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5 Strategien für das Planen erfolgreicher Firmen-Events

Berücksichtigen Sie unseren Leitfaden und planen Sie Ihr Firmen-Event so, dass es alle Erwartungen übertrifft.

Wenn Sie ein Firmen-Event planen, besteht das Erfolgsrezept in der Regel aus einem ausgewogenen Verhältnis zwischen informativ und interaktiv sowie produktiv und unterhaltsam. Dieses Gleichgewicht zu finden, ist zwar nicht immer einfach, aber mit ein wenig Know-how ist es möglich. Machen Sie mit 5 einfachen Methoden für erfolgreiche Firmenveranstaltungen selbst aus dem langweiligsten Jahrestreffen eine unterhaltsame, produktive Angelegenheit.

Einer der Schlüssel zum Erfolg von Firmen-Events ist das Einholen von Teilnehmer-Feedback während des gesamten Ablaufs. Nutzen Sie unsere Umfragesoftware für das Event-Management, um verschiedene Aspekte Ihrer Konferenz oder Ihres Meetings vor, während und nach der Veranstaltung zu bewerten. Mit diesen Umfragen erfahren Sie in Echtzeit, was Sie tun können, um Ihr Event noch besser zu machen.

Beachten Sie diese Tipps beim Planen Ihres Firmen-Events, denn das sind Faktoren, die für den Erfolg der Veranstaltung wichtig sind:

  • Smarte Ziele: Nutzen Sie SMART-Ziele, um einen Plan zu erstellen. SMART steht für „specific, measurable, achievable, relevant und time-bound“, also spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitlich begrenzte Ziele. Sie bilden die Grundlage Ihrer Veranstaltung und sind die Bindeglieder, die alle Komponenten zusammenhalten.
  • Sicherheit: Sorgen Sie für die Sicherheit der Mitarbeitenden, Teilnehmenden und Vortragenden. Natürlich wird es an Ihrem Veranstaltungsort bereits einige Sicherheitsmaßnahmen geben. Überprüfen Sie sie trotzdem. Wenn Sie sich in einem Gebiet befinden, in dem zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen erforderlich sind, denken Sie daran, Personen für diesen Zweck zu beauftragen und dies in Ihr Budget einzuplanen. Zur Sicherheit gehört auch die Gesundheit. Selbst wenn keine pandemischen Zustände herrschen, Grippewellen und andere Krankheitserreger sind eine nicht zu vernachlässigende, unangenehme Gefahr für die Personen auf Ihrem Firmen-Event. Halten Sie deshalb Masken bereit, falls diese von Personen benötigt werden. Stellen Sie außerdem Spender für Handdesinfektionsmittel im Veranstaltungsraum auf und sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden, ausreichend Abstand voneinander halten können. Diese Maßnahmen helfen, die Sicherheit zu erhöhen sowie Ansteckungen unter den Teilnehmenden zu verhindern und damit auch potentielle Kosten für Ihr Unternehmen nach dem Firmen-Event zu vermeiden.
  • Budget: Bleiben Sie auf jeden Fall im Rahmen des Budgets. Legen Sie ein realistisches Budget fest und halten Sie sich daran. In der Regel sollten Sie 10 % des Budgets für unvorhergesehene Ausgaben einplanen.
  • Einbeziehen der Anwesenden: Die besten Firmen-Events binden die Teilnehmenden in die Veranstaltung ein. Diese sind normalerweise aus beruflichen Gründen dort, aber es sollte ihnen auch Spaß machen. Seien Sie innovativ. Sorgen Sie für gute Unterhaltung!
  • Erfassen Sie Feedback: Sammeln Sie Ideen von den Teilnehmenden für alles Mögliche, von Blogbeiträgen bis hin zu Produktverbesserungen. Nutzen Sie Umfragen und/oder nehmen Sie sich Zeit für Gespräche mit den Teilnehmenden, um Erkenntnisse für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Machen Sie selbst aus dem langweiligsten Jahrestreffen eine unterhaltsame, produktive Angelegenheit. Mit diesen 5 einfachen Methoden für erfolgreiche Firmen-Events ist das ein Leichtes.

