-Onboarding
Verwenden Sie Umfragen zum Onboarding neuer Mitarbeitender, um Feedback zu deren Erfahrung einzuholen. HR-Teams werten diese Erkenntnisse aus und können damit das Onboarding-Programm für künftige Neueinstellungen optimieren.
SurveyMonkey bietet verschiedene Vorlagen für Feedback-Umfragen zum Onboarding an, mit denen Sie den Prozess effizienter gestalten. Testen Sie diese Mustervorlagen:
Mit diesen von Fachleuten entwickelten Vorlagen können Sie ganz einfach Onboarding-Feedback einholen. Unsere Musterumfragen lassen sich individuell anpassen und mit Ihren Firmenfarben und Ihrem Logo branden.
So nutzen Sie Umfragen zum Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
Onboarding-Umfragen für Mitarbeitende bewerten die Wirksamkeit Ihres Onboarding-Programms. Die Ergebnisse zeigen, wo noch optimiert werden kann. Wählen Sie die Umfragevorlage, die am besten zu Ihrem aktuellen Onboarding-Meilenstein passt.
Verschicken Sie die Befragung zu einem strategischen Zeitpunkt an alle Neueingestellten, zum Beispiel 30, 60 und 90 Tage nach der Einstellung. Zusätzlich können Sie mit einer Umfrage im Vorfeld einer Schulung den Wissensstand der Neuen vorab erfassen. Sie erhalten eher aufrichtige Rückmeldungen, wenn Sie darauf hinweisen, dass alle Antworten vertraulich sind und ausschließlich zur Verbesserung des Onboardings dienen.
Nach der Feedbackerfassung können Sie die Daten dann analysieren, um Muster und Trends zu erkennen. Die Befragungen liefern sowohl quantitative als auch qualitative Ergebnisse und zeigen, was gut läuft und wo nachgebessert werden sollte. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Schulungsmaterialien des Onboarding-Programms gezielt zu optimieren und überall die nötige Unterstützung zu bieten. Sorgen Sie durch regelmäßige Befragungen für eine Kultur, die sich durch kontinuierliches Feedback und die Förderung der beruflichen Weiterentwicklung auszeichnet.
Vorteile von Umfragen zum Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
Diese Erhebungen sind effektive Tools zur Verbesserung des Onboarding-Erlebnisses. Einige der Vorteile sind im Folgenden aufgeführt:
- Bessere Kommunikation und Feedback-Loops: Durch Feedback zum Onboarding-Programm für Mitarbeitende werden Kommunikation und Austausch im Unternehmen gefördert. Neue Beschäftigte können so offen ihre Anliegen, Erfahrungen und Herausforderungen schildern. Dank des Feedbacks kann die Personalabteilung Probleme frühzeitig erkennen und dadurch die Fluktuation senken.
- Messung der Effektivität: Darüber hinaus wird ermittelt, wie effektiv der aktuelle Onboarding-Prozess ist. Mitarbeitende teilen mit, was ihnen gefällt und wo sie Verbesserungsbedarf sehen, sodass das HR-Team das Onboarding gezielt optimieren kann. Die Ergebnisse zeigen, in welchen Bereichen Ressourcen fehlen oder Inhalte unklar waren. So können Optimierungen frühzeitig umgesetzt werden, noch bevor langfristige Folgen entstehen.
- Stärkung des Vertrauens: Indem Sie die Neueingestellten um Feedback bitten, fördern Sie deren Engagement und Vertrauen. Wer sich ernst genommen und wertgeschätzt fühlt, bleibt dem Unternehmen eher treu. Wird das Feedback dann auch umgesetzt, zeigt dies, dass die Meinung der Mitarbeitenden wirklich zählt. Dies führt zu einem starken Engagement und damit zu wertvollen Beiträgen und hoher Produktivität der einzelnen Beschäftigten.
- Standardisierung und Benchmarking: Durch regelmäßige Befragungen können Sie Trends im zeitlichen Verlauf analysieren und Benchmark-Werte aufstellen. So kann die Personalabteilung das Onboarding-Programm für Mitarbeitende kontinuierlich weiterentwickeln und dessen Effektivität steigern.
Denken Sie auch an Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice
Remote-Mitarbeitende machen oft andere Erfahrungen als ihre Kolleginnen und Kollegen vor Ort und benötigen möglicherweise besondere Unterstützung bei der Einarbeitung. Daher sollten HR-Teams gezielt Maßnahmen ergreifen, um eine positive digitale Onboarding-Erfahrung für Remote-Beschäftigte sicherzustellen.
- Virtuelle Begrüßungssession: Organisieren Sie eine digitale Begrüßungsrunde, damit neue Mitarbeitende das Team virtuell kennenlernen können.
- Einstiegspaket per E-Mail: Ein digitales Einstiegspaket erleichtert Remote-Mitarbeitenden den Start in die erste Arbeitswoche.
- Ansprechperson: Eine feste Ansprechperson, die virtuell erreicht werden kann, ist wichtig für Fragen und gleichzeitig eine sympathische Begleitung für neue Teammitglieder, die remote arbeiten.
- Regelmäßige Check-ins: Führen Sie häufige Gespräche mit Remote-Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass diese alle Ressourcen für ihren beruflichen Erfolg zur Verfügung haben.
- Teaminteraktionen: Stärken Sie den Zusammenhalt im Team, indem Sie informelle Treffen und den Austausch im Team unterstützen.
Erstellen Sie ein Onboarding-Training für Mitarbeitende
Personalteams sollten spezielle Schulungen für Führungskräfte, Ansprechpersonen und Teamleitungen anbieten, die am Onboarding-Programm beteiligt sind. Ein solches Training sollte eine individuell auf die jeweilige Rolle zugeschnittene Onboarding-Checkliste beinhalten. Dadurch bereiten Sie alle Beteiligten optimal auf die Betreuung neuer Mitarbeitender vor.
Häufige Fragen zum Onboarding-Programm für Mitarbeiter:innen
- Welcher Zusammenhang besteht zwischen dem Onboarding-Programm für Mitarbeitende und der Mitarbeiterbindung?
- Wie können Sie Remote-Mitarbeitende in Ihrem Onboarding-Programm einbinden?
Optimieren auch Sie Ihr Onboarding-Programm für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Umfragen
Ein effektives Onboarding-Programm für Mitarbeiter:innen ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Belegschaft. Setzen Sie Prioritäten bei der Entwicklung eines hervorragenden Programms für die Einarbeitung, um die Bindung zu fördern und die Produktivität zu steigern.
SurveyMonkey unterstützt HR-Teams dabei, ihr Onboarding-Programm für Mitarbeitende zu optimieren und kontinuierlich Feedback zu erfassen. Beginnen Sie jetzt damit und registrieren Sie sich kostenlos bei SurveyMonkey.