Der beste Zeitpunkt für den Versand einer Umfrage ist der, zu dem die Menschen am konzentriertesten und am ehesten bereit sind zu antworten. Die folgenden einfachen Regeln geben Ihnen einen guten Ausgangspunkt:
- E-Mail-Umfragen: Der beste Zeitpunkt für den Versand einer E-Mail-Befragung ist in der Regel Dienstag bis Donnerstag, von 9 bis 11 Uhr in der jeweiligen Ortszeit der Empfänger und Empfängerinnen. Der Versand am späten Vormittag mitten in der Woche sorgt in der Regel für die höchsten Öffnungs- und Abschlussquoten.
- Berufliche Zielgruppen: Versenden Sie auf jeden Fall an einem Werktag. Vermeiden Sie Wochenenden und Feiertage, da dann viele offline sind und sich die Postfächer schnell mit ungelesenen E-Mails füllen.
- Transaktionale Umfragen und Erhebungen nach Events: Versenden Sie die Befragung so schnell wie möglich. Das heißt am besten direkt nach einer Supportinteraktion oder einem spezifischen Produktereignis und innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach einer Veranstaltung.
Erinnerungen: Haben Sie noch nicht ausreichend viele Beantwortungen erhalten, können Sie eine Erinnerung nach 48 bis 72 Stunden und eine letzte Erinnerung etwa an Tag 7 senden. Bei zu vielen Erinnerungen schalten die Empfänger:innen vielleicht ab, sodass sie wenig zusätzlichen Nutzen bringen.
Kombinieren Sie diese Regeln fürs Timing mit einem durchdachten Umfragedesign, damit Ihre Einladungen klar, für Mobilgeräte optimiert und einfach auszufüllen sind.
So beeinflusst das Timing die Sichtbarkeit Ihrer Umfrage
Sind die Menschen fokussiert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Befragung geöffnet und ausgefüllt wird. Das trifft meist auf Werktage zu: An diesen Tagen sind die Beantwortungsquoten deutlich höher als am Wochenende.
Die Sichtbarkeit hängt jedoch nicht nur vom Wochentag ab. Auch die genutzten Geräte ändern sich im Tagesverlauf und beeinflussen, wie einfach Antworten gesendet werden können. Am späten Nachmittag und abends werden Befragungen überwiegend mobil beantwortet, während am Morgen und frühen Nachmittag eher Desktopgeräte eine Rolle spielen.
Der richtige Gerätemix ist entscheidend. Längere Erhebungen mit offenen Fragen funktionieren oft besser am Desktop, weil das Tippen dort leichter fällt. Wenn Sie jedoch Konzepttests mit Bildern, Elementen der Benutzeroberfläche oder Produktabläufen durchführen, können Zeitfenster mit einer stärkeren Interaktion auf Mobilgeräten hilfreich sein, da gleich getestet werden kann, wie die Ideen auf den kleineren Bildschirmen wirken.
Der richtige Versandzeitpunkt wirkt sich darauf aus, wer Ihre Umfrage sieht, wie sie genutzt wird und wie viele sie vollständig beantworten. Mit dem richtigen Timing können Sie gezielt das Feedback erhalten, das Sie brauchen, und zwar nicht nur für mehr Klicks, sondern auch für fundiertere Daten.
E-Mail, In-App, SMS, Social Media
In verschiedenen Kommunikationskanälen antworten die Menschen zu verschiedenen Zeiten. Daher hängt der beste Zeitpunkt für den Versand einer Befragung auch vom genutzten Channel ab.
- Für E-Mails eignen sich die üblichen Arbeitszeitrhythmen. Öffnungen am späten Vormittag und frühen Nachmittag erfolgen überwiegend auf Desktopgeräten, was längere Umfragen, umfangreichere Anfragen und Aufgaben unterstützt, die auf einem größeren Bildschirm besser funktionieren.
- In-Produkt- oder In-App-Befragungen sollten auf die Zeiten der aktiven Nutzung abgestimmt werden. Hierbei ist die Tageszeit weniger entscheidend als der genaue Zeitpunkt in den Arbeitsabläufen, zu dem die Erhebung erscheint. Mikroumfragen funktionieren besonders gut, wenn sie direkt nach Abschluss einer Aufgabe ausgelöst werden.