Nichts ist frustrierender als ein Meeting oder eine Konferenz, die kein Ziel hat. Das ist reine Zeitverschwendung! Verleihen Sie Ihren Unternehmens-Events echte Wirksamkeit, indem Sie sich für jede Veranstaltung ein klares Ziel setzen. Verwenden Sie für die Zielsetzung einfach die erwähnte SMART-Methode:

  • Vergessen Sie vage Ziele wie „Einigkeit fördern“, „Diskussionen anregen“ oder „alle auf den neuesten Stand bringen“. Überlegen Sie sich stattdessen ein spezifisches Ziel, das ein konkretes Problem in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche angeht. Für dieses Problem sollte es allerdings auch eine echte Lösung geben.
  • Am Ende des Tages sollten Sie feststellen können, ob Sie Ihr Ziel tatsächlich erreicht haben oder nicht. Setzen Sie sich deshalb ein messbares Ziel und bleiben Sie auf Kurs, indem Sie schrittweise Benchmarks verwenden. Splitten Sie Ihr Ziel auf und verwenden Sie Zahlen, um den Erfolg zu definieren, wann immer dies möglich ist.
  • Machen Sie Ihr Ziel zu etwas Erreichbarem. Die Teilnahme an einem Meeting oder einer Konferenz mit einem unerreichbaren Ziel ist nahezu genauso frustrierend wie die Teilnahme an einem Meeting oder einer Konferenz ohne Ziel. Bevor Sie ein Ziel setzen, stellen Sie sich vor, wie die erfolgreiche Zielerreichung aussieht.
  • Unternehmen setzen sich jeden Tag Ziele und erreichen sie auch. Die meisten davon sind für das Wohlergehen des Unternehmens wichtig, aber nicht wichtig genug, um ein ganzes Event darauf aufzubauen. Wählen Sie ein Ziel, das relevant genug ist, um Teilnehmende aus Ihrem gesamten Unternehmen oder Ihrer Branche anzulocken.
  • Nicht jedes Ziel kann in ein paar Tagen erreicht werden. Wählen Sie ein Ziel aus, bei dem das möglich ist. Setzen Sie ein Ziel, das zeitlich an das Ende Ihrer Veranstaltung gebunden ist.

Sobald Sie ein Ziel gefunden haben, teilen Sie es den Teilnehmenden, Moderatoren, Mitarbeitenden und Freiwilligen mit. Die Teilnehmerzahl bei Ihrem Event steigt, wenn die Menschen wissen, worum es geht.

Sie wissen, wie eine nicht motivierende Veranstaltung aussieht: dröhnende Vortragende, Mitarbeitende, die ständig auf die Uhr schauen, Teilnehmende, die in ihren Klappstühlen dösen. Sorgen Sie für Unterhaltung und Aufmerksamkeit unter den Teilnehmenden, indem Sie interaktive Elemente wie Teambuilding-Übungen, Seminare, Umfragen und Quiz in Echtzeit sowie immersive Lernmöglichkeiten einflechten, durch die die Teilnehmenden aktiv bei Ihrem Event dabei sind.

Wenn das Ziel Ihrer Veranstaltung darin besteht, neue Fähigkeiten zu vermitteln, sind interaktive Aktivitäten sogar noch wichtiger. Immersive Lernangebote geben den Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre neuen Fähigkeiten zu üben, wodurch sie das Wissen vertiefen. Außerdem können die Teilnehmenden dadurch sofortiges Feedback von den Ausbildern der Veranstaltung erhalten.

Berücksichtigen Sie die Lernkurve. Sie kann Ihnen dabei helfen, die Teilnehmenden auf neue Art und Weise einzubeziehen und letztlich Ihr Event optimieren. Planen, fördern und verwalten Sie die Firmenveranstaltungen, indem Sie die Vorteile neuer Technologien nutzen. Hier einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Veranstaltung mit Innovationen bereichern können:

  • Versenden Sie vor der Veranstaltung eine Umfrage, um Ihre Optionen zu testen. Die Ergebnisse der Fragen zu bevorzugten Veranstaltungsorten, Terminen, Vortragenden und Zielen können Ihnen helfen, ein Firmen-Event zu planen, das so viele Teilnehmende wie möglich zufriedenstellt.
  • Erstellen Sie eine Event-App mit Beschreibungen der einzelnen Programmpunkte und Zeitplänen sowie Informationen zur Logistik, etwa Parkplätzen. Derzeit nutzt etwa die Hälfte aller Teilnehmenden diese Apps, um sich auf einer Veranstaltung zurechtzufinden. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie während Ihres Events mit der App Umfragen und Befragungen in Echtzeit durchführen.
  • Werben Sie für Ihr Event im Internet mit Instrumenten wie Promo-Codes, E-Mail-Marketing, Social-Media-Marketing, geschlossenen Facebook-Gruppen für Teilnehmende und Instagram-Beiträgen.

Für eine erfolgreiche Unternehmensveranstaltung ist Flexibilität äußerst wichtig. Begrüßen Sie innovative Veränderungen, wie die oben genannten, mit denen Sie Ihr Event besser auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden abstimmen können.

Gute Unternehmens-Events enden nicht nach dem letzten Programmpunkt. Stattdessen leben sie in Form von dauerhaften Geschäftsbeziehungen, fesselnden Anekdoten und echten Veränderungen weiter. Erstellen Sie gute Materialien für die Nutzung nach dem Event, etwa Online-Videos und Webinare, die das Ziel Ihrer Veranstaltung unterstreichen. Die Teilnehmenden können auf diese Ressourcen zurückgreifen, wenn sie eine Auffrischung benötigen.

Finden Sie mit einer Feedback-Umfrage nach dem Event heraus, wie Sie Ihre nächste Veranstaltung verbessern können. Da Teilnehmende, Vortragende und Mitarbeitende unterschiedliche Seiten eines Events sehen, sollten Sie für jede dieser Gruppen eine eigene Umfrage erstellen.

  • Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre Zufriedenheit mit bestimmten Aspekten der Veranstaltung zu bewerten, z. B. mit dem Ort, den Veranstaltungsräumen, den Terminen, den Vortragenden und den Programmpunkten.
  • Lassen Sie die Vortragenden, ihre Zufriedenheit mit den Reisevorbereitungen, der Unterkunft, der Unterstützung durch das Personal, den Teilnehmenden und der Höhe der Vergütung bewerten.
  • Fragen Sie die Mitarbeitenden nach ihrer Zufriedenheit mit der Organisation, den Teammitgliedern, der Teamführung und der Höhe der Vergütung.

Bitten Sie jede Gruppe in einer offenen Frage um ihre abschließenden Gedanken. Diese Antwort verrät viel darüber, was die Einzelnen bei einer Veranstaltung für wichtig halten. Erstellen Sie eine Roadmap für den künftigen Erfolg, indem Sie die erhaltenen Antworten auf diese und andere Fragen zusammenfassen.  Weitere Informationen zum Einholen von Feedback zu Ihrer Unternehmensveranstaltung finden Sie in unserem ultimativen Leitfaden für Event-Umfragen.

Wenn es um etwas so Dynamisches wie eine Unternehmensveranstaltung geht, kann der Erfolg kommen und gehen. Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, sollten Sie so viel Feedback wie möglich von jedem Event einholen. Anhand des Feedbacks können Sie herausfinden, wie Sie weiterhin Events durchführen können, die ansprechend und relevant sind.

Nutzen Sie dafür einfach SurveyMonkey, indem Sie sich für ein Konto registrieren. Wir haben alle nötigen Tools, die Sie zum Erfassen und Analysieren von Umfragedaten benötigen. Diese Daten bieten Ihnen eine Grundlage für bessere Veranstaltungsentscheidungen. Wählen Sie den Tarif von SurveyMonkey, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht und veranstalten Sie mithilfe der entsprechenden Tools stets ein erfolgreiches Event.

Weitere Hilfe beim Planen zukünftiger Firmen-Events erhalten Sie mit unserer Checkliste für die Veranstaltungsplanung und durch die wissenschaftlich bewährten Fragebogenvorlagen.