Onboarding-Formulare für Beschäftigte: Vorlagen und Anwendungsfälle

Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist Ihr erster Tag bei einem neuen Job, und Sie erhalten einen Stapel Formulare zum Ausfüllen. Die Formulare scheinen kein Ende zu nehmen, und einige Felder wiederholen sich. Jetzt stellen Sie sich das Gegenteil vor: optimierte und intuitiv auszufüllende Formulare.

Onboarding-Formulare für Beschäftigte sind viel mehr als nur lästige Dokumente, sie sind die Bausteine für ein unkompliziertes Onboarding und geben einen ersten Eindruck, wie organisiert Ihr Unternehmen ist.

Die Muster für Mitarbeiterformulare von SurveyMonkey unterstützen alle Phasen des Onboardings und bieten eine einfache Möglichkeit, die Mitarbeitererfahrung zu optimieren. In diesem Leitfaden werden diese wichtigen Onboarding-Formulare und ihre Bedeutung erläutert und Best Practices für die Anpassung und Freigabe eigener Formulare beschrieben. 

Für ein effektives Onboarding sind gut gestaltete Formulare erforderlich, damit die neuen Beschäftigten einen möglichst guten Start haben. Hier sind die wichtigsten Onboarding-Formulare, die jedes Personalteam verwenden sollte:

Verwenden Sie ein Formular zu personenbezogenen Daten, um wichtige Daten Ihrer Angestellten zu erfassen, z. B. Name, Kontaktdaten und Notfallkontakte, um dies in den Unternehmensdatensätzen zu hinterlegen und bei Bedarf eine schnelle Notfallkommunikation zu ermöglichen.

Mit einem Notfallkontakt-Formular werden kritische Kontaktinformationen für Notfälle erfasst. Verwenden Sie dieses Formular, um bei Notfällen Unterstützung leisten zu können und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen.

Beschäftigte können ihre Bankdaten für die Überweisung der Gehaltszahlungen über das entsprechende Formular sicher eingeben. Viele Firmen nutzen Daueraufträge, um Verarbeitungsfehler zu vermeiden und den Mitarbeitenden ihr Gehalt pünktlich zu zahlen. 

Mit einer Onboarding-Checkliste können Sie wichtige Schritte des Onboardings definieren, von auszufüllenden Formularen bis hin zu Schulungsplänen.

Diese Formulare können für die Gehaltsauszahlung und das Finanzamt unerlässlich sein. Fügen Sie klare Hinweise hinzu, um die Beschäftigten dabei zu unterstützen und Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.

Wenn die neuen Beschäftigten schon Zugriff auf die Mitarbeitervorteile haben, können Sie eine Umfrage zu Mitarbeitervorteilen versenden, um Feedback einzuholen. Dies hilft der Personalabteilung dabei, passende Zusatzleistungen und Bereiche mit Optimierungspotenzial zu erkennen. 

Mit dieser Onboarding-Umfrage wird Feedback von den neu eingestellten Mitarbeitenden erfasst. Außerdem hilft sie der Personalabteilung herauszufinden, wie die Onboarding-Prozesse verbessert werden können.

Mitarbeiterformulare helfen der Personalabteilung, ein positives und effizientes Onboarding zu gestalten. Hier ein Überblick der Vorteile: 

Onboarding-Formulare bieten einen einheitlichen Rahmen für Neueinstellungen und das Reduzieren von Ineffizienzen und Fehlern. Das spart Zeit und ermöglicht es den Fachkräften im Personalwesen, sich auf die Unterstützung neu eingestellter Beschäftigter und den Aufbau besserer Onboarding-Prozesse zu konzentrieren.

Plattformen wie SurveyMonkey optimieren das Onboarding durch anpassbare Musterformulare sowie Automatisierungstools und verbessern die Abläufe für Personalabteilungen sowie Neueinstellungen. Durch die Automatisierung werden repetitive Aufgaben und Benutzerfehler reduziert, sodass ein korrektes Ausfüllen der Formulare erleichtert wird.

In Mitarbeiterformularen werden häufig sensible Informationen wie personenbezogene Angaben oder Bankdaten erfasst. In sicheren Systemen gespeicherte digitale Formulare helfen Firmen dabei, Datenschutzbestimmungen einzuhalten und Datenlecks sowie das Risiko unbefugten Zugriffs zu minimieren.

Der Schutz der Mitarbeiterdaten und die Einhaltung geltender Gesetze sind von entscheidender Bedeutung. Nutzen Sie eine Plattform mit starken Sicherheitsfeatures wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle, um sensible Daten zu schützen und die Datenschutzvorschriften einzuhalten.

