So holen Sie effizient Einverständniserklärungen online ein

Mit unseren Online-Einverständniserklärungen können Sie die erforderlichen Unterschriften in kürzester Zeit erfassen. Einwilligungsformulare liefern das informierte Einverständnis für die Teilnahme an bestimmten Aktivitäten oder die Zustimmung zu weitergehenden Vereinbarungen. Oft wird auch um die Angabe sensibler Daten gebeten, die die meisten aufgrund von Sicherheitsbedenken nur ungern elektronisch übermitteln. 

Aber wenn Sie Online-Formulare über die entsprechende Plattform nutzen, wissen die Teilnehmenden, dass ihre Angaben sicher und geschützt sind. Denn alle erfassten Daten werden bei SurveyMonkey zentral und sicher gespeichert. Musterformulare helfen Ihnen beim Verfassen und bei der Distribution eigener Einverständniserklärungen.

Einwilligungsformulare haben unter anderem zum Ziel, das Risiko für Unternehmen zu reduzieren, wenn diese mit anderen Parteien Geschäfte machen oder Aktivitäten durchführen. Diese Erklärungen berechtigen die entsprechenden Unternehmen, falls nötig, im Rahmen der vertraglichen Bestimmungen rechtliche Schritte einzuleiten. Online-Einwilligungsformulare werden deshalb empfohlen, weil sie für alle Beteiligten ein zentrales Dokument bilden, auf das sie sich berufen können. 

Anders als Einverständniserklärungen in Papierform sind Online-Formulare einfacher zu verwalten und die Daten können später bequem abgerufen und eingesehen werden.

Ein Vorteil von Online-Einwilligungsformularen ist die einfache Zugriffsmöglichkeit. Dadurch, dass sie online abgerufen werden können, kann zum Beispiel der Prozess bei Verträgen beschleunigt werden und der Verwaltungsaufwand für solche Einverständniserklärungen wird reduziert. Dank der Online-Verfügbarkeit kann außerdem eine individuelle Vorlage erstellt werden, was die Planung für zukünftige Aktivitäten erleichtert. 

Online-Formulare für Einwilligungen sind besonders aus folgenden Gründen zu empfehlen:

Integrationen für Online-Formulare bieten universelle Sichtbarkeit in Echtzeit für alle administrativen Nutzer. Durch diesen Ansatz können Prozesse und Workflows effizienter gestaltet und die Produktivität gesteigert werden. Die erfassten Daten können Sie gut speichern und nach Bedarf abrufen, um damit ein Muster zu erstellen oder zu referenzieren. Durch Integration der gewonnenen Daten in andere Softwaresysteme wird die Effizienz nochmals erhöht, Fehler werden dank der Integrationen reduziert. 

Hier haben wir kurz zusammengefasst, wie Sie als Unternehmen von Integrationen profitieren:

Online-Formulare für Einwilligungen sind in fast jedem Geschäftsbereich eine sinnvolle Ergänzung. Insbesondere für ein schnelles Onboarding sind sie ein probates Werkzeug. Die Formulare selbst können im Homeoffice oder im Büro entweder auf dem Computer oder dem Mobilgerät digital signiert werden. Für Services im Kosmetikbereich können sie Grundlage für Regeln oder einen Verhaltenskodex sein und in der Medien- und Unterhaltungsbranche können sie die Bedingungen klarstellen. 

Bei Neueinstellungen oder dem Start eines neuen Business können in solchen Einwilligungsformularen die grundlegenden geforderten Verhaltensregeln festgelegt werden. Sobald Ihr Unternehmen wächst, können Sie mühelos diese wichtigen Informationen an alle Neuen online weitergeben und die Formulare als Basis für Aktualisierungen und Revisionen nutzen. Das Experience Software-Managementsystem von SurveyMonkey beispielsweise hilft beim Tracken, welche Parteien welchen Vertrag und welche Abänderungen unterzeichnet haben. 

Am Arbeitsplatz oder in anderen Teams können Einverständniserklärungen eingesetzt werden, um von allen Beteiligten auf einfache Weise die Zustimmung zu bestimmten Regeln oder zu einer neuen Richtlinie zu erhalten und zu speichern.

In der Schönheits- und Kosmetikbranche sind Einverständniserklärungen besonders dann wichtig, sobald es um invasive Eingriffe geht wie Schönheitsoperationen, Botoxeinspritzungen oder Tätowierungen. Aber auch für andere kosmetische Behandlungen wie die Haarentfernung per Laser oder Wachs, Wimpernverlängerungen oder die Fettreduktion durch Kälte ist es sinnvoll, die schriftliche Einwilligung des Kunden oder der Kundin einzuholen. Mit den Einwilligungsformularen von SurveyMonkey können Sie leicht das nötige Einverständnis dokumentieren. 

Einwilligungsformulare in dieser Branche schützen sowohl die Kund:innen als auch Ihr Business. Die Formulare senden Sie entweder per E-Mail an die Kundinnen und Kunden oder diese werden auf Ihrer Website auf ein solches Formular geleitet, das dann Teil der Online-Terminbuchung ist. Name, Behandlung und weitere Angaben werden so bereits vor dem eigentlichen Termin eingetragen, was die Registrierung beschleunigt und Ihnen ermöglicht, in der gleichen Zeit mehr Kund:innen zu behandeln.

