Sie haben viel Zeit darauf verwendet, die perfekte E-Mail-Umfrage zu erstellen. Jetzt ist sie versandbereit und Sie können es kaum abwarten, die ersehnten Antworten zu erhalten. Aber wussten Sie schon, dass Sie mit einigen kleinen Tricks wesentlich mehr Beantwortungen erzielen können?
Es stimmt wirklich! Das SurveyMonkey-Team für Forschung und Daten-Insights war einige Tage auf der Konferenz der American Association of Public Opinion Research (oder AAPOR) in New Orleans. Kennen Sie AAPOR? Man kann sich diese Tagung wie eine Umfrage-Konferenz vorstellen, wo sich 1.100 Umfrageprofis mit Themen wie Antwortverzerrung und Propensity-Score-Gewichtung beschäftigt haben.
Abgesehen von diesen spannenden, aber sehr spezifischen Themen gab es auch großartige Tipps dazu, wie die Beantwortungsquoten gesteigert werden können, vor allem beim Versenden von Einladungen für eine E-Mail-Umfrage. Hier sind sie:
Achten Sie auf den Betreff und Ihre E-Mail-Adresse
Die Betreffzeile und die Absenderadresse sind in der Regel die beiden Angaben, die der Leser oder die Leserin als Erstes sieht. Daher ist es wichtig, dass diese stimmen und Vertrauen schaffen, denn sie entscheiden oftmals darüber, ob eine E-Mail geöffnet und gelesen wird oder ob sie im Papierkorb landet.
Verwenden Sie eine seriöse E-Mail-Adresse. Sie sollte also beispielsweise nicht fuzzyoctupus395@myspace.com lauten. Strahlen Sie stattdessen über die E-Mail-Adresse Professionalität aus: Nutzen Sie eine Adresse, die den Empfängerinnen und Empfängern vertraut ist oder die zumindest Ihren Namen beinhaltet, damit klar wird, dass Ihre Mail kein Spam ist.
Und achten Sie bitte auf die Betreffzeile Ihrer Umfrageeinladung. Betreffs mit Wörtern in GROSSBUCHSTABEN oder Symbolen wie $$$$ oder €€€€ werden oft durch Spamfilter aussortiert, so dass der Empfänger oder die Empfängerin im Zweifelsfall erst gar nicht vor die Wahl gestellt wird, ob er oder sie die Mail lesen oder löschen möchte.
Wählen Sie die perfekte Position für Ihren E-Mail-Umfragelink
Eine Studie im Rahmen des US-amerikanischen Leistungstests für die Hochschuleignung ACT (American College Testing) hat gezeigt, dass, wenn ein Link zu einer Feedback-Umfrage am Anfang einer E-Mail platziert wird, die Beantwortungsquote deutlich höher ist. Wenn Sie die Wahl haben, sollten Sie Ihren Befragten Zeit sparen und ihnen den Link auf dem Silbertablett präsentieren: Dazu positionieren Sie ihn in der E-Mail so weit oben wie möglich.
Doch so richtig pushen Sie die Beantwortungsquoten (und Abschlussquoten!) Ihrer E-Mail-Umfrage, indem Sie Ihre erste Frage in den Text der E-Mail einbetten, damit die Teilnehmenden, sobald sie eine Antwortoption auswählen, automatisch zur Umfrage geleitet werden.
Wir haben diesen Zusammenhang auch selbst untersucht und festgestellt: Das Einbetten der ersten Frage in die Einladung kann die Beantwortungsquote um ganze 22 % steigern. Dadurch wird tatsächlich auch die Abschlussquote erhöht, und zwar um sogar 19 %. Achten Sie aber darauf, für die eingebettete Frage den richtigen Fragetyp zu wählen, am besten eine Multiple-Choice-Frage, eine Frage mit Sternbewertung oder eine NPS-Frage.
Vermeiden Sie lange Textpassagen in Ihrer E-Mail
Schon mal was von tl;dr gehört? Falls nicht, hier die Auflösung: Diese kryptischen Zeichen stehen für das Englische „too long; didn't read“, also „zu lang; nicht gelesen“. In vielen Branchen ist es derzeit üblich, eine Vertraulichkeitserklärung oder eine lange Einleitung in die E-Mail-Einladung einzubauen. Dadurch soll den Befragten demonstriert werden, dass ihre Antworten sicher sind und nicht an die ganze Welt geschickt werden. Forschungen des US-amerikanischen Statistikamtes (Bureau of Labor Statistics, BLS) haben jedoch gezeigt, dass diese Erklärungen so gut wie keinen Unterschied machen.
Die Forschenden des BLS stellten fest, dass sich die meisten solche Vertraulichkeitserklärungen nicht groß ansehen. Auch verschiedene Versionen dieser Erklärung hatten keinen Einfluss auf die Beantwortungsquote oder die Qualität der erfassten Daten.
Benötigen Sie nicht unbedingt eine Vertraulichkeitserklärung oder eine Einleitung in Ihrer E-Mail, dann lassen Sie es. Falls es unvermeidlich ist, versuchen Sie, diese kurz und knapp zu halten, damit den Befragten gar nicht erst „tl;dr“ in den Sinn kommt.
Nachdem Sie so viel Mühe in Ihre E-Mail-Umfrage gesteckt haben, sollten Sie so viele Beantwortungen wie möglich erhalten, die Ihnen die gewünschten wertvollen Daten liefern.
Wenn Sie Ihre Umfrage an die Teilnehmenden senden, wenden Sie also auf jeden Fall die kleinen Tricks für Ihre Einladung an, damit Sie auch wirklich die benötigten Antworten erhalten: Achten Sie auf eine professionelle E-Mail-Adresse, erleichtern Sie Ihren Befragten den Zugang zu Ihrer Umfrage direkt über die E-Mail und verzichten Sie auf wortreiche E-Mail-Texte.