- Umfragen per SMS erreichen die Menschen überall, oft mit stark ausgeprägter mobiler Nutzung am Abend oder am Wochenende. Nutzen Sie sehr kurze, gut durch Tippen zu beantwortende Fragen, um Abbrüche zu vermeiden.
- Bei Links auf Social Media kommt es stark auf das Nutzungsverhalten auf den Plattformen an: In Pendelzeiten, Mittagspausen und am Abend wird oft am meisten geklickt. Rechnen Sie überwiegend mit Antworten auf Mobilgeräten und passen Sie das Design entsprechend an.
Mehr zum Thema: Best Practices und Channels für den Versand von Umfragen
Beachten Sie die unterschiedlichen Zeitzonen
Versenden Sie Befragungen in der jeweiligen Ortszeit der Teilnehmenden statt zu einem weltweiten Einheitszeitpunkt, um die Abschlussquoten zu erhöhen und Hürden zu senken. Testen Sie zunächst zwei häufig erfolgreiche Zeitfenster an Werktagen: 9 bis 11 Uhr und 13 bis 14 Uhr in der Zeitzone der Befragten.
Diese einfachen Regeln können Ihnen dabei helfen:
- Nutzen Sie Automatisierung für die Berücksichtigung von Zeitzonen. Schreiben Sie eine globale Empfängerliste an, dann planen Sie den Versand anhand der Ortszeit, sodass Teilnehmende in New York, London und Sydney Ihre Einladung jeweils zu einem ähnlichen Zeitpunkt ihres Tages erhalten.
- Beachten Sie Zeitumstellungen. Prüfen Sie rund um die Umstellung auf Sommer- oder Winterzeit genau, ob Ihre Befragung wirklich im geplanten lokalen Zeitfenster versendet wird, besonders wenn Ihre Zielgruppen in Regionen mit und ohne Zeitumstellung leben.
- Planen Sie internationale Erhebungen anhand der vor Ort geltenden Werktage. In manchen Regionen geht die Arbeitswoche von Sonntag bis Donnerstag statt von Montag bis Freitag, oder das Wochenende fällt auf andere Tage. Richten Sie Ihr Umfrage-Timing an den lokalen Gegebenheiten aus, statt von einem einheitlichen „richtigen“ Rhythmus auszugehen.
Achten Sie auf eine Optimierung für Mobilgeräte
Umfragen werden immer häufiger auf Mobilgeräten beantwortet, wobei die Teilnahme abends und am Wochenende besonders wahrscheinlich ist. Müssen Sie Ihre Befragung also am Wochenende versenden, gestalten Sie sie unbedingt mobilfreundlich:
- Fassen Sie sich kurz. Stellen Sie nur wenige zentrale Fragen, die die Teilnehmenden in wenigen Minuten am Smartphone beantworten können.
- Verwenden Sie mobilfreundliche Formate. Setzen Sie auf geschlossene Fragen, kurze Antwortfelder und ein kompaktes Design ohne Scrollen.
- Sehen Sie sich eine Vorschau auf unterschiedlichen Geräten an. Stellen Sie sicher, dass der Text gut lesbar ist, Bilder richtig dargestellt werden und Schaltflächen einfach zu bedienen sind, bevor Sie Ihre Befragung final versenden.
- Weniger kann mehr sein. Haben Sie viele Fragen, überlegen Sie, später eine zusätzliche Erhebung zu einem für Desktopgeräte optimalen Zeitpunkt zu versenden, statt alles in einen langen Fragebogen für das Wochenende zu packen.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand einer Umfrage während des Tages?
Der beste Zeitpunkt für den Versand einer Befragung während des Tages ist der späte Vormittag, typischerweise zwischen 9 und 11 Uhr. Dann sind die Beantwortungsquoten am höchsten und die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Ihr Fragebogen geöffnet und ausgefüllt wird.
Die Aktivität nimmt ab 7 Uhr zu, steigt kontinuierlich an und erreicht ihren Höhepunkt gegen 10 Uhr. Nach einem Rückgang zur Mittagszeit gibt es am frühen Nachmittag wieder einen Anstieg, mit einem weiteren Höhepunkt um 14 Uhr, bevor die Interaktionen langsam wieder abnehmen.
Dieses Muster gilt vor allem von Dienstag bis Freitag, daher sind die Zeitfenster am Morgen und frühen Nachmittag am zuverlässigsten für hohe Beantwortungsquoten. Profi-Tipp: Möchten Sie nicht extra früh aufstehen oder Ihre eigene Produktivität am Montagmorgen schmälern, können Sie Ihre Umfrage einfach automatisch zu einem bestimmten Datum und einer Uhrzeit versenden lassen.
Es gibt eine Ausnahme von diesem Muster: das Wochenende. An Samstagen steigen die Beantwortungsquoten am frühen Morgen an und erreichen ihren Höhepunkt meist um 10 Uhr – ähnlich wie an Werktagen – nehmen danach aber deutlich ab. Sicher haben die meisten Menschen am Samstagnachmittag und -abend Besseres zu tun, als Befragungen auszufüllen. Möchten Sie also am Wochenende Antworten erhalten, sind wieder die frühen Morgenstunden am besten geeignet.
Beste Versandzeiten für unterschiedliche Zielgruppen
Verschiedene Zielgruppen haben verschiedene Tagesrhythmen. Diese Matrix zeigt gängige Muster auf, die Teams als Grundlage für erste Hypothesen vor dem Testen nutzen können.
| Zielgruppe | Empfohlene Zeitfenster | Begründung |
| Büroangestellte | 9–11 Uhr; 13–14 Uhr | Hohe Desktop-Aktivität, geeignet für längere Umfragen |
| Schichtarbeitende | Früher Nachmittag, Zeitfenster nach der Schicht | Vorhersagbare Pausen, mehr Beantwortungen auf Mobilgeräten |
| Außendienstmitarbeitende | Früher Morgen, früher Abend | Aktivität an Einsatzorte gebunden, mobile Nutzung |
| Studierende | Später Vormittag, früher Abend | Lernzeiten, gemischte Gerätenutzung |
| Globale Teams | Zeitfenster je nach Region | Einheitliches Timing entsprechend der Zeitzonen |
Bester Wochentag für den Versand einer Umfrage
Die besten Wochentage für den Versand einer Befragung sind Montag bis Donnerstag.
Unsere bisherigen Erkenntnisse zeigen, dass Montag gut für Themen funktionieren kann, die sich auf wöchentliche Arbeitsabläufe beziehen, wohingegen Freitag meist schlechter abschneidet, da viele schon zum Wochenabschluss oder Wochenende übergehen. Die Mitte der Woche bleibt vor allem für E-Mail-Erhebungen die verlässlichste Wahl.
Diese Muster gelten auch für spezielle Befragungen wie Net Promoter Score (NPS®)-Umfragen. Viele Teams beginnen damit, den Montag bis Donnerstag zu testen, und vermeiden den späten Freitag, da die Arbeitswoche für viele dann bereits endet.
Diese Zeiten und Tage sollten Sie beim Versenden von Umfragen vermeiden
In bestimmten Versandzeitfenstern kommt es regelmäßig zu geringeren Beantwortungsquoten. Vermeiden Sie:
- Feiertage
- Tage mit anderen relevanten Ereignissen, wie Produkteinführungen, Firmenevents oder Betriebsschließungen
- die Nachtstunden in jeder Region
- Freitage, insbesondere bei geschäftlichen Zielgruppen
Viele Teams nutzen einen einfachen, gemeinsamen „No-Send“-Kalender, um Feiertage, Phasen mit hoher Arbeitsbelastung oder Tage, die für eine geringe Beteiligung bekannt sind, zu vermeiden.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand von Umfragen nach einem Event?
Der beste Zeitpunkt für den Versand einer Befragung nach einem Event ist innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach dem Event, wenn die Eindrücke noch frisch sind und sich die Teilnehmenden an Details erinnern können.
Sie müssen nicht bis zum nächsten Werktag warten. Egal ob Konferenz, Webinar, Workshop oder Konzert: Wenn Sie Ihre Umfrage ein bis zwei Tage nach der Veranstaltung versenden, erinnern sich die Teilnehmenden noch gut, was ihnen gefallen hat, was besonders hervorzuheben ist und was verbessert werden könnte.
Wie unsere Eventplanungs-Expertin und Power-Nutzerin Berenice Lai erklärt, besuchen manche viele Veranstaltungen und vergessen die Details schnell: „Am besten Sie befragen Ihre Teilnehmenden möglichst bald, solange die Erinnerung noch frisch ist. Denn wer viele Events besucht, vergisst schnell die kleinen Dinge, die gefallen oder gestört haben.“
In der Praxis sollten Sie Ihre Befragung nach einer Veranstaltung möglichst innerhalb von 24 bis 48 Stunden versenden, um klares und zuverlässiges Feedback zu erhalten, bevor Details in Vergessenheit geraten.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand von transaktionalen Umfragen?
Der beste Zeitpunkt für den Versand einer transaktionalen Befragung ist so nah wie möglich an der Interaktion, zu der Sie Feedback einholen möchten. Bei Supportgesprächen heißt das in der Regel, dass die Erhebung direkt nach dem Chat oder Schließen des Tickets versendet wird.
Für Umfragen nach dem Kauf gilt häufig ein anderer Rhythmus. Kundinnen und Kunden benötigen Zeit, um das Produkt zu erhalten, auszupacken oder auszuprobieren, bevor sie fundiertes Feedback abgeben können. Deshalb werden diese Befragungen meist erst Stunden oder Tage später versendet, abhängig davon, welche Erfahrung Sie messen möchten.
Durch die Automatisierung von transaktionalen Erhebungen per Zeitplan oder über Integrationen wie Zapier bleibt das Timing bei jeder Interaktion konsistent. Diese Beständigkeit hilft Ihnen, saubere, vergleichbare Daten zu gewinnen, ohne auf manuelles Versenden angewiesen zu sein.
Erinnerungen, die funktionieren
Die Erinnerungsstrategie ist genauso wichtig wie der eigentliche Versandzeitpunkt. Viele Teams stellen Folgendes fest:
- Die erste Erinnerung funktioniert am besten nach 48 bis 72 Stunden.
- Eine zweite und letzte Erinnerung etwa am 7. Tag erreicht weitere Teilnehmende.
- Zusätzliche Erinnerungen bringen in der Regel nur wenig Erfolg und können zu einer Umfrageermüdung führen.
Dieser einfache Rhythmus für 1 bis 2 Erinnerungen hält das Engagement am Laufen, ohne Ihre Zielgruppe zu überfordern.
Testen, lernen und kontinuierlich optimieren
Schon kleine Änderungen am Versandzeitpunkt können große Erfolge bringen. Mit einem zweiwöchigen A/B-Test vergleichen Sie verschiedene Tageszeiten oder Wochentage, indem Sie jeweils einen Teil Ihrer Zielgruppe ansprechen. Kennzahlen wie Öffnungs-, Klick- und Abschlussraten zeigen, welches Zeitfenster am besten funktioniert. Die Zeit mit dem besten Ergebnis kann dann zum Standard für künftige Befragungen werden. Regelmäßige erneute Tests helfen dabei, die Performance aufrechtzuerhalten, wenn sich das Verhalten ändert.
Fazit
Der beste Zeitpunkt für den Versand einer Umfrage ist in der Mitte der Woche und am späten Vormittag. Die besten Ergebnisse erzielen Sie jedoch, wenn Sie das Versandfenster gezielt an Ihre Zielgruppe, den Kommunikationskanal und den Umfragetyp anpassen. E-Mail-Befragungen funktionieren meist besonders gut dienstags bis donnerstags zwischen 9 und 11 Uhr, während für In-Produkt-Anfragen und SMS andere tägliche Muster gelten. Behalten Sie die Gerätenutzung im Blick, damit Layout und Länge sowohl auf Mobilgeräten als auch am Desktop gut aussehen.
Passen Sie den Versand stets an die jeweilige Zeitzone der Empfangenden an und vermeiden Sie wichtige Feiertage, Tage mit anderen Ereignissen sowie die Nachtstunden. Um stabile Beantwortungsquoten ohne Ermüdung zu erreichen, nutzen Sie ein einfaches Erinnerungsmuster: eine Erinnerung nach 48 bis 72 Stunden und eine letzte Erinnerung etwa am 7. Tag.
Kleine A/B-Tests helfen, das optimale Timing zu finden. Vergleichen Sie zum Beispiel Morgen- mit Nachmittagsstunden oder Montag mit Mittwoch und tracken Sie Öffnungs-, Klick- und Abschlussraten, um das am besten funktionierende Zeitfenster zu ermitteln. Überprüfen Sie das Timing regelmäßig, da sich das Nutzungsverhalten je nach Kommunikations-Channel oder Gerät ändern kann.
NPS, Net Promoter und Net Promoter Score sind eingetragene Marken von Satmetrix Systems, Inc., Bain & Company und Fred Reichheld.