In der Unterhaltungsindustrie geht es unter anderem um verschiedene Kunstformen, die je nach Bedarf in einem Projekt ausgetauscht werden. Ohne eine Einverständniserklärung wird es schwierig festzustellen, wer das Urheberrecht hat und wer für welche Kunstform entlohnt wird. Mit dem Online-Einwilligungsformular können Regisseure und Produzenten ganz bequem die Rechte an einem Kunstwerk erwerben, wodurch gleichzeitig auch der betreffende Künstler oder die entsprechende Künstlerin geschützt werden. Die entsprechenden Mustervorlagen können auch von Fotostudios oder Agenturen, die Werbematerial produzieren, verwendet werden, damit dieses Material auch in anderen Kampagnen zum Einsatz kommen kann.

Fangen wir vorne an: Wie entwerfe ich am besten ein Einwilligungsformular? Als Erstes gilt es zu verstehen, welche Art von Vereinbarung benötigt wird. Beschreiben Sie diese dann möglichst konkret. Beide Parteien sollten sich darüber im Klaren sein, wozu sie ihre Einwilligung erklären. Legen Sie auch ganz transparent dar, warum Sie, falls zutreffend, in dem entsprechenden Formular um die Angabe von sensiblen Daten bitten. 

Achten Sie beim Erstellen Ihres Formulars darauf, dass beide Parteien sich über den Inhalt der Vereinbarung im Klaren sind. Ein Einwilligungsformular beinhaltet, dass beide Parteien aus dem Vertrag Nutzen ziehen, Kompromisse sind in der Regel immer dabei. Und alle Bestimmungen sollten eindeutig formuliert sein.

Hier ein paar Tipps, worauf Sie beim Erstellen eines Einwilligungsformulars achten sollten: 

Seien Sie so konkret wie möglich, wenn es um ein Einverständnis für Aktivitäten geht, denn dies ist die Basis für eine informierte Einwilligung. Das Aufführen der möglichen Risiken kann sinnvoll sein, damit alle an dem Vertrag Beteiligten die Vereinbarung voll und ganz verstehen. Falls Sie Sorge haben, dass Sie zu spezifisch sein könnten, folgen Sie der allgemeinen Regel, dass der Inhalt in das vorgesehene Formular passen sollte. Zur Erinnerung: Einwilligungsformulare sollen für alle beteiligten Parteien verbindliche Regeln aufstellen und sie schützen. 

In einem Einwilligungsformular ist es, wie bereits erwähnt, wichtig, Details anzugeben und eindeutige Formulierungen zu wählen. Denn alle Parteien müssen den Wortlaut des Formularinhalts verstehen. Vermeiden Sie Fachjargon und halten Sie die Sprache eher einfach, damit alle Beteiligten die Vertragsbestimmungen vollständig verstehen. Angenommen, Sie sind eine Fachkraft aus der Kosmetikbranche und entwerfen ein Formular für Kund:innen. Dann vermeiden Sie Fachbegriffe, die Sie in Gesprächen mit Kolleg:innen verwenden würden. Wenn es andererseits um eine Geschäftsbeziehung zwischen Parteien derselben Branche geht, ist Fachsprache möglicherweise die richtige Wahl. 

Klare und eindeutige Sätze sind auch bei der Fotofreigabe sinnvoll, damit nicht später bei Verwendung des Materials in digitaler Form Probleme auftreten.

Klären Sie alle Parteien über die Datenschutzpraktiken Ihrer Kundensoftware auf, sobald Sie Online-Formulare nutzen. Diese Praktiken stellen Sie am besten direkt zu Anfang vor und fügen einen Link ein, der zu der entsprechenden Datenschutzerklärung führt. Eine solche Klarstellung am Anfang bewirkt, dass die Teilnehmenden das nötige Vertrauen haben, Ihnen ihre Daten mitzuteilen. Legen Sie immer dar, wie Sie mit den erfassten personenbezogenen Daten umgehen und wie sie geschützt werden.

TIPP: Erfahren Sie, wie Sie die über Einverständniserklärungen und Umfragen erfassten Daten schützen. 

Durch die Verwendung von vorgefertigten Formularen und Fragen können Sie den Formularentwurf effizienter machen. Dabei können Sie aus zahlreichen kostenlosen Musterformularen und Umfragevorlagen von SurveyMonkey auswählen. Diese sind in der Wortwahl an die verschiedenen Branchen angepasst. Sie können sie aber auch individuell auf Ihre besonderen Geschäftsbedingungen und Ihre Marke zuschneiden. Beispielsweise können Sie Ihr Logo einfügen und Ihre eigenen Markenfarben verwenden. 

SurveyMonkey bietet Mustervorlagen für die Erstellung einer Online-Einverständniserklärung zum Beispiel für die Medien- und Unterhaltungsbranche oder die Schönheits- und Kosmetikbranche, von der Fotofreigabe bis zum Tattoo. Wählen Sie einen Tarif, der zu Ihrem Budget passt.