Effizientes Onboarding erzeugt Vertrauen zwischen den Angestellten und dem Unternehmen. Durch ein professionelles Onboarding-Erlebnis fühlen sich neu eingestellte Beschäftigte wertgeschätzt und einbezogen, was zu einer höheren Zufriedenheit am Arbeitsplatz und einer stärkeren Mitarbeiterbindung führt. Gut strukturierte Onboarding-Formulare minimieren außerdem den Verwaltungsaufwand und steigern die Arbeitsmoral und das Vertrauen der Angestellten.

Mit den Features von SurveyMonkey und den individuell anpassbaren Mustern ist das Entwerfen von Mitarbeiterformularen ganz einfach: 

Personalabteilungen, die mehr Kontrolle über ihre Formulare benötigen, bietet SurveyMonkey die Flexibilität, Mitarbeiterformulare von Grund auf neu zu erstellen:

SurveyMonkey bietet eine umfassende Auswahl spezialisierter Vorlagen, mit denen Sie Mitarbeiterformulare schneller erstellen können: 

Nutzen Sie KI, um blitzschnell Mitarbeiterformulare zu generieren, die zu Ihren individuellen Anforderungen passen: 

Das Erstellen effektiver Onboarding-Formulare für Angestellte erfordert ein gut durchdachtes Design und eine strategische Umsetzung. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, mit denen Sie erreichen können, dass Ihre Formulare effizient und benutzerfreundlich sind:

Leiten Sie die Mitarbeitenden mit klaren und präzisen Hinweisen durch die einzelnen Formularabschnitte. Dadurch werden Fehler vermieden und das Formular wird für alle besser zugänglich.

Sollten Sie die Formulare in Ihrem Personalportal hosten, dann können die Beschäftigten sie direkt online einreichen. Dadurch wird der Prozess optimiert und Zeit gespart, da kein Drucken und Scannen mehr erforderlich ist.

Vermeiden Sie alle unnötigen Felder, um Frustration und niedrige Beantwortungsquoten zu vermeiden. Erfassen Sie nur wirklich wichtige Daten wie personenbezogene Angaben, Steuerinformationen und Notfallkontakte.

Im stressigen Arbeitsalltag kann es passieren, dass die Mitarbeitenden es nicht schaffen, die Formulare innerhalb einer Sitzung auszufüllen. Machen Sie es daher möglich, dass der aktuelle Stand gespeichert werden und später an dieser Stelle fortgefahren werden kann, sodass keine falschen oder unvollständigen Informationen eingereicht werden. 

Für Onboarding-Prozesse sind häufig zusätzliche Dokumente wie Ausweise oder Bescheinigungen erforderlich. Optionen für Datei-Uploads ermöglichen es den Beschäftigten, alle benötigten Dateien einfach an einem Ort zu übermitteln.

Nach dem Absenden der Formulare sollten die Beschäftigten eine E-Mail erhalten, in der bestätigt wird, dass die Informationen empfangen wurden, und die eine Option für Nachfragen bietet.

SurveyMonkey vereinfacht den Onboarding-Prozess durch eine Vielzahl an einsatzbereiten Vorlagen: 

Optimieren Sie den Prozess der Kandidatenauswahl mit einem Bewerbungsformular. Anhand dieser Vorlage können alle erforderlichen Informationen von den Kandidatinnen und Kandidaten erfasst werden. Dadurch wird die Beurteilung der Qualifizierung und der Eignung für die betreffende Stelle einfacher.

Starten Sie bei der Datenerfassung von Neueinstellungen mit der Vorlage für Mitarbeiterinformationen, über die wichtige persönliche und berufliche Details erfasst werden. Mit diesem Formular wird sichergestellt, dass alle wesentlichen Daten im Voraus erfasst werden, und es ermöglicht ein unkompliziertes Ankommen im Unternehmen.

Fügen Sie eine Checkliste für das Mitarbeiter-Onboarding hinzu, um den Überblick über abgeschlossene und noch ausstehende Aufgaben zu behalten.

SurveyMonkey ist weitaus mehr als nur ein Tool für die Formularerstellung, es ist eine komplette Plattform für die effiziente Verwaltung von Mitarbeiterformularen. Aus folgenden Gründen vertrauen Personalprofis auf SurveyMonkey:

Optimieren Sie Ihren Onboarding-Prozess mit benutzerfreundlichen Vorlagen und Features von SurveyMonkey. Mit gut strukturierten Formularen für Ihre Beschäftigten können Personalprofis das Onboarding optimieren und ihre Strategien für das Management der Mitarbeitererfahrung verbessern.