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Eine Veranstaltung planen: Vorlagen und praktische Tipps

Mit zielgerichteten Umfragen wird die Veranstaltungsplanung einfacher und effizienter.

Waren Sie schon einmal mit der Planung einer Veranstaltung – etwa einer Konferenz oder einer Hochzeit – betraut? Ob groß oder klein, geschäftlich oder privat, leger oder im Smoking: Sie wissen genau, dass die Planung solcher Events viel Arbeit bereitet.

Sie müssen den Veranstaltungsort buchen, das Essen planen, Einladungen versenden sowie Zu- und Absagen im Blick behalten. Auch wenn hinter einer gelungenen Veranstaltung viel Mühe steckt, möchten Sie doch alles für ihren Erfolg tun.

Damit alles läuft wie gewünscht, ist die Erstellung eines Veranstaltungsplans unverzichtbar. Doch wie gehen Sie dabei am besten vor?

Im Rahmen einer guten Eventplanung sammeln Sie alle Informationen, die zum Gelingen der Veranstaltung elementar sind. Machen Sie sich in Ruhe eine Checkliste: Eine Veranstaltung zu planen braucht eine gute Übersicht. Überlegen Sie sich, welche Informationen Sie für Ihren Veranstaltungsplan benötigen. Dazu können zum Beispiel gehören:

Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Veranstaltung planen, müssen Sie viele verschiedene Meinungen, Bedingungen und Vorlieben berücksichtigen. Bevor Sie sich für eine Teamentwicklungs-Veranstaltung, einen Veranstaltungsort oder eine Party entscheiden, versenden Sie eine Umfrage zu geschäftlichen Veranstaltungen, um alle Daten zu erfassen, die Sie für eine fundierte Entscheidung benötigen. Lassen Sie sich Fragen beantworten wie:

  • Was für eine Art der Veranstaltung ist geplant?
  • Was soll beim Event im Mittelpunkt stehen?
  • Steht die Budgetplanung?
  • Liegt bei der Location der Fokus auf Funktionalität oder Atmosphäre?
  • Welche technische Ausstattung (Deko, Licht, Audio, Leinwand und ähnliches) wird benötigt?
  • Ist eine Beschilderung erforderlich?
  • Ist ein Ticketing bzw. ein Ticketverkauf geplant?
  • Wie sieht der Ablaufplan am Tag des Events aus? 

Sie müssen genau wissen, wie hoch die Teilnehmerzahl ist, damit die passende Location gebucht werden kann und die Sitzgelegenheiten für alle Anwesenden reichen. Versenden Sie eine einfache Einladung, in der Sie um Anmeldungen bitten, um Namen, Adressen, die Personenanzahl und andere notwendige Informationen zu erhalten und so Ihre Veranstaltung genau planen zu können.

Sie wollen den Besuchern Ihres Events das bestmögliche Erlebnis bieten. Sorgen Sie also dafür, dass Sie so gut es geht auf individuelle Anforderungen eingehen. Sie können im Vorfeld der Veranstaltung beispielsweise abfragen, ob

  • Lebensmittelunverträglichkeiten und Allergien vorliegen.
  • eine bestimmte Ernährung bevorzugt wird (vegetarisch, vegan).
  • für Barrierefreiheit gesorgt werden muss (Rollstuhl, Gehhilfen oder ähnliches).
  • Unterstützung bei Anreise und Unterkunft benötigt wird.

Je nach Größe des Events und dem Veranstalter variieren hier natürlich die Möglichkeiten und Dringlichkeiten.

Auch die erfahrensten Veranstaltungsplaner können noch dazulernen, was die Organisation gelungener Events betrifft. Nach größeren Veranstaltungen sollte auf jeden Fall eine Nachbereitung oder Nachbesprechung mit allen Mitwirkenden durchgeführt werden. Ermitteln Sie außerdem nach der Veranstaltung mit einem unserer Feedbackfragebögen, wie die Veranstaltung angekommen ist. Sie können allgemeine Fragen wie „Wie einzigartig war die Veranstaltung?“ oder konkretere Fragen wie „Was hat Ihnen am Unterhaltungsprogramm gefallen?“ stellen.

Unser Tipp: Je mehr Zeit vergeht, umso mehr Details geraten in Vergessenheit. Sie möchten jedoch genau wissen, was Ihren Gästen gefallen bzw. nicht gefallen hat und was sie sich für das nächste Mal wünschen. Befragen Sie sie also, solange die Erinnerung an die Veranstaltung noch frisch ist.

