Wie häufig sollten Sie E-Mail-Erinnerungen verwenden?

E-Mail-Erinnerungen sind eine der häufigsten Strategien für Umfrageersteller, die Beantwortungsquote zu erhöhen. Sie geben Ihnen eine zweite Chance, die Aufmerksamkeit der Empfänger auf sich zu ziehen und die Beantwortungszahlen Ihrer wichtigsten Umfragen in die Höhe zu treiben. Erinnerungen sind zweifelsohne nützlich. Doch sie effektiv zu optimieren – ohne dabei zu übertreiben – ist selbst für die erfahrensten Umfragewissenschaftler eine komplizierte Angelegenheit.

Wann sollten Sie die ersten Erinnerungen senden? Und wann die zweite Runde? Wann sollten Sie aufhören? Sollten Sie nach der Umfrage eine Danke-Mail senden? Jede Entscheidung vergrößert die Unsicherheit. Sie gehen das Risiko ein, Ihre Zielgruppe zu befremden oder zu verärgern, wenn Sie zu aufdringlich sind. Oder aber sie komplett zu verlieren, wenn Sie zu lange warten. Sie gehen außerdem das Risiko ein, dass Ihre zusätzlichen Erinnerungen als Spam eingestuft werden – von daher ist es wichtig zu wissen, wann Sie aufhören müssen.

Mit SurveyMonkey können Sie jetzt Ihre E-Mail-Erinnerungen automatisieren, damit Sie den zeitlichen Ablauf im Voraus strategisch planen und ihn beim Absenden weiterer Umfragen anpassen können. Doch wenn Sie Ihre Erinnerungen automatisieren, ist es noch wichtiger, dass Sie den zeitlichen Ablauf sorgfältig durchdenken.

Bei den Millionen von Umfragen, die jedes Jahr über SurveyMonkey laufen, werden bei einem Großteil davon E-Mails eingesetzt, um mehr Beantwortungen zu erhalten. Dabei gibt es eine große Vielfalt in der Umsetzung von Einladungen, Danksagungen und Erinnerungen. Wir haben uns die Daten großflächig angesehen, um Best Practices im Zusammenhang mit gut funktionierenden Umfragen zu ermitteln und dem Rätselraten im Hinblick auf die zeitliche Steuerung von Erinnerungen ein Ende zu setzen.

Sie sollten Erinnerungen nicht zu früh senden – denn Sie möchten ja Personen, die möglicherweise bereits willige Teilnehmer sind, nicht belästigen. Erinnerungen spielen wirklich nur dann eine Rolle, wenn Empfänger vorherige E-Mails gelesen und nicht beachtet haben. Wenn Sie jedoch eine Sammelerinnerung senden möchten, ist es nicht zeitsparend, zu warten, bis alle Empfänger reagiert haben. Wie können Sie also hier einen Kompromiss finden?

Ermitteln Sie den Zeitraum, der für den Großteil Ihrer Zielgruppe relevant ist. Bei einer durchschnittlichen Umfrage (im Diagramm oben dargestellt durch die grüne Linie) werden an die 86 % aller Beantwortungen innerhalb von 48 Stunden erfasst. Danach ist es üblicherweise an der Zeit, Erinnerungen zu versenden, um den Vorgang in Schwung zu halten.

Es hängt jedoch auch von Ihrer Umfrage ab. Die blaue Linie oben zeigt, dass 5 Prozent aller Umfragen insgesamt langsamer ablaufen – dabei kann es sich um längere Umfragen handeln oder um Umfragen, die zu einer Jahreszeit gesendet wurden, wenn die Menschen mehr zu tun haben, oder um Umfragen, die sich an eine besonders beschäftigte Zielgruppe richten. Hört sich das nach Ihrer Umfrage an? Wenn ja, dann sollten Sie sich möglicherweise etwas länger gedulden.

Wir empfehlen das Versenden von Umfrageerinnerungen in einem zeitlichen Fenster zwischen 48 Stunden (bei den meisten Umfragen) und 72 Stunden (wenn Sie Grund dafür haben anzunehmen, dass Ihre Befragten relativ langsam sein werden) nach der ersten E-Mail.

Sie würden gern wissen, wie viele Erinnerungen andere Umfrageersteller üblicherweise versenden? Sehen Sie sich die nachfolgende Grafik an.

Das Ergebnis zeigt, dass für nahezu 29 % aller Umfragen eine erste Runde Erinnerungen verschickt wurde, und dass sich der Prozentwert exponentiell verringert, wenn es um eine zweite, dritte oder vierte Runde von Erinnerungen geht. Es gibt einige wenige Fälle, in denen mehr als vier Erinnerungen gesendet wurden, doch laut Systemaufzeichnung von SurveyMonkey haben einige Umfrageersteller nahezu 40 Erinnerungsrunden gestartet. Woher wissen Sie, wann Sie aufhören müssen?

Wenn Ihre ersten Einladungen Ihnen innerhalb des Zeitfensters von 48 bis 72 Stunden das gewünschte Ergebnis bringen, brauchen Sie eindeutig keine Erinnerungen zu verschicken. Seien Sie sich von Anfang an darüber im Klaren, wie viele Beantwortungen Sie benötigen, und beenden Sie sämtliches Nachfassen, wenn Sie dieses Ziel erreicht haben – das gilt ganz besonders auch dann, wenn Sie ein automatisches E-Mail-System eingerichtet haben. Es lohnt sich keinesfalls, Ihre Kunden, Mitarbeiter oder andere Umfrageteilnehmer zu belästigen, wenn es nicht unbedingt erforderlich ist.

Wenn Sie nach der ersten Einladung nicht die benötigte Anzahl von Beantwortungen erhalten, können Erinnerungen nützlich sein. Dennoch empfehlen wir, sich dabei auf vier Runden zu beschränken. Es ist erwiesen, dass die Wirksamkeit von Erinnerungen allgemein sinkt, je mehr Sie davon versenden (siehe Diagramm unten), und das Risiko größer wird, dass Ihre Mails als Spam eingestuft werden. Bei den ersten vier Runden können Sie noch mit einer Beantwortungsquote von ungefähr 3 % rechnen (was sich summieren kann!), doch danach wird es vernachlässigbar.

Erinnerungen haben keine Zauberkraft. Im Vergleich zur Anzahl der Beantwortungen nach der ersten Einladung (der erste Eindruck!) hält sich die Wirksamkeit von Erinnerungen in Grenzen. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Person auf Ihre erste Einladung reagiert, ist fünf Mal größer als bei der ersten Erinnerung, und die Chance wird bei nachfolgenden Erinnerungen sogar noch kleiner.

Verlassen Sie sich also nicht auf zahlreiche Erinnerungen, um Ihre Umfragebeantwortungen in die gewünschte Höhe zu treiben. Stellen Sie hingegen sicher, dass Sie Ihre jeweils  erste Umfrageeinladung in jeder Hinsicht optimieren, denn das sind die Einladungen, die wirklich zählen – Sie werden sich wundern, was das ausmacht. Und wenn Sie sich dann für den Einsatz von Erinnerungen entscheiden, überlegen Sie sorgfältig, wann Sie sie senden und um was Sie bitten.

Sie brauchen – und sollten – auf E-Mail-Erinnerungen nicht komplett verzichten. Jeder Vertriebsmitarbeiter wird Ihnen das Nachfassen ans Herz legen, um beste Ergebnisse zu erzielen. Erinnerungen sind ein unglaublich nützliches Tool, doch sie müssen korrekt eingesetzt werden.