Online-Terminplaner
Wie Sie schnell und einfach Termine koordinieren!
Sie wollen einfach mit ein paar Freunden mal wieder essen gehen oder ein Business-Meeting aufsetzen? Und das ohne bereits Monate vorher anzufragen? So einfach ist das gar nicht. Normalerweise läuft eine Terminfindung ungefähr so ab: Sie fragen an:
„Liebe Kollegen/-innen, wann würde es bei Euch übernächste Woche passen, könnt Ihr Terminvorschläge schicken?“ Sie erhalten eine oder mehrere Antworten: „Da sieht es schon voll aus, vielleicht Dienstag zwischen 8 und 10? Oder Donnerstag gegen Abend 4-6?“
Nach einer Woche dann folgende Antwort:
„Nein, sorry jetzt bin ich total voll, wann würde es bei Dir noch passen?“
Wenn Sie Termine per E-Mail vereinbaren, werden Sie leider in kürzester Zeit den Überblick über Ihr Postfach verloren haben. Folgende Probleme treten bei Terminvereinbarungen regelmäßig auf:
- Hoher Zeitaufwand durch Schreiben von E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten
- Kein Überblick mehr über Ab- und Zusagen
- In der Folge chaotische und unprofessionelle Terminplanung
Jeder von uns hat eine Vielzahl von Terminen – egal ob beruflich oder privat. Wenn dann noch eine größere Gruppe zu einem fixen Termin zusammenfinden soll, kann es kompliziert werden. Natürlich können Sie einfach einen Termin ansetzen und hoffen, dass dieser für viele passt. Möchten Sie allerdings sicher gehen, dass bestimmte Menschen zusagen oder möglichst viele, dann nutzen Sie am besten einen Online-Terminplaner.
Wie funktioniert eine Online-Terminumfrage?
Eine Online-Terminumfrage eignet sich für mehrere Personen oder auch größere Gruppen. Der Organisator trägt einige Termine in das Online-Tool ein und fügt die gewünschten Teilnehmer hinzu. Diese werden dann per E-Mail über die möglichen Termine informiert. Jeder trägt seine Wunschtermine in die Liste ein und schickt diese zurück an den Organisator. Dieser sieht nun auf einen Blick, welcher Termin für die ganze Gruppe am besten passt. Wenn ein Teilnehmer einmal vergisst auf eine E-Mail zu antworten, kann das Tool eine Erinnerung senden, bzw. eine neue Frist setzen.
Wofür können Sie eine Online-Terminumfrage nutzen?
Nutzen Sie den Online-Terminplaner für alle Treffen und Zusammenkünfte, für die sie normalerweise Einladungen oder Anfragen per E-Mail versenden würden. Einige Beispiele haben wir im Folgenden zusammengestellt:
- Meetings
Für die Organisation von Meetings ist eine Online-Terminumfrage bestens geeignet. Mit ihrer Hilfe können Sie ein Meeting erst einmal planen. Wann kann es stattfinden? Die gewünschten Teilnehmer tragen ihre Verfügbarkeiten in den Terminplaner ein. Als Organisator sehen Sie auf einen Blick, welcher Termin sich herauskristallisiert, d.h. zu welchem Termin die meisten der gewünschten Teilnehmer verfügbar sind. Mit dem Terminplaner können Sie außerdem z.B. gleich erfragen, welchen Standort und welches Menü die Teilnehmer favorisieren.
- Arbeitspläne
Auch wenn Sie ein Unternehmen im Schichtbetrieb führen, können Sie den Online-Terminplaner nutzen. Ihre Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten direkt in den Terminplaner eintragen. So können Sie auf einen Blick erkennen, wie der Schichtplan aussehen kann. Sie müssen sich nicht erst durch hunderte von E-Mails wühlen oder WhatsApp-Nachrichten lesen.
- Events und Familienfeiern
Hier können Sie lange im Vorfeld einer größeren Veranstaltung damit beginnen, einen optimalen Termin für eine Hochzeit oder Geburtstagsfeier zu finden. Erfragen Sie bei Ihren Gästen deren Verfügbarkeit. Diese können Sie dann abstimmen mit der Location, in der das Event stattfinden soll. Wählen Sie den Termin, zu dem am meisten Ihrer Gäste verfügbar sind. Vergessen Sie nicht, ein „Save the Date“ frühzeitig an Ihre Gäste zu verschicken. Alle können sich den Event-Termin dann freihalten.
- Stundenpläne
Sie möchten Ihre Unterrichtsstunden bestmöglich an den Wünschen Ihrer Schüler ausrichten? Wann ist z.B. die beste Zeit für eine Chorprobe oder eine Yoga-Stunde? Wann ist das Interesse Ihrer Schüler besonders groß? Sollten Sie mehr Abendstunden anbieten oder sogar am Wochenende? Ist eine Yoga-Stunde um 17 Uhr zu früh, weil Ihre Teilnehmer/-innen noch auf dem Weg von der Arbeit nach Hause sind? Finden Sie es heraus mit einer Online-Terminumfrage für Gruppen.
Wie Sie Ihre Online-Terminumfrage mit SurveyMonkey erstellen!
Sie planen gerade schon ein größeres Meeting oder Event? Die Gästeliste ist fertig und jetzt suchen Sie noch nach dem optimalen Termin? SurveyMonkey unterstützt sie bei Ihren Events und Business-Meetings. Sparen Sie sich ein volles E-Mail-Postfach und erstellen Sie jetzt einfach Ihre Befragung zur Terminplanung mit SurveyMonkey. Die passenden Vorlagen dazu finden Sie hier. Übrigens können Sie Ihre Gäste und Kunden auch nach der Veranstaltung nach ihrem Feedback fragen!
Konkrete Schritte zum Erstellen Ihrer (vielleicht ersten) Umfrage mit SurveyMonkey finden Sie unter „So erstellen Sie eine Umfrage in 4 einfachen Schritten“.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!