Unser Tipp: Je mehr Zeit vergeht, umso mehr Details geraten in Vergessenheit. Sie möchten jedoch genau wissen, was Ihren Gästen gefallen bzw. nicht gefallen hat und was sie sich für das nächste Mal wünschen. Befragen Sie sie also, solange die Erinnerung an die Veranstaltung noch frisch ist.

Eine Umfrage rund um die Durchführung der Veranstaltung erscheint Ihnen als zu aufwendig und zeitintensiv? Das muss nicht sein! SurveyMonkey stellt Ihnen Tools und Checklisten zur Verfügung, die Ihnen beim Erstellen und Versenden einer Umfrage zur Veranstaltungsplanung helfen. Sie können die Umfragevorlagen direkt übernehmen oder individuell anpassen. So ist die Erstellung der Umfragen schnell und einfach erledigt und Sie erhalten das notwendige Feedback, um auch weiterhin tolle Partys oder Firmenveranstaltungen zu organisieren.

Veranstaltung planen: Vorlage

Planen Sie in Ihrer Nachbarschaft ein Straßenfest, einen privaten Flohmarkt, ein Grillfest oder ein Fest anlässlich eines Feiertags? Mit dieser Vorlage mit sechs Fragen können Sie die Interessen, Verfügbarkeiten und Vorlieben Ihrer Nachbarn erfassen.

Diese Basisvorlage mit zehn Fragen bildet einen guten Ausgangspunkt für eine Konferenz oder eine andere Veranstaltung, die Sie planen. Erfahren Sie, was sich die Teilnehmer für die Veranstaltung wünschen, welche Fragen ihrer Meinung nach dort behandelt werden sollten, wie der Registrierungsprozess verlief usw.

Diese äußerst einfache, vier Fragen umfassende Vorlage für Zu-/Absagen zu Ihrer Veranstaltung gestattet es Ihnen, unkompliziert zu erfragen, wer Ihre Party besuchen wird, ob diese Personen noch weitere Gäste mitbringen werden und ob sie spezielle Wünsche haben.

Denken Sie, nachdem alles wieder abgebaut ist, der Müll weggebracht wurde und alle wieder zu Hause sind, daran, Ihren Nachbarn diesen Feedbackfragebogen mit 21 Fragen zur Veranstaltung zuzusenden. So können Sie ermitteln, wie erfolgreich diese war, und Ideen für das nächste Fest sammeln.

Marathonläufe, Fahrradausflüge, Walkathons und andere Sportveranstaltungen sind ideal für unsere Feedbackvorlage für Ausdauersportveranstaltungen. Finden Sie mit dieser 16-Fragen-Umfrage heraus, was gut gelaufen ist, was noch verbessert werden muss und was sich die Teilnehmer für das nächste Mal wünschen.

Fragen Sie nach einer Party mit Unterhaltungsprogramm Ihre Gäste nach ihrem Eindruck. Mit dieser 16 Fragen umfassenden Umfrage erhalten Sie Feedback zum Unterhaltungsprogramm und Veranstaltungsort sowie zu den Vorabinformationen für die Veranstaltung.

Diese vielseitige 14-Fragen-Umfragevorlage für Veranstaltungen können Sie ohne Überarbeitung einsetzen. Oder Sie passen sie individuell an, um ausführlicheres Feedback zu Ihrer Veranstaltung zu erhalten, z. B. zu Preis-Leistungs-Verhältnis, Sauberkeit, Hilfsbereitschaft des Personals und anderen Aspekten.

Diese Feedbackvorlage mit 14 Fragen ist auf Unternehmensveranstaltungen zugeschnitten (kann aber problemlos angepasst werden) und enthält Fragen zu den Zielen, zur Organisation und zu den Moderatoren.

Versenden Sie nach einer Firmenveranstaltung oder Konferenz eine Umfrage, um zu erfahren, wie erfolgreich sie war. Bei dieser Feedbackumfrage mit 18 Fragen werden Themen wie Lieferanten, Moderatoren, Personal und Veranstaltungsort behandelt.

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Gehen Sie auf Entdeckungsreise – mit unseren Toolkits können Sie Feedback in Ihrer Position oder Branche optimal nutzen.